Surat penagihan harus melakukan dua hal: pertahankan kemauan baