Cara Memastikan Anda Dibayar Saat Pelanggan Kehilangan Pembayaran
Ambil Sikap Positif
Jangan tersinggung jika pelanggan Anda tidak membayar tagihan tepat waktu. Lihatlah mengapa tagihan terlambat.
Bisa jadi klien Anda lupa. Untuk membantu menghindari jenis pembayaran terjawab ini, berikan pengingat yang lembut segera setelah tanggal jatuh tempo faktur.
Tingkatkan Keterarahan Secara Bertahap
Salah satu rahasia pengumpulan utang usaha kecil adalah secara bertahap meningkatkan ketegasan komunikasi tindak lanjut Anda dari waktu ke waktu. Panggilan, surat, atau email pertama Anda harus memberi pelanggan Anda manfaat dari keraguan dengan nada positif dan membantu. Tetapi dengan surat koleksi ketiga atau korespondensi, nada mungkin lebih langsung dan tegas (tetapi tidak pernah menyinggung atau tidak profesional).
Gunakan Banyak Saluran
Di era elektronik saat ini, menangani penagihan dan penagihan utang melalui email itu sederhana dan cepat, tetapi bukan tanpa kekhawatiran. Korespondensi email dapat dengan mudah terkubur di inbox yang penuh. Gunakan sarana tambahan untuk menjangkau pelanggan Anda yang telah melewatkan pembayaran. Mengambil telepon adalah langkah pertama yang hebat, sedangkan surat yang bersertifikat dapat dipanggil setelah berminggu-minggu tidak ada tanggapan.
Memberdayakan Orang yang Tepat
Sebagai pemilik usaha kecil , godaannya bagus untuk membuat staf penjualan menangani piutang mereka sendiri, tetapi lebih baik untuk menugaskan satu orang ke tugas pengumpulan utang. Tentukan prospek pengumpulan utang Anda dan berikan dukungan, pelatihan, dan insentif yang tepat untuk melakukan pekerjaan dengan benar.
Panggil The Heavy Hitter
Setelah banyak panggilan dan korespondensi surat penagihan, Anda dapat mencapai titik di mana akun lama tertunda. Jika perlu, Anda dapat mempertimbangkan untuk mendatangkan agen penagihan untuk menangani klien yang bermasalah ini. Menghabiskan terlalu banyak waktu dan sumber daya dapat menguras operasi Anda.
Jangan Abaikan FDCPA
Ada undang-undang dan peraturan yang mengatur bagaimana lembaga penagihan dapat mengumpulkan utang. Penagih utang tidak dapat berbohong, menyesatkan, atau melecehkan pelanggan Anda. Pastikan agen penagihan yang Anda pilih mematuhi oleh Fair Debt Collections & Practices Act (FDCPA).
Jalankan Laporan Kredit
Kurangi akun Anda yang sudah lewat dengan menjalankan pemeriksaan kredit pada klien atau pelanggan potensial Anda sebelum transaksi selesai. Harapkan untuk menghabiskan setidaknya $ 30 pada laporan Dun & Bradstreet (D & B). D & B menggunakan data yang dilaporkan sendiri tetapi menambahkan kredibilitas dengan memasukkan data perbankan dari pemasok perusahaan, pengajuan kebangkrutan, sumber media, pakaian, hak gadai, dan penilaian.
Selalu Periksa Referensi
Setiap perencanaan usaha kecil untuk menandatangani "masalah besar" akan disarankan untuk menjalankan pemeriksaan referensi bank dan perdagangan. Cukup menjangkau ke bank klien atau mitra potensial Anda dapat mengungkapkan informasi hubungan perbankan yang penting dan bagaimana mereka telah mempertahankan akun mereka di masa lalu.
Seperti pemeriksaan latar belakang, mengambil langkah ini dapat mengidentifikasi tanda merah potensial sebelum faktur bahkan dicetak.
Garis bawah
Penanganan proses penagihan utang adalah tanggung jawab kepemilikan bisnis yang sukses. Terlalu banyak usaha kecil menempatkan piutang dan koleksi yang menua sebagai prioritas rendah. Sangat penting untuk memantau arus kas dan piutang yang menua setiap bulan atau lebih. Tidak apa-apa untuk menghapus utang macet, tetapi pada akhirnya, bisnis Anda cerdas untuk menangani masalah yang akan memengaruhi pertumbuhan Anda.
Butuh bantuan menulis surat penagihan utang? Lihatlah surat koleksi sampel ini