Cara membuat sistem manajemen dokumen untuk usaha kecil
Bagi banyak bisnis, fokus manajemen dokumen ada pada organisasi dan penyimpanan dokumen. Mereka ingin dapat menyimpan dokumen dengan cara yang teratur dan aman yang masih memungkinkan dokumen dapat ditemukan dengan mudah.
Artikel ini akan menunjukkan kepada Anda cara membuat sistem manajemen dokumen yang melakukan hal itu.
Jika Anda mengetik "manajemen dokumen" ke dalam mesin pencari, Anda akan mendapatkan daftar panjang "solusi" manajemen dokumen, banyak yang menampilkan perangkat lunak atau aplikasi yang mengiklankan keuntungan memiliki kantor tanpa kertas .
Perangkat lunak atau aplikasi manajemen dokumen, bagaimanapun, dirancang untuk meningkatkan penanganan bisnis Anda terhadap file elektronik . Masalahnya adalah banyak bisnis kecil harus berurusan dengan campuran data kuno pada kertas dan file elektronik - dan dalam beberapa kasus, proporsi data kertas jauh lebih besar.
Salah satu solusi untuk masalah lingkungan data campuran adalah menggunakan sistem pencitraan dokumen untuk mengubah semua dokumen bisnis Anda menjadi bentuk elektronik. Tetapi ini terlalu mahal dan menghabiskan banyak waktu untuk banyak usaha kecil.
Kabar baiknya adalah Anda dapat meletakkan dasar-dasar sistem manajemen dokumen di tempat tanpa membeli perangkat lunak khusus atau melalui pencitraan dokumen grosir.
Sistem tidak harus rumit; Anda hanya perlu menginvestasikan waktu untuk merencanakan dan mengimplementasikannya.
Cara membuat sistem manajemen dokumen
Menyiapkan sistem manajemen dokumen melibatkan tiga langkah;
- membuat rencana manajemen dokumen,
- mengimplementasikan rencana manajemen dokumen,
- dan menindaklanjuti.
Langkah pertama, membuat rencana, meliputi menjawab empat pertanyaan berikut:
Apa aturan untuk membuat dokumen?
Faktur , surat pengingat pembayaran, brosur penjualan, email, neraca , spreadsheet, laporan - Semua bisnis membuat berbagai dokumen dalam rangka melakukan dan melacak bisnis. Dan untuk menjaga semuanya tetap teratur, semua bisnis perlu menetapkan aturan untuk membuat dokumen.
Misalnya, apakah ada template internal untuk beberapa dokumen bisnis standar Anda, seperti surat dan faktur, dan di mana lokasinya?
Apakah ada panduan gaya di rumah yang perlu diikuti?
Apakah dokumen baru harus diberi tanggal dan / atau diberi cap waktu?
Prosedur apa yang harus diikuti untuk berbagi atau meninjau dokumen?
Untuk beberapa usaha kecil, satu-satunya titik tentang pembuatan dokumen yang penting adalah di mana templat untuk berbagai dokumen bisnis berada dan bagaimana menggunakannya. Tetapi jika pembuatan dokumen dalam bisnis Anda melibatkan orang yang berbeda berkolaborasi, meninjau, atau memperbarui dokumen, Anda harus meluangkan waktu untuk memutuskan bagaimana hal-hal ini harus dilakukan untuk memastikan efisiensi dan konsistensi.
Bagaimana kita akan menyimpan dokumen?
Sebenarnya ada dua aspek untuk pertanyaan ini.
Yang pertama melibatkan aspek fisik penyimpanan. Bahkan jika bisnis kecil Anda menyimpan dokumen di lemari arsip, ada biaya yang terkait dengan penyimpanan; bukan hanya biaya lemari arsip sendiri, tetapi biaya waktu ketika Anda dan / atau karyawan Anda mengajukan dokumen atau pergi untuk mengambilnya. Bahkan, biaya terbesar yang terkait dengan penyimpanan, untuk sebagian besar usaha kecil, mungkin adalah biaya waktu yang terbuang ketika orang mencari dokumen.
Aspek kedua dari menyimpan dokumen adalah organisasi; bagaimana dokumen akan diajukan? Kunci untuk mengajukan dokumen adalah mengikuti praktik manajemen file yang baik.
Anda juga perlu tahu bagaimana Anda akan mengarsipkan dokumen. Bagaimana Anda akan menangani file yang ketinggalan zaman atau hanya siap untuk dipindahkan ke burner belakang dalam sistem manajemen dokumen Anda?
Menjelang permulaan setiap tahun, misalnya, saya menelusuri berbagai file yang berhubungan dengan pekerjaan di komputer saya, menyaring semua yang tidak lagi terkini, dan membuat folder baru yang diberi label berdasarkan tahun dan / atau subjek, memindahkan file sesuai kebutuhan.
Hal yang sama dapat dilakukan dengan file-file kertas; tidak sulit untuk menghapus dokumen lama (er) dari folder file dan label dan membuat yang baru dengan "Lama" di judul. Beberapa perangkat lunak menawarkan opsi pengarsipan otomatis. Microsoft Outlook, misalnya, memungkinkan Anda mengarsipkan email lama.
Bagaimana cara mengambil dokumen disederhanakan?
