Negosiasi rantai suplai dapat sederhana atau kompleks.
Seorang profesional pembelian harus bertujuan untuk berhasil dalam negosiasi mereka dengan pemasok untuk mendapatkan harga terbaik dengan kondisi terbaik untuk setiap barang yang dibeli.
Basis Pemasok Lebih Kecil Dan Kontrak Jangka Panjang
Proses negosiasi telah menjadi sektor yang lebih penting dalam proses rantai pasok karena perusahaan berusaha mengurangi pengeluaran mereka sambil meningkatkan daya beli mereka. Ini berarti bahwa para profesional pembelian harus bernegosiasi tingkat yang semakin lebih baik dengan pemasok sambil mempertahankan atau meningkatkan kualitas dan layanan.
Di masa lalu, perusahaan memiliki daftar panjang pemasok yang mereka akan membeli item yang berbeda dari yang diperlukan sumber daya pembelian untuk menghabiskan waktu terbatas pada negosiasi harga terendah. Solusi terbaik yang tersedia adalah membandingkan harga daftar dari katalog dan memilih vendor berdasarkan informasi itu. Tren selama dekade terakhir telah merasionalisasi basis pemasok dan masuk ke perjanjian jangka panjang dengan sumber tunggal. Ini menawarkan kepada perusahaan kemampuan untuk menegosiasikan harga yang lebih rendah secara signifikan untuk barang-barang yang mereka beli dari sejumlah vendor terpisah.
Vendor Adalah Mitra
Penekanan dalam negosiasi pindah dari skenario harga terendah ke bernegosiasi dengan vendor yang lebih sedikit untuk mendapatkan harga terendah dengan layanan, kualitas, dan kondisi terbaik. Tujuan perusahaan adalah untuk mengurangi pengeluaran keseluruhan daripada bernegosiasi harga terendah dengan sejumlah besar vendor, yang tidak memberikan hasil keseluruhan terbaik.
Kontrak jangka panjang yang dinegosiasikan dengan basis pemasok yang lebih kecil telah menghasilkan lebih banyak hubungan kemitraan antara pembeli dan pemasok. Hubungan bisa menjadi musuh yang kurang menguntungkan pembeli dan vendor. Dalam jenis atau hubungan mitra, pembeli akan mendorong vendor untuk meningkatkan kualitas dan layanan dan vendor tahu bahwa dengan melakukan ini kemitraan akan berlanjut dengan kontrak baru dengan penjualan terjamin.
Negosiasi atau RFQ
Departemen pembelian non-pemerintah terus menawarkan berbagai vendor yang memenuhi syarat permintaan kuotasi (RFQ) untuk barang atau jasa yang ingin dibeli. Proses penawaran kompetitif dapat menghasilkan berbagai tawaran dan ketentuan yang akan dievaluasi oleh departemen pembelian dan kemudian menghadiahkan bisnis. Ini mungkin atau mungkin tidak melibatkan beberapa bentuk negosiasi.
Sebagian besar bisnis yang dinegosiasikan akan melibatkan barang atau jasa yang tidak perlu didefinisikan oleh RFQ. Bagian pembelian dan vendor akan bernegosiasi lebih dari harga. Negosiasi biasanya akan mencakup apa yang akan diproduksi atau seberapa luas layanan yang akan diberikan, garansi, layanan transportasi, bantuan teknis, alternatif kemasan, rencana pembayaran, dll.
Membeli barang atau jasa dengan biaya signifikan akan membutuhkan negosiasi diperpanjang untuk sampai pada kontrak akhir.
Para profesional yang melakukan pembelian diwajibkan untuk berpartisipasi dalam jenis-jenis negosiasi ini untuk memastikan perusahaan mereka mendapatkan harga terbaik dengan persyaratan yang paling menguntungkan, dan staf mungkin perlu dilatih dalam metode negosiasi karena hal itu menjadi lebih umum dalam iklim ekonomi yang sulit.
Tujuan Negosiasi
Staf pembelian harus memasuki semua negosiasi dengan tujuan yang jelas. Tanpa memiliki tujuan kemungkinan bagi pembelian profesional untuk mengakui harga, kualitas atau layanan meningkat secara signifikan. Negosiator harus masuk ke dalam diskusi dengan vendor dengan tujuan yang tepat yang ingin mereka capai untuk perusahaan mereka.
Tujuannya tidak harus mutlak dan harus memungkinkan beberapa fleksibilitas.
Namun, negosiator juga harus memastikan bahwa mereka tidak menyimpang dari tujuan dan membiarkan diri mereka bernegosiasi di area yang bukan bagian dari diskusi. Sebagai contoh, seorang negosiator mungkin telah bekerja dengan vendor pada tujuan mereka tentang harga dan layanan, tetapi bukan kualitas. Ketika vendor mulai membahas kualitas, negosiator harus menahan diri dari kesepakatan di mana mereka tanpa tujuan yang ditetapkan.
Negosiasi adalah bagian penting dari peran profesional pembelian. Ini adalah keterampilan yang dipelajari dan pelatihan dapat membantu membeli staf dalam memahami apa yang dibutuhkan ketika bernegosiasi dengan vendor.