Pro dan Kontra Pemotongan Posisi Staf yang Dibayar
Menggunakan sukarelawan untuk melakukan tugas atau pekerjaan yang mungkin dilakukan oleh staf berbayar (sering disebut substitusi pekerjaan) seharusnya hanya menjadi bagian dari strategi keseluruhan untuk mengurangi biaya selama masa-masa sulit. Berikut ini beberapa kiat untuk melakukannya dengan benar:
Jangan membohongi siapa pun dengan maksud mengganti seorang sukarelawan dengan staf yang dibayar. Tindakan seperti itu pasti akan menyebabkan staf yang dibayar lainnya takut akan posisi mereka dan membenci dan menolak bekerja dengan sukarelawan, karena takut mereka akan mengambil pekerjaan mereka. Namun, ketika ada atrisi alami atau reorganisasi umum, gunakan kesempatan itu untuk memikirkan kembali bagaimana organisasi Anda dibentuk, dan bagaimana Anda dapat mengkonfigurasi ulang pekerjaan sehingga beberapa tugas dapat dilakukan oleh relawan .
Misalnya, Anda baru saja mempromosikan resepsionis Anda ke posisi asisten administrasi yang bekerja dengan direktur pengembangan. Ini membuat pekerjaan resepsionis terbuka. Mungkinkah posisi itu diisi oleh sukarelawan ? Satu organisasi yang saya kunjungi baru-baru ini membatasi jam buka untuk umum menjadi lima per hari (10 pagi - 3 siang) dan menggunakan sukarelawan untuk meja depan. Ada sukarelawan berbeda setiap hari. Sukarelawan itu menjawab telepon, menyapa pengunjung, dan melakukan berbagai tugas administrasi yang terdefinisi dengan baik dan terdokumentasi.
Pada akhir hari, relawan menggunakan formulir untuk merangkum hal-hal penting yang terjadi hari itu dan masalah apa pun yang mungkin perlu diselesaikan oleh sukarelawan pada hari berikutnya.
Organisasi ini memiliki sebagian besar bug bekerja, dan para relawan senang dan setia. Sekarang ada cukup sukarelawan terlatih untuk memiliki beberapa relawan tambahan di kantor yang mengurus tugas kantor lainnya, membantu organisasi lebih banyak lagi.
Jangan Hanya Gunakan Relawan untuk Tugas Paling Rutin
Banyak sukarelawan yang senang melakukan pekerjaan administrasi atau mengirim surat keluar dari pintu atau menjalankan tugas, tetapi kapan pun ada tugas yang benar-benar ingin dilakukan staf Anda tetapi tidak ada waktu, pikirkan tentang menggunakan sukarelawan. Seorang sukarelawan dapat menjadi koordinator sukarelawan, membantu menulis hibah atau sumber daya hibah penelitian, bertanggung jawab atas buletin, melatih sukarelawan lain atau bahkan staf, merencanakan dan mengimplementasikan acara khusus, atau sejumlah hal lainnya. Berpikir kreatif dan mencari sukarelawan yang memiliki bakat atau pengalaman khusus.
Pertimbangkan Menemukan dan Menggunakan Sukarelawan "Terampil"
Relawan yang terlatih biasanya adalah spesialis di bidang-bidang yang tidak dimiliki oleh lembaga nonprofit, seperti keuangan, sumber daya manusia, atau pemasaran. Mereka sering karyawan di perusahaan, bagian dari program tanggung jawab sosial perusahaan majikan mereka. Mereka diberi waktu oleh perusahaan mereka untuk menghabiskan waktu bekerja dengan organisasi nirlaba. Selama resesi ini, ada juga sukarelawan terampil di antara pekerjaan yang mungkin sangat tertarik untuk menjaga ketrampilan mereka tetap tajam dan menambah resume mereka.
Relawan yang terampil tidak dapat mengganti staf, tetapi mereka dapat mengganti outsourcing yang mahal dan konsultan luar.
Mereka dapat membantu Anda mengatur ulang, melakukan audit organisasi, mengembangkan data yang diperlukan untuk membantu dewan membuat keputusan organisasi, menemukan cara untuk menghemat uang pada layanan penting atau membantu staf fokus pada apa yang paling penting dalam pekerjaan mereka.
Penelitian telah menunjukkan bahwa lembaga nonprofit tidak menggunakan relawan terampil (juga disebut pekerjaan pro bono) sesering yang seharusnya. Tanyakan yayasan perusahaan lokal Anda jika mereka memiliki program relawan yang terampil, atau ajukan permohonan hibah pro bono melalui Taproot Foundation.
Korporasi untuk National & Community Service memiliki perangkat untuk membantu organisasi nonprofit bersiap menggunakan sukarelawan berbasis keterampilan. Anda juga dapat memposting lowongan Anda untuk sukarelawan dengan keterampilan profesional di Catchafire, layanan pencocokan online.
Jangan Mentolerir Sistem Kasta di Kantor Anda
Saya telah melihat kantor di mana para manajer yang dibayar pergi makan siang setiap hari, biasanya bersama-sama, sementara staf klerus dan relawan makan roti lapis telur di ruang istirahat, sementara menahan benteng sampai para manajer kembali.
Apa cara untuk membuat staf klerikal dan relawan merasa seperti warga kelas dua. Temukan cara untuk menjadi inklusif dan membuat semua orang merasa bahwa mereka sangat penting untuk sesuatu yang sangat penting.
Bertindak Cepat Ketika Relawan Menunjukkan Minat
Relawan memiliki banyak peluang di banyak organisasi. Bertindak cepat ketika mereka menunjukkan minat Anda, atau mereka akan pergi ke tempat lain. Adalah hal yang biasa bagi calon sukarelawan untuk menerima pemeriksaan yang buruk oleh organisasi nirlaba. Entah manajer sukarelawan tuli nada terhadap apa yang dikatakan oleh sukarelawan tentang jumlah waktu yang tersedia (merasa kewalahan seringkah alasan penerbangan sukarela karena merasa kurang dimanfaatkan); atau sukarelawan menerima wawancara dangkal yang tidak mengungkap kemampuan dan pengalaman yang bisa menjadi petunjuk dalam menyelesaikan sukarelawan menjadi situasi yang menguntungkan.
Tetap Pikiran Terbuka Tentang Jenis Relawan Pekerjaan Yang Mungkin Mengisi
Ya, Anda mungkin memiliki daftar peran dasar yang selalu Anda belanjakan, tetapi ketika wawancara Anda mengungkapkan kemungkinan lain, jangan terikat dengan preseden dan aturan. Jangan ragu untuk menciptakan pekerjaan sukarela yang sesuai dengan orang itu, bakatnya, dan minatnya. Anda mungkin bisa membebaskan anggota staf yang dibayar untuk beberapa tugas dan mengalihkannya ke sukarelawan. Itu harus memungkinkan staf bayaran Anda waktu untuk menghabiskan waktu pada tugas-tugas mendesak lainnya. Seharusnya tidak pernah, bagaimanapun, mengekspos orang staf yang dibayar untuk kemungkinan kehilangan pekerjaan.
Intinya adalah bahwa tidak ada manfaat bagi seseorang untuk memotong biaya dengan secara sengaja memotong staf dan menggantinya dengan sukarelawan, tetapi mungkin ada cara-cara kreatif untuk memungkinkan sukarelawan untuk mengisi beberapa peran jika Anda melakukannya dengan bijak.