Misalnya, bagaimana jika seorang relawan mengalami kecelakaan saat melayani bersama Anda? Bagaimana jika relawan melanggar hukum atau menyakiti orang lain? Organisasi Anda bisa bertanggung jawab.
Berikut adalah lima cara untuk mengurangi kemungkinan Anda mengalami masalah dengan sukarelawan Anda.
Beberapa di antaranya mungkin tampak berat tetapi luangkan waktu untuk melakukannya dengan benar dan lindungi organisasi Anda dan relawan Anda.
Kembangkan kebijakan dan prosedur relawan
Berkonsultasilah dengan pengacara atau spesialis sukarelawan untuk memastikan ini memadai. Kebijakan harus menguraikan tugas-tugas sukarela dan mengatasi masalah-masalah seperti diskriminasi, pelecehan, dan perilaku yang mungkin ilegal lainnya.
Dengan secara eksplisit melarang perilaku buruk, organisasi Anda mungkin dilindungi dari kewajiban. Pastikan juga untuk memasukkan perlindungan bagi relawan dari penyalahgunaan oleh organisasi dan stafnya.
Tulis deskripsi pekerjaan untuk semua posisi relawan
Bersikap tegas tentang ekspektasi untuk sukarelawan dan apa yang bisa dan tidak bisa dilakukannya. Jelaskan risiko yang mungkin terjadi pada sukarelawan dan minta pembebasan yang ditandatangani dari tanggung jawab. Deskripsi pekerjaan yang menyeluruh dan ringkas dapat membantu melindungi organisasi dari tanggung jawab jika relawan melampaui apa yang diperbolehkan untuk dilakukannya.
Berikut beberapa hal yang harus disertakan dalam deskripsi pekerjaan:
- tujuan nirlaba Anda
- pelatihan yang diperlukan untuk posisi ini
- tugas yang diharapkan dari sukarelawan
- waktu yang dibutuhkan untuk melakukan tugas itu
- lokasi di mana relawan akan melakukan pekerjaan
Mintalah setiap sukarelawan untuk mengisi aplikasi
Seringkali, dibutuhkan aplikasi .
Namun, kadang-kadang dengan proyek-proyek kelompok yang melibatkan "panggilan sapi" untuk sukarelawan, Anda dapat meminta para sukarelawan mengisi surat pernyataan yang membebaskan organisasi dari tanggung jawab.
Kerumitan aplikasi akan tergantung pada posisi. Jika relawan bekerja dengan orang-orang yang rentan seperti anak-anak atau orang tua, bar harus lebih tinggi. Untuk tugas kasar dengan risiko kecil bagi siapa saja, aplikasi yang lebih pendek akan cocok. Hati-hati memiliki aplikasi yang berbeda untuk pekerjaan yang berbeda. Tidak ada gunanya mengecilkan beberapa sukarelawan dengan bentuk yang panjang jika itu tidak perlu.
Berikut beberapa hal untuk disertakan dalam aplikasi, jika sesuai:
- Informasi pribadi seperti alamat, nomor telepon, alamat email, orang yang dihubungi dalam kasus penyakit atau kecelakaan, SIM, bukti asuransi pribadi, dll.
- Kualifikasi, ketika diperlukan untuk pekerjaan, seperti keterampilan khusus, atau pencapaian pendidikan.
- Referensi yang dapat membuktikan karakter baik atau etika kerja pemohon. Referensi mungkin berasal dari anggota komunitas, lembaga nonprofit lain di mana pemohon telah menjadi sukarelawan, atau pemberi kerja.
- Izin tertulis untuk melakukan pemeriksaan latar belakang, penting jika relawan akan bekerja dengan anak-anak atau populasi berisiko lainnya
- Pengabaian kerahasiaan sehingga Anda dapat mengumpulkan informasi yang Anda butuhkan dan membagikannya dengan tepat.