Pertanyaan ini adalah inti dari sistem manajemen dokumen Anda. Dalam survei yang dilakukan oleh Leger Marketing untuk Xerox Canada, pemilik dan manajer SMB Kanada rata-rata mengatakan biayanya $ 2.152 per tahun untuk mengelola dan menyimpan dokumen dan sekitar satu jam sehari untuk mencari dokumen-dokumen ini (globeandmail.com).
Sekali lagi, praktik pengarsipan yang baik dapat membantu memecahkan masalah. Menjelajahi artikel Manajemen Data di situs ini akan membantu Anda memulai. Jika Anda melakukan hal-hal seperti secara konsisten mengikuti konvensi penamaan yang ketat, misalnya, dokumen akan jauh lebih mudah ditemukan.
Dan apakah Anda pemilik tunggal yang bekerja solo atau pemilik bisnis dengan karyawan , saya sarankan membuat Daftar Lokasi File , yang akan mengingatkan pengguna di mana jenis file tertentu pergi - dan di mana menemukan dokumen tertentu. Jika bisnis Anda seperti kebanyakan, ingatlah untuk menyertakan apakah file akan berada di sistem komputer Anda, server internal, di awan , atau jika dalam bentuk kertas yang diajukan di lokasi fisik seperti lemari arsip. Misalnya, anggaplah Anda menggunakan foto, video, atau bahkan foto kertas dalam bisnis saya. Entri dalam Daftar Lokasi File Anda mungkin:
Gambar digital / video: komputer (atau server) - drive E: / foto - file dalam folder subjek yang sesuai
Foto kertas: lemari arsip 3 - Foto - alfa berdasarkan subjek
Jaringan bersama atau drive cloud harus diberi label sesuai dengan konten sebagaimana harus mengisi laci lemari.
Bagaimana kita bisa membuat / menjaga dokumen kita aman?
Garis pertahanan pertama untuk keamanan dokumen secara fisik mengamankan tempat bisnis itu sendiri. Semua bisnis harus memiliki sistem keamanan, seperti sistem alarm, pemasangan - bahkan bisnis rumahan .
Bisnis juga mungkin perlu atau ingin berinvestasi di perangkat keamanan lain, seperti jendela bar / grills, kamera keamanan dan / atau layanan patroli. Anda dapat menghabiskan semua waktu yang Anda inginkan untuk membuat kata sandi dan mengenkripsi file dalam upaya untuk melindungi file elektronik Anda, tetapi tidak masalah jika seseorang hanya dapat masuk dan mencuri komputer Anda dan menyertai hard drive.
Semua lemari arsip harus dikunci dan disimpan terkunci setelah jam kerja (dan dikunci saat makan siang jika tidak ada yang dapat diandalkan akan berada dalam jarak dekat).
Prosedur keamanan umum untuk dokumen elektronik melibatkan pencadangan dokumen secara teratur dan menyimpan cadangan dokumen di suatu tempat selain dari hard drive yang sama di mana dokumen asli berada. Off-site adalah cara terbaik untuk menjaga agar data bisnis Anda terhapus oleh bencana alam - namun alasan lain mengapa awan itu ideal untuk bisnis .
Usaha kecil dengan rekan kerja atau karyawan yang berbagi jaringan komputer yang sama mungkin juga ingin membatasi akses beberapa pengguna sehingga mereka hanya dapat menggunakan atau melihat beberapa sumber daya jaringan. Misalnya, Anda mungkin memiliki jaringan atau direktori berbagi cloud bernama "Akuntansi" yang memiliki akses terbatas hanya untuk manajemen Bahkan jika pengguna diizinkan untuk mengakses sumber daya, seperti aplikasi, dokumen tertentu dapat dilindungi kata sandi. Isi dokumen juga dapat dienkripsi, membuatnya hanya dapat diakses oleh mereka yang memiliki kunci enkripsi yang diperlukan.
Pencurian karyawan adalah ancaman lain untuk keamanan data. Usaha kecil dengan karyawan harus membuat pengecekan fakta riwayat hidup dan mendapatkan pemeriksaan latar belakang pada karyawan tentang masalah kebijakan.
Menerapkan Sistem Manajemen Dokumen Anda
Setelah Anda membuat rencana manajemen dokumen Anda dengan menjawab pertanyaan di atas, Anda siap untuk menerapkannya, memastikan bahwa semua staf Anda mengetahui rincian sistem manajemen dokumen bisnis Anda dan mengikuti prosedur yang tepat ketika membuat, menyimpan dan mengambil dokumen.
Anda juga harus memastikan bahwa setiap orang yang mengakses dan menggunakan dokumen di dalam organisasi Anda melakukan tindak lanjut, melakukan hal-hal seperti menamai dan menyimpan dokumen dengan tepat. Periksa tempat secara teratur untuk menguji apakah file tertentu dapat dengan mudah ditemukan dan untuk menjaga dari misfiling.
Anda dapat mengatur sistem manajemen dokumen dalam sehari tetapi menerapkannya secara konsisten dari waktu ke waktu akan menjadi kunci keberhasilannya. Hadiahnya sangat besar - mampu menemukan apa yang ingin Anda temukan ketika Anda menginginkannya dan ketenangan pikiran.