Cara Mempersiapkan Rencana Kesinambungan Bisnis untuk Bisnis Kecil Anda
Rencana yang melindungi gangguan bisnis jika terjadi kejadian yang tidak terduga. Atau, jika Anda suka, "... prosedur yang digunakan untuk memastikan kembalinya siklus bisnis organisasi secara tepat waktu dan teratur melalui kemampuannya untuk melaksanakan rencana dengan gangguan minimal atau tidak ada operasi bisnis atau layanan yang peka waktu" ( Jurnal Manajemen Fasilitas).
Tujuan perencanaan kesinambungan bisnis meliputi:
- Memastikan kesehatan dan keselamatan semua personel
- Meminimalkan gangguan terhadap kemampuan bisnis untuk menyediakan produk dan / atau layanannya
- Meminimalkan kerugian finansial
- Mampu melanjutkan operasi penting dalam waktu tertentu setelah bencana
Rencana kesinambungan bisnis yang dipikirkan dengan baik dapat berarti perbedaan antara kelangsungan hidup dan kegagalan bisnis Anda jika terjadi bencana. Api, banjir, kegagalan hard drive, atau pencurian data - salah satu atau semua ini dapat membuat bisnis Anda bangkrut. Meluangkan waktu untuk menyusun rencana kesinambungan bisnis akan membantu memastikan bahwa bisnis Anda dapat melanjutkan operasi dalam waktu sesingkat mungkin.
Untuk Membuat Rencana Kontijensi Bisnis:
1) Tentukan apa risiko utama bagi bisnis kecil Anda.
Apakah itu pencurian data? Banjir? Gempa bumi? Mencari tahu jenis bencana apa yang kemungkinan besar akan membantu Anda memfokuskan rencana kesinambungan Anda dan tidak membuang-buang waktu dan uang untuk mempersiapkan sesuatu yang sangat tidak mungkin terjadi.
Tidak ada gunanya merencanakan bagaimana memulihkan diri dari gempa bumi, misalnya, jika bisnis Anda tidak berlokasi di zona gempa bumi. Namun jangan lupa untuk mengembangkan risiko yang sering diabaikan oleh bisnis kecil seperti serangan cyber, aktivitas peretas, dan sabotase.
2) Tentukan apa yang benar-benar penting bagi bisnis kecil Anda untuk mulai beroperasi kembali jika suatu bencana bisnis menutup Anda dan mengambil langkah-langkah untuk memastikan bahwa hal-hal penting tersebut akan tersedia dengan cepat.
Hal-hal penting ini mungkin termasuk personil, data, peralatan, alokasi keuangan dan perlindungan infrastruktur.
Orang-orang mana yang merupakan kunci operasi Anda? Peralatan apa yang Anda butuhkan untuk terus memproduksi dan mengirimkan produk dan / atau layanan penting Anda? Mungkin pengaturan dapat dilakukan dengan bisnis lain yang memiliki peralatan yang Anda butuhkan. Perlengkapan apa yang diperlukan? Cari tahu sebelumnya siapa pemasok atau pengirim alternatif jika pengaturan Anda saat ini mungkin tidak berfungsi. Berapa lama bisnis Anda berfungsi jika aliran pendapatannya dimatikan? Di mana Anda akan mendapatkan uang untuk mempertahankannya?
2) Siapkan rencana evakuasi jika terjadi bencana fisik.
Pergilah ke sana dengan personel dan poskan secara mencolok di seluruh tempat usaha Anda. Bagaimana personil tahu mereka harus mengungsi? Apa yang harus mereka lakukan ketika mereka diberitahu tentang evakuasi? Rute apa saja yang tersedia di luar gedung? Di mana orang-orang harus bertemu di luar gedung? Siapa yang bertanggung jawab untuk memeriksa agar semua orang keluar dengan selamat?
3) Buat sistem komunikasi fan-out.
Jika sesuatu terjadi di bisnis Anda, siapa yang akan bertanggung jawab untuk memberi tahu setiap orang yang bekerja di sana? Pastikan daftar kontak telepon dan email sudah diperbarui dan bahwa orang yang bertanggung jawab untuk menghubungi orang lain telah mencetak daftar karena semua teknologi gagal cepat atau lambat dan biasanya pada waktu yang paling tidak nyaman.
Juga putuskan siapa yang akan bertanggung jawab untuk berkomunikasi dengan publik dan bagaimana (memperbarui situs web bisnis , memposting di media sosial , siaran pers, tanda di jendela, pengumuman radio, dll.)
4) Pastikan bahwa perangkat darurat di tempat Anda lengkap dan mutakhir.
Alat Bantu Pertolongan Pertama di Tempat Ini Daftar-daftar dari St. John Ambulance menunjukkan secara tepat apa kit pertolongan pertama untuk berbagai ukuran bisnis yang perlu dikandung berdasarkan jumlah karyawan. Tergantung pada jenis bencana apa yang mungkin terjadi di wilayah Anda, Anda mungkin ingin menambahkan persediaan lain. Misalnya, satu galon air per orang per hari adalah salah satu persediaan yang direkomendasikan pada daftar Persediaan Darurat ini untuk Toko Ritel.
