Surat selamat datang pelanggan baru adalah bagian berharga untuk mendapatkan klien baru , terutama jika bisnis Anda adalah bisnis yang berfokus pada hubungan pribadi. Meluangkan waktu untuk menulis surat selamat datang pelanggan baru memiliki beberapa manfaat, termasuk:
- Menunjukkan pelanggan Anda bahwa Anda menghargai bisnis mereka
- Secara resmi memperkenalkan perusahaan Anda kepada pelanggan baru
- Yakinkan pelanggan baru bahwa mereka membuat keputusan yang tepat dalam memilih perusahaan Anda
- Memberikan informasi kontak penting
Tutorial selangkah demi selangkah ini akan memandu Anda melalui format surat selamat datang pelanggan baru, dan bagian yang disertakan, sehingga Anda dapat menggunakannya sebagai templat dalam bisnis Anda sendiri.
01 - Kop Surat Perusahaan
Surat selamat datang pelanggan baru Anda harus dicetak pada kop surat perusahaan Anda, atau setidaknya sertakan informasi kontak Anda.
Memiliki kop surat profesional dengan branding perusahaan Anda adalah cara terbaik untuk memperkuat merek Anda melalui surat sambutan dan semua komunikasi klien. Tetapi jika Anda tidak memiliki kop surat untuk surat selamat datang pelanggan baru, Anda harus menyertakan:
- Nama Perusahaan
- Alamat pengembalian
- Nomor telepon
- Alamat email
Anda mungkin juga ingin memasukkan nomor faks, situs web perusahaan dan metode kontak lainnya yang Anda miliki.
02 - Tanggal dan Alamat Penerima
Awal surat selamat datang pelanggan baru Anda harus menyertakan tanggal surat dan alamat surat penerima Anda, semua selaras kiri.
Kotak alamat penerima biasanya harus menyertakan:
- Nama lengkap (dengan awalan)
- Judul
- Perusahaan
- Alamat surat
03 - Salam
Di bagian surat selamat datang pelanggan baru ini, Anda biasanya akan menyapa penerima Anda dengan nama, diikuti dengan tanda titik dua.
Apakah Anda memberi salam kepada penerima dengan nama depannya (yaitu, Jane), atau lebih formal, awalan dan nama belakang (yaitu, Dear Ms. Doe), akan bergantung pada hubungan Anda dengan pelanggan.
04 - Pesan Selamat Datang
Kalimat pembuka dari surat selamat datang pelanggan baru datang setelah ucapan, dan harus menyertakan pesan selamat datang kepada pelanggan.
Berikut ini contoh kalimat pembuka dalam surat selamat datang pelanggan baru:
"Atas nama seluruh staf Smith Consulting, saya ingin mengambil kesempatan ini untuk menyambut Anda sebagai pelanggan baru. Kami senang Anda bersama kami."
05 - Pengantar Perusahaan
Badan surat selamat datang pelanggan baru Anda harus menyertakan pengantar untuk perusahaan Anda, serta pengulangan kemampuan Anda.
Berikut ini contoh pengenalan perusahaan:
"Di Smith Consulting, kami bangga menawarkan kepada pelanggan kami layanan yang responsif, kompeten, dan sangat baik. Pelanggan kami adalah bagian terpenting dari bisnis kami, dan kami bekerja tanpa lelah untuk memastikan kepuasan lengkap Anda, sekarang dan selama Anda menjadi pelanggan . "
Di bagian ini, Anda juga ingin memperkenalkan diri, dan memberi tahu pelanggan peran apa yang akan Anda mainkan dalam hubungannya dengan perusahaan Anda.
Berikut ini contoh pengantar pribadi:
"Saya juga senang memberitahukan Anda bahwa saya akan menjadi titik kontak utama Anda di perusahaan, dan saya mendorong Anda untuk menghubungi saya kapan saja dengan pertanyaan, komentar, dan umpan balik Anda."
06 - Informasi Kontak
Salah satu bagian terpenting dari surat selamat datang pelanggan baru adalah bagian yang mencakup berbagai metode untuk menghubungi Anda, semuanya di satu tempat. Bagian ini dari surat selamat datang Anda harus dengan jelas mencantumkan bagaimana dan kapan pelanggan Anda dapat berhubungan dengan Anda ketika dia memiliki pertanyaan atau masalah lain.
07 - Kepastian
Bagian terakhir dari surat selamat datang pelanggan baru Anda harus sekali lagi berterima kasih kepada pelanggan untuk bisnisnya, kemudian menegaskan kembali bahwa Anda senang menyambut mereka sebagai pelanggan dan siap untuk melakukan apa yang diperlukan untuk memastikan mereka puas.
Idenya adalah untuk menutup surat pada catatan positif, dan meninggalkan pelanggan baru Anda merasa diterima, dihargai dan penting.
Berikut ini contoh kalimat terakhir dari surat selamat datang pelanggan baru Anda:
"Jane, terima kasih sekali lagi karena mempercayakan Smith Consulting dengan kebutuhan bisnis Anda yang paling penting. Kami merasa terhormat untuk melayani Anda."
08 - Penutup
Penutupan surat selamat datang pelanggan baru Anda termasuk sebuah valediction (tulus, salam, salam, benar-benar Anda, dll.), Tanda tangan tertulis Anda, dan nama serta gelar Anda.
Penting untuk selalu menyertakan tanda tangan Anda yang sebenarnya dan bukan tanda tangan yang dibuat oleh komputer untuk mempersonalisasi surat itu. Tanda tangan Anda harus masuk di antara pesan dan nama Anda, jadi Anda akan ingin meninggalkan beberapa ruang ekstra di sana.