Hemat Waktu, Uang, dan Sakit Kepala dengan Menghindari Kesalahan Umum Ini
Meskipun dapat membantu untuk memproses transaksi dengan cepat dengan program perangkat lunak akuntansi bertenaga tinggi, membayar untuk memperbaiki kesalahan adalah sesuatu yang ingin Anda hindari. Seringkali mengetahui kesalahan apa yang dicari yang membuat perbedaan antara membayar untuk memperbaiki kesalahan dan memperbaikinya pertama kali. Anda bahkan dapat menghemat waktu dan uang untuk bisnis kecil Anda dengan menghindari kesalahan umum pemilik usaha kecil ketika membuat catatan akuntansi mereka. Berikut adalah lima kesalahan akuntansi umum yang dilakukan pemilik bisnis dan beberapa saran tentang cara memperbaikinya:
01 - Rekaman Transaksi Tidak Sengaja dalam Periode Sebelumnya
Tinjau Kembali Neraca Periode Sebelumnya untuk Perubahan
Jika Anda mencatat transaksi dalam periode sebelumnya, Neraca akan berubah. Oleh karena itu, Anda dapat memeriksa Neraca periode sebelumnya untuk memastikan tidak berubah sejak terakhir kali Anda menutup buku Anda. Jika itu berubah, Anda harus menyelidiki.
02 - Keseimbangan Aset atau Liabilitas yang Tidak Tepat
Akun aset harus memiliki saldo debet, sedangkan akun kewajiban harus memiliki saldo kredit. Penyebab paling umum dari memiliki saldo yang salah dalam akun Neraca ini adalah posting entri ke akun yang salah, misclassifying accounts, dan menduplikasi entri penyesuaian.
Periksa Neraca Anda untuk Kesalahan
Anda memeriksa Neraca untuk memastikan aset dan kewajiban memiliki saldo yang benar. Jika ada akun dengan saldo salah, Anda dapat menarik detail akun tersebut untuk menemukan entri yang menyebabkan kesalahan. Pemeriksaan ini harus dilakukan setidaknya setiap bulan.
03 - Keseimbangan Saldo Pendapatan atau Pengeluaran yang Salah
Akun pendapatan harus memiliki saldo kredit, sedangkan akun pengeluaran harus memiliki saldo debet. Beberapa penyebab kesalahan ini adalah posting entri ke akun yang salah, misclassifying accounts, dan menduplikasi entri penyesuaian, yang merupakan alasan yang sama untuk memiliki saldo yang salah dalam akun Neraca.
Periksa Laporan Penghasilan Anda untuk Kesalahan
Anda memeriksa Laporan Penghasilan Anda untuk memastikan pendapatan dan pengeluaran memiliki saldo yang benar. Jika ada akun dengan saldo salah, Anda dapat menarik detail akun tersebut untuk menemukan entri yang menyebabkan kesalahan. Pemeriksaan ini harus dilakukan setidaknya setiap bulan.
04 - Biaya Misclassifying
Sistem akuntansi bisnis kecil menghemat waktu karena entri dapat diposting dengan cepat dan mudah. Ketika informasi sedang dimasukkan, juga mudah untuk memilih akun pengeluaran yang salah atau deskripsi pengeluaran. Biaya misclassifying tidak hanya berarti bahwa sistem akuntansi mungkin tidak benar mencerminkan apa yang terjadi dalam bisnis Anda tetapi dapat menyebabkan sakit kepala yang nyata jika pelaporan keuangan dan pajak tidak akurat.
Perhatikan Laporan Beban Anda Secara Berkala
Tetapkan seseorang untuk memindai pengeluaran Anda secara berkala untuk memastikan data tampak masuk akal. Misalnya, jika biaya makan dipesan di akun biaya sewa , biasanya akan menonjol karena deskripsi entri. Indikasi lain bahwa biaya dapat salah diklasifikasikan adalah perbedaan anggaran-ke-aktual yang tidak dapat dijelaskan.
05 - Tidak Mencari Bantuan Saat Dibutuhkan
Anda pernah mendengar ungkapan "sepeser pun bijak dan miskin dolar" merujuk pada orang-orang yang akan menghabiskan beberapa jam waktu mereka untuk menghemat beberapa dolar. Anda harus menyadari bahwa pekerjaan Anda adalah menjalankan bisnis Anda - kontraktor membangun, pelukis cat dan makelar barang tak bergerak. Kadang-kadang itu hanya tidak sepadan dengan waktu Anda untuk menghabiskan berjam-jam melewati rincian pencatatan akuntansi Anda atau meneliti bagaimana memperbaiki kesalahan yang telah Anda buat.
Bersandar pada Profesional Akuntansi Profesional
Jika Anda dapat membuat lebih banyak dari yang Anda habiskan dengan mengatasi masalah lain daripada masalah akuntansi Anda, maka Anda harus mempertimbangkan untuk mengalihkan masalah ke akuntan atau penjaga buku profesional.
06 - Tidak Menyimpan Tanda Terima
Anda dengan tekun mencatat semua pengeluaran Anda dalam catatan akuntansi Anda. Pernyataan pengeluaran Anda adalah sebuah karya seni, tanpa kesalahan atau kelalaian apa pun. Kemudian, Anda diminta oleh IRS; tanpa tanda terima, pernyataan pengeluaran Anda tidak berguna.
Simpanlah Tanda Terima Anda
Simpan tanda terima Anda atau buat salinan pindaian dari semuanya.
07 - Gagal Membuat Jadwal Cadangan
Banyak bisnis kecil bergantung pada perangkat lunak untuk melakukan pekerjaan akuntansi bagi mereka tetapi tidak memperhitungkan sistem crash atau kesalahan. Satu masalah tunggal dapat menghapus file Anda.
Jadwalkan Backup Rutin
Jadwalkan pencadangan otomatis mingguan menggunakan penyimpanan cloud atau server khusus yang disisihkan untuk tugas ini.
08 - Bukan staf pelatihan
Tidak peduli seberapa kuat perangkat lunak Anda, staf Anda membutuhkan pelatihan agar efektif. Anggota staf yang tidak terlatih dapat merusak catatan Anda secara tidak sengaja, membuang semua pengeluaran dan lembar keuntungan Anda.
Lakukan Pelatihan Reguler
Selama proses orientasi, adakan sesi pelatihan yang komprehensif dan lakukan penyegaran setiap tiga bulan untuk memastikan semua staf dapat memasukkan dan menjalankan informasi secara akurat.