Manajemen Kantor Baik Baik untuk Garis Dasar Anda
1. Menetapkan rutinitas manajemen kantor dan tetap berpegang pada mereka.
Tugas rutin membutuhkan prosedur rutin jika Anda ingin tetap teratur dan menjaga semuanya berjalan lancar.
Mengatur rutinitas untuk menangani dokumen dan sistem kantor. Misalnya, jika memungkinkan, setiap lembar kertas yang masuk ke kantor Anda harus ditangani satu kali, ditindaklanjuti, dan diarsipkan - tidak sembarangan ditumpuk di atas meja. Demikian pula, komunikasi digital seperti email harus diprioritaskan dan ditindaklanjuti jika memungkinkan atau ditandai untuk tindakan di masa mendatang.
Sistem kantor, termasuk desktop, laptop, server file, printer multifungsi dan perangkat seluler, akan membutuhkan prosedur administrasi dan darurat. Ketika sistem crash atau peralatan yang berhubungan dengan komputer gagal, semua orang di kantor Anda perlu tahu siapa yang harus dihubungi dan apa yang tidak boleh dilakukan (seperti mencoba untuk memperbaiki masalah itu sendiri). Pelajari 3 Langkah untuk Melindungi Data Bisnis Kritis Anda.
2. Tentukan tanggung jawab yang digambarkan dengan jelas.
Manajemen kantor yang baik tergantung pada orang yang tahu siapa yang bertanggung jawab atas apa - itu orang yang bertanggung jawab yang menyelesaikan sesuatu.
Apa yang akan terjadi, misalnya, jika pembelian untuk bisnis kecil Anda dilakukan oleh siapa pun kapan pun? Apakah Anda dapat menemukan kertas printer saat Anda membutuhkannya? Menempatkan satu orang yang bertanggung jawab untuk memesan semua peralatan dan persediaan memecahkan masalah dan membuat semuanya berjalan lancar. Minta karyawan mengirim email kepada orang yang ditunjuk untuk meminta persediaan, atau memposting daftar tulisan tangan di tempat yang mencolok di mana orang dapat menambahkan apa yang mereka butuhkan.
Ini sama dengan administrasi sistem (komputer). Anda harus memiliki satu orang yang bertanggung jawab atas keamanan sistem komputer Anda dan mencatat hal-hal seperti akun, kata sandi, dan perangkat lunak. Menggunakan sistem berbasis cloud untuk aplikasi kantor, perangkat lunak akuntansi , dan penyimpanan data adalah solusi ideal untuk bisnis kecil, tetapi Anda masih perlu memiliki orang tepercaya yang ditugaskan untuk melakukan tugas administratif seperti menambahkan / menghapus pengguna, menetapkan izin, dll.
3. Simpan catatan - dan perbarui catatan bisnis Anda.
Menyimpan catatan terdengar seperti bagian paling mudah dari manajemen kantor yang baik - sampai Anda mempertimbangkan kebutuhan untuk menjaga agar catatan tersebut dapat diakses dan diperbarui. Tetapi aturan pertama untuk menjadi manajer kantor yang baik akan membantu Anda memahami hal ini; membuat memperbarui catatan rutin kantor. Ketika Anda mendapatkan pelanggan atau klien baru, misalnya, hanya perlu beberapa saat untuk memasukkannya ke dalam basis data kontak Anda. Maka hanya perlu satu atau dua saat lagi untuk memperbarui catatan setelah Anda berbicara dengannya di telepon.
(Perhatikan juga, bahwa kebanyakan yurisdiksi memiliki Privacy Acts yang mengatur penanganan informasi pelanggan.)
4. Berjalan-jalanlah melalui kantor Anda dan duduklah.
Apakah kantor Anda contoh manajemen ruang atau mismanajemen ruang?
Ketika Anda berjalan melalui kantor, apakah Anda harus memutar di sekitar rintangan atau menjalankan risiko tersandung sesuatu?
Ketika Anda duduk di meja dapatkah Anda benar-benar bekerja dengan nyaman di sana? Apakah hal-hal diatur secara logis sehingga hal-hal yang paling sering Anda gunakan di meja paling dekat dengan tangan?
