Jawab Telepon Anda dengan Ucapan Telepon Bisnis yang Tepat.
Misalnya, ketika menjawab telepon mengatakan sesuatu seperti, "Cypress Technologies. Susan berbicara. Bagaimana saya bisa membantu Anda?" Ini tidak hanya memungkinkan si penelepon tahu bahwa mereka telah mencapai bisnis tetapi menempatkan tanggung jawab kepadanya untuk menjawab pertanyaan, menghemat waktu pada pertanyaan eksplorasi seperti, "Apakah Cypress Technologies ini?", Dan obrolan-obrolan menganggur.
Pikirkan dan Prioritaskan Saat Anda Berbicara.
Apakah panggilan itu ditangani paling baik sekarang atau nanti? Banyak panggilan telepon yang diterima bisnis adalah pertanyaan cepat yang mudah dijawab, seperti, "Seberapa terlambat Anda buka?" Tetapi yang lain melibatkan jawaban yang lebih kompleks dan memakan waktu. Jika itu masalahnya, beri tahu si penelepon, dan tanyakan kapan akan lebih baik untuk meneleponnya kembali untuk membahasnya.
Gunakan Parafrase dan Meringkas untuk Menyimpan Panggilan Telepon di Trek.
Jika Anda berbicara dengan seseorang di telepon yang tampaknya ingin mengobrol atau tersesat dari intinya, katakan sesuatu seperti, "Jadi apa yang saya dengar Anda katakan adalah ..." atau "Jadi poin utamanya adalah ..." atau "Apakah (masukkan ringkasan) ringkasan yang adil dari apa yang Anda katakan?" Sulit untuk mengobrol dengan seseorang yang menolak untuk mengobrol.
Tutup Setiap Panggilan Dengan Ringkasan Tindakan Anda dan Pemanggil Telah Menyetujui
Meskipun ini hanya membutuhkan beberapa detik dalam banyak kasus, ini dapat menghemat banyak waktu dengan menghindari kesalahan dan kebutuhan untuk memeriksa ulang. Misalnya, setelah percakapan selama Anda mengatur pertemuan dengan klien , Anda mungkin berkata, "Bagus.
Saya akan bertemu dengan Anda di kantor Anda di (masukkan lokasi) pukul 10 pagi besok dan kita akan membahas sampel bersama. "
Simpan sebuah Pesan Pad oleh Telepon, sehingga Anda Dapat Detail Jot Selama Panggilan.
Ini bukan hanya manajemen waktu yang baik pada saat itu, membantu Anda tetap fokus pada panggilan, tetapi bantuan untuk manajemen waktu nanti jika Anda perlu menemukan dan / atau meninjau detail dari percakapan tertentu.
Berikan Klien Anda dan Pelanggan Opsi Email
Banyak dari mereka akan menggunakan email untuk menghubungi Anda daripada menelepon jika mereka tahu apa alamat email Anda. Pastikan alamat email perusahaan Anda menonjol di kartu bisnis Anda dan di situs web Anda jika Anda memilikinya. Jika Anda memiliki alamat email mereka, kirim email ke klien dan pelanggan Anda saat ini, sebutkan opsi email dan sajikan sebagai cara untuk meningkatkan komunikasi.
Gunakan Teknologi untuk Mengatur Waktu yang Anda Habiskan Menjawab Telepon
Minimal, bisnis Anda harus memiliki mesin penjawab dan surat suara. Atur ini dengan skrip bisnis yang sesuai, dan gunakan mereka untuk menjawab telepon untuk Anda ketika Anda keluar dari kantor atau perlu mengerjakan sesuatu yang tidak terputus. Kemudian jadwalkan waktu untuk menjawab pesan telepon ini setiap hari. Dalam hal manajemen waktu, Anda akan mendapatkan waktu berharga dengan mengelompokkan panggilan telepon menjadi satu.
Jika Anda Menjalankan Bisnis Berbasis Rumah, Dapatkan Telepon atau Saluran Bisnis Terpisah
Anda harus memiliki telepon "khusus-bisnis" kedua dengan mesin penjawab dan / atau pesan suara "khusus bisnis". Tidak hanya ini lebih profesional, tetapi akan menghemat waktu yang diperlukan untuk mengarungi pesan dan menentukan mana yang terkait dengan bisnis.
Selalu yang Terbaik untuk Memiliki Orang yang Menjawab Telepon
Memiliki mesin pick up atau lebih buruk lagi, sistem Automatic Voice Response (IVR) otomatis adalah mematikan nyata yang akan merugikan bisnis Anda ketika orang tidak repot-repot untuk meninggalkan pesan atau menelepon kembali. Jika menjawab panggilan telepon yang masuk terlalu banyak menghabiskan waktu di siang hari, pertimbangkan untuk menyewa resepsionis atau layanan penjawaban profesional untuk menjawab telepon untuk Anda. Biaya memiliki orang lain melakukannya mungkin lebih dari diimbangi oleh peningkatan produktivitas Anda dan penjualan yang lebih baik .
Simpan Naskah Tertulis dari Pertanyaan yang Sering Diajukan Diposting oleh Ponsel Anda.
Ini menghemat waktu Anda dan karyawan Anda jika mereka tidak perlu mencari jawaban atau memikirkan tentang bagaimana menjawab permintaan tertentu ketika menjawab telepon.
Ringkasan Tip Telepon
Ingat, telepon seharusnya menjadi alat bisnis, bukan pembuang waktu yang mengganggu yang mengatur hari kerja Anda. Menangani panggilan telepon masuk Anda sesuai dengan kiat manajemen waktu ini akan membantu Anda mengelola waktu Anda, meningkatkan produktivitas, dan mengembalikan ponsel Anda di tempatnya yang tepat - membantu Anda menjalankan bisnis daripada menjalankan Anda.