5) Ambil langkah sekarang untuk melindungi data bisnis Anda.
Data bisnis Anda adalah aset Anda yang paling berharga. Jika dicuri atau dihancurkan, bisakah bisnis Anda dapat dengan cepat bangkit dan berlari lagi atau bahkan melanjutkan?
3 Langkah untuk Pencadangan Data yang Sukses menjelaskan bagaimana Anda bisa mendapatkan ketenangan pikiran karena mengetahui data bisnis Anda terlindungi dan akan dapat diakses kembali dengan cepat. Perlindungan data adalah salah satu dari banyak keuntungan beralih bisnis Anda ke cloud computing .
6) Pastikan bisnis Anda membawa asuransi yang memadai.
Asuransi kebakaran adalah jenis yang muncul dalam pikiran, tetapi kebakaran tentu bukan satu-satunya bencana yang dapat dialami bisnis kecil Anda. Selain bencana fisik lainnya yang jelas seperti banjir atau kerusakan angin, perhatikan kerusakan yang bisa diakibatkan pencurian, misalnya. Dan kemudian ada faktor kewajiban potensial jika bisnis kecil Anda terlibat dalam kegiatan yang dapat membuka Anda hingga tuntutan hukum.
Memilih jenis asuransi yang tepat untuk menutup risiko Anda dan memiliki asuransi yang baik, pertanggungan asuransi yang up-to-date akan sangat membantu bisnis kecil Anda dan berjalan kembali jika terjadi bencana.
8) Kenali tetangga Anda.
Membuka jalur komunikasi dengan pemilik bisnis di sekitar Anda benar-benar dapat bermanfaat bagi perencanaan kesinambungan bisnis Anda. Biarkan mereka tahu apa yang ingin Anda lakukan dan lihat apakah Anda bisa melibatkan mereka. Anda mungkin dapat membagi biaya untuk beberapa pengeluaran yang berkaitan dengan perencanaan kontinuitas atau membuat pengaturan tit-for-tat untuk saling membantu jika terjadi bencana. Rencana darurat yang terkoordinasi sangat penting untuk bisnis yang berbagi ruang yang berdekatan seperti di mal strip atau di sepanjang jalan-jalan kota.
9) Lihat program dan sumber daya lokal.
Komite kota, kota, atau Business In Action Anda mungkin memiliki rencana kontijensi / rencana tanggap bencana di tempat atau menyediakan sumber daya yang akan mempermudah Anda untuk menyusun rencana Anda sendiri. Misalnya, kota Ottawa menawarkan informasi tentang kesiapsiagaan darurat untuk bisnis Ottawa di situs webnya, dan menawarkan lokakarya pelatihan tentang topik tersebut. Lihat apa yang tersedia di kota Anda sebelum Anda mulai menulis rencana bencana bisnis Anda sendiri.
10) Menyatukan semuanya.
Saat Anda mengerjakan rencana kesinambungan Anda, satukan semua potongan itu dalam bentuk cetak. (Salinan digital bagus tetapi tidak terlalu berguna jika daya padam dan / atau perangkat digital tidak dapat digunakan.) Pengikat tiga ring berfungsi dengan baik. Sertakan rencana evakuasi bisnis Anda, rencana komunikasi, informasi tentang perangkat darurat dan kebijakan asuransi, langkah-langkah perlindungan data dan hal-hal penting operasional, serta rincian pengaturan apa pun yang Anda buat untuk mempertahankan atau menjalankan dan menjalankan kembali.
11) Buat rencana kontinjensi bisnis Anda praktis.
Last but not least, Anda ingin memastikan Anda menyimpan rencana bencana Anda di tempat yang mudah diakses dan pastikan semua orang yang perlu tahu di mana ia tahu lokasinya. Anda juga harus menugaskan satu orang dan satu detik untuk mengambil rencana darurat bisnis di jalan keluar jika bencana bisnis mengharuskan meninggalkan tempat tersebut.
12) Gunakan Situs Web Bisnis dan Media Sosial Anda
Situs web bisnis Anda dan platform media sosial seperti Facebook , LinkedIn , dan Twitter adalah cara terbaik untuk berkomunikasi dengan pelanggan dan rekan bisnis dalam keadaan darurat. Jangan biarkan pelanggan Anda bertanya-tanya apakah Anda terbuka atau tidak ketika bencana melanda - sebuah posting cepat di Facebook dapat membuat mereka tetap up to date.
Perencanaan Kontinuitas Bisnis Membayar
Sangat mudah menunda perencanaan kesinambungan bisnis. Selalu ada "krisis" segera yang menuntut perhatian kita. Tetapi seberapa signifikankah mereka benar-benar dibandingkan dengan acara yang menutup bisnis Anda selama berjam-jam, berhari-hari atau berminggu-minggu? Meluangkan waktu untuk menyiapkan rencana kesinambungan bisnis akan memiliki hasil besar jika bencana pernah menyerang.