Melakukan penapisan yang tepat
Hati-hati di sini. Skrining sangat penting bagi sukarelawan yang mungkin berhubungan dengan orang-orang yang rentan, atau yang harus mengemudi ketika melakukan pekerjaan sukarela atau terlibat dalam jenis pekerjaan berbahaya lainnya.
Namun, 31 persen dari lembaga nonprofit tidak melakukan pemutaran sukarela menurut satu penelitian. Lembaga nonprofit sering berpikir mereka dapat mengawasi relawan mereka sendiri dan lalai melakukan pemeriksaan latar belakang yang tepat. Tapi itu bisa membuat organisasi terbuka terhadap tanggung jawab. Pikirkan penyaringan sebagai bagian dari prosedur keselamatan dan manajemen risiko Anda.
Penyaringan harus selalu menghormati dan melindungi privasi sukarelawan sebanyak mungkin. Dapatkan persetujuan tertulis untuk pemeriksaan sebelum melanjutkan.
Juga, layar dari waktu ke waktu sebagai tindakan pencegahan.
Skrining dapat sesederhana wawancara pribadi, atau dapat mencakup:
- pemeriksaan latar belakang kriminal
- catatan mengemudi dan lisensi
- konfirmasi asuransi
- skrining untuk kondisi kesehatan atau meminta bukti vaksinasi tertentu
- memverifikasi kredensial seperti sertifikat mengajar atau penilaian keterampilan khusus
Memberikan pelatihan dan manajemen yang sangat baik
Jangan hanya mengubah seorang sukarelawan tanpa pelatihan yang memadai . Relawan menghargai dilatih, sehingga mereka tahu apa yang harus dilakukan dan kapan. Berlatih dalam kelompok atau satu lawan satu. Kembangkan materi tertulis yang dapat diambil oleh sukarelawan dengan mereka, dan latihlah tugas-tugas khusus mereka. Tetapkan sukarelawan kepada staf untuk pengawasan.
Pelatihan dapat meliputi:
- kode perilaku organisasi Anda
- bagaimana bertindak saat mewakili organisasi
- bagaimana mengidentifikasi dan melaporkan penyalahgunaan
- bagaimana menjaga kerahasiaan organisasi dan orang-orang yang dilayaninya
- apa yang Anda harapkan dari sukarelawan
- cara melaporkan masalah apa pun
- siapa yang bertanggung jawab dan bagaimana menjangkau mereka
Akhirnya, bersedia untuk mengabaikan seorang sukarelawan jika mereka melanggar salah satu aturan, sulit untuk bergaul, tidak dapat diandalkan, atau kasar dalam hal apa pun. Kembangkan prosedur tertulis untuk staf jika mereka harus membiarkan seorang sukarelawan pergi.
Selalu informasikan kepada sukarelawan mengapa Anda membiarkan mereka pergi, dan kemudian dokumentasikan pemecatan, seperti yang Anda lakukan dengan anggota staf yang dibayar. Memiliki prosedur, mengikutinya, dan merekam tindakan akan membantu Anda jika relawan memutuskan untuk mengajukan keluhan kepada manajemen puncak Anda atau mencoba membalas Anda.
Jangan lupa untuk memiliki kebijakan untuk staf Anda yang mencakup bagaimana mereka memperlakukan relawan. Jelaskan apa pelecehan itu dan bagaimana cara menghindarinya. Buat prosedur keluhan yang bisa digunakan relawan untuk melaporkan penyalahgunaan apa pun.
Relawan ingin berbuat baik dan menghargai ketika sebuah organisasi siap untuk bekerja dengan mereka. Mereka menginginkan kebijakan yang baik dan memiliki pelatihan dan manajemen yang tepat. Menjaga relawan di sekitar tidak hanya membutuhkan rasa syukur dari pihak Anda tetapi juga pendekatan terorganisir yang melindungi baik sukarelawan maupun lembaga nonprofit Anda.
Sumber daya yang disarankan:
Relawan: Menyeimbangkan Risiko dan Penghargaan (Kelompok Aliansi Asuransi Nirlaba)
Screening Relawan - dari Energize, pusat keahlian relawan.