Ada banyak hal yang berdesakan di kantor saat ini, dari printer melalui lemari arsip . Untuk manajemen kantor yang baik, Anda perlu memastikan bahwa semua hal di kantor diatur untuk efisiensi maksimum - dan keamanan maksimum. Dasar-dasar Desain Kantor Kecil atau Rumah menyediakan kiat untuk memenuhi kebutuhan daya, pencahayaan, dan ventilasi ruangan kantor Anda dengan aman.
5. Jadwalkan pekerjaan yang membosankan.
Terlalu mudah untuk menunda hal-hal yang tidak Anda sukai, dan kebanyakan orang bisnis tidak menikmati tugas seperti pengarsipan , pengiriman dan penerimaan, atau pembukuan - bahkan manajer kantor.
Sayangnya, kantor, seperti dapur, tidak akan berfungsi dengan baik tanpa pekerjaan yang dilakukan.
Jika Anda adalah pemilik usaha kecil yang berada dalam posisi tidak dapat menetapkan apa pun yang Anda pandang sebagai pekerjaan yang membosankan atau tidak menyenangkan kepada orang lain, paksakan diri Anda untuk mendapatkannya secara teratur dengan menjadwalkan waktu setiap minggu untuk itu. Ambil pagi atau siang hari, misalnya, dan habiskan untuk membuat panggilan dingin , kembali pertanyaan email non-prioritas, membuat posting media sosial , mengejar akuntansi atau memperbarui catatan.
6. Delegasi dan outsourcing.
Di dunia yang sempurna, semua orang hanya akan melakukan apa yang dia punya waktu untuk melakukannya dan melakukannya dengan baik. Karena dunia tidak sempurna, sebaliknya banyak orang melakukan hal-hal yang mereka tidak punya waktu atau bakat untuk melakukannya dengan baik.
Mendelegasikan dan alih daya tidak hanya dapat meningkatkan manajemen kantor bisnis kecil Anda tetapi membebaskan Anda untuk fokus pada bakat Anda juga, dengan demikian meningkatkan laba Anda. Asisten paruh waktu atau Virtual mungkin dapat menangani banyak tugas kantor atau administratif Anda. Untuk informasi lebih lanjut tentang mendelegasikan, lihat Memutuskan untuk Mendelegasikan .
7. Jadikan perencanaan bisnis sebagai prioritas.
Banyak pemilik usaha kecil menghabiskan hari-hari mereka bertindak dan bereaksi - dan kemudian bertanya-tanya mengapa mereka tampaknya memutar roda mereka. Perencanaan bisnis merupakan komponen penting dari manajemen kantor yang baik dan perlu menjadi bagian dari rutinitas manajemen kantor reguler Anda.
Pemilik usaha kecil yang berhasil menghabiskan waktu setiap minggu untuk perencanaan bisnis, dan banyak yang menggunakan sesi perencanaan bisnis harian sebagai alat untuk penetapan tujuan dan pertumbuhan.
Panduan perencanaan bisnis ini adalah dasar yang bagus untuk membuat usaha perencanaan bisnis Anda berjalan; ia menjabarkan kerangka perencanaan bisnis untuk bisnis kecil Anda dan menyediakan sumber daya untuk segala sesuatu mulai dari menulis pernyataan visi melalui aturan untuk menetapkan tujuan bisnis .
Jika Anda memiliki staf, libatkan mereka dalam perencanaan bisnis , baik secara formal maupun informal.
Anda akan Mengasihi Perbedaannya
Jangan biarkan kekacauan mengganggu melakukan bisnis. Begitu Anda mulai menerapkan tujuh prinsip manajemen kantor yang baik ini, Anda akan kagum akan perbedaan dalam membuat manajemen kantor yang baik - dan seberapa banyak lagi bisnis yang Anda lakukan.
Lihat juga:
Mengapa Cloud Computing Ideal untuk Bisnis Kecil
Menguasai Sistem Pengarsipan Anda