Di antara hal-hal yang membuat relawan bahagia adalah orientasi yang baik untuk organisasi dan pelatihan dasar Anda.
Mendapatkan relawan di pintu saja tidak cukup. Sama seperti karyawan lainnya, seorang sukarelawan perlu merasa disambut, diberitahu dan dilatih untuk apa pun yang mungkin terjadi.
Orientasi sama seperti kedengarannya. Relawan ingin mengetahui konteks di mana mereka akan melakukan pekerjaan mereka.
Tentu, mereka telah membaca situs web Anda dan beberapa materi cetak. Namun, barang-barang tersebut tidak menggantikan orang nyata yang dapat menggambarkan seluk-beluk bekerja di lingkungan amal Anda dan menjawab setiap pertanyaan yang dimiliki relawan.
Saat ini, banyak orientasi dan pelatihan relawan terjadi online, baik di rumah relawan sebelum mereka datang ke situs atau di komputer di fasilitas Anda. Namun, lengkapi pelatihan online dengan setidaknya sesi tatap muka singkat di mana kekhawatiran yang tak terduga dapat diatasi.
Orientasi Apa yang Harus Ditanggung
- Jelaskan apa yang dilakukan oleh amal Anda dan sejarahnya. Bagaimana itu bisa terjadi dan bagaimana itu berevolusi?
- Jelaskan program dan siapa yang dilayani oleh organisasi Anda.
- Berikan ikhtisar tentang bagaimana organisasi Anda disiapkan. Pergi ke bagan organisasi sehingga relawan mengerti siapa yang melakukan apa.
- Perkenalkan relawan ke fasilitas Anda. Ajak mereka untuk tur, memperkenalkan mereka kepada staf utama di sepanjang jalan.
- Mengacu pada kebijakan dan prosedur umum, menghabiskan waktu paling banyak pada mereka yang berdampak langsung kepada para relawan.
- Jelaskan bagaimana sistem manajemen relawan bekerja. Bagaimana mereka menjadwalkan waktu mereka? Apakah relawan perlu check in? Bagaimana mereka mencatat jam mereka? Kepada siapa mereka dapat meminta bantuan?
Bagaimana Melatih Relawan
Setelah orientasi, berikan pelatihan khusus untuk setiap sukarelawan yang membahas pekerjaan tertentu yang akan mereka lakukan.
Pelatihan harus mencakup:
- Bagaimana relawan akan melakukan tugas khususnya.
- Apa yang tidak boleh dilakukan saat melakukan tugas ini.
- Bagaimana menangani keadaan darurat atau apa yang harus dilakukan ketika sesuatu yang tidak terduga terjadi.
- Apa sasarannya untuk tugas itu, dan bagaimana kinerja akan dievaluasi.
- Peralatan apa yang dibutuhkan dan bagaimana menggunakannya.
- Berjalan melalui tugas dan pelatihan sementara relawan mencoba tugas itu.
Pelatihan adalah yang terbaik ketika itu adalah pengalaman, praktis, dan langsung.
Anda dapat berlatih dalam kelompok atau satu lawan satu, dan itu dapat diberikan oleh staf atau oleh sukarelawan lainnya.
Terkadang pelatihannya rumit dan membutuhkan waktu berjam-jam. Namun, bahkan jika tugas sukarelawan mudah dan waktu sukarela akan singkat, jangan mengabaikan dasar-dasar.
Personalize Training for Learning Types
Tom McKee, rekan penulis The New Breed: Understanding and Equipping the 21st Century Volunteer, menunjukkan bahwa sukarelawan cenderung masuk ke dalam salah satu dari tiga jenis pembelajaran. Pastikan Anda menyertakan metode dan materi yang menarik bagi ketiga hal ini:
The Analyzer: Analyzers sering perfeksionis yang membenci kesalahan. Mereka akan ingin mengetahui segalanya dan mempraktikkan semuanya. Analisator tidak pernah ingin "membaliknya", jadi jangan menempatkannya di posisi itu.
Beri mereka langkah untuk diikuti, detail untuk dipatuhi, dan banyak waktu latihan.
The Doer: Pelaku sangat banyak. Mereka belajar dengan melakukan. Berikan tugas-tugas kecil dan kemudian keluar dari jalan mereka. Harapkan mereka untuk melakukan kesalahan dan tidak terlalu memperhatikan saran apa pun yang Anda berikan. Untungnya, mereka tidak keberatan membuat kesalahan, dan mereka belajar dari kesalahan itu. Karena pelaku tidak takut membuat kesalahan, mereka sering kali menjadi yang pertama menjadi sukarelawan untuk tantangan baru.
The Watcher: Pengamat adalah peniru hebat. Mereka belajar paling baik dengan memperhatikan seseorang melakukan tugas. Setelah beberapa pelatihan dasar memasangkan para sukarelawan ini dengan orang-orang yang berpengalaman dan mereka tidak hanya akan belajar tetapi merasa jauh lebih nyaman.
Haruskah Anda Menggunakan Pelatihan Online untuk Relawan?
Banyak lembaga nonprofit telah mulai mengembangkan dan menggunakan pelatihan online untuk para sukarelawan mereka.
Dilakukan dengan benar, pelatihan online dapat menghemat waktu dan uang.
Namun, ada banyak faktor yang perlu dipertimbangkan sebelum pergi ke rute ini.
Contohnya:
- Apakah relawan Anda secara digital kompeten dan terbuka untuk pelatihan online? Relawan muda mungkin, tetapi sukarelawan yang lebih tua mungkin menemukan kursus pelatihan online yang sulit dipahami dan dinavigasi. Ada juga pertanyaan tentang alat. Apakah relawan Anda memiliki komputer? Koneksi internet berkecepatan tinggi? Pelatihan online dapat dilakukan di situs nonprofit Anda sendiri, tetapi apakah Anda memiliki peralatan yang cukup untuk menangani sejumlah sukarelawan yang akan Anda latih?
- Seberapa kompleks tugas-tugas yang mungkin diminta oleh para sukarelawan Anda? Pelatihan online berfungsi paling baik untuk pekerjaan yang agak sederhana dan mudah, tetapi tidak bekerja dengan baik untuk tugas yang lebih rumit. Pelatihan online mungkin bekerja dengan baik untuk relawan baru yang akan melakukan tugas-tugas dasar. Namun, ketika para sukarelawan beralih ke pekerjaan yang lebih rumit dan rumit, mereka kemungkinan akan mendapat manfaat dari pelatihan "stand-up".
- Apakah kepemimpinan nirlaba Anda di papan dengan pelatihan online? Apakah mereka mau menghabiskan uang untuk memulai? Apakah staf Anda bersedia mencurahkan waktu untuk mengembangkan modul pelatihan online? Berapa banyak materi pelatihan online Anda dapat dibeli "dari rak" dan berapa banyak yang perlu spesifik untuk lembaga nonprofit Anda?
Sangat mungkin untuk mengembangkan program pelatihan yang terdiri dari komponen pribadi dan online. Misalnya, orientasi ke lembaga nonprofit Anda dapat dikembangkan dan diakses secara online, sementara pelatihan khusus untuk pekerjaan tertentu dapat dilakukan secara langsung. Demikian juga, kursus penyegaran untuk relawan yang kembali dapat bekerja dengan baik secara online.
Terkadang online berarti memiliki presentasi YouTube yang siap digunakan. Itu sangat berguna untuk bagian dari pelatihan Anda yang selalu sama.
Untuk pelatihan yang lebih canggih, Anda mungkin perlu membeli perangkat lunak pelatihan online.
Jangan Lupa Berkonsultasi dengan Relawan Saat Ini dan Dapatkan Umpan Balik Tentang Pelatihan
Saat merancang pelatihan atau memperbaruinya, pastikan untuk mendapatkan masukan dari relawan saat ini.
Tanyakan apa yang mereka ingin mereka ketahui sebelum mereka mulai melakukan pekerjaan. Biarkan sukarelawan saat ini membantu Anda merancang orientasi dan pelatihan bagi relawan baru.
Setelah orientasi dan pelatihan, mintalah relawan baru mengisi survei tentang bagaimana mereka menyukainya dan jika mereka merasa cukup.
Tujuan pelatihan dan orientasi adalah untuk menghasilkan sukarelawan yang senang dengan apa yang mereka lakukan dan yakin bahwa mereka tahu bagaimana melakukan pekerjaan mereka dengan baik.
Jika Anda ingin sukarelawan yang bahagia, yang akan tetap bersama Anda, berusahalah dan pikirkan ke dalam orientasi dan pelatihan Anda. Tanpa itu, Anda akan melihat banyak pergantian dan kemungkinan kata-kata yang buruk dari para sukarelawan yang tidak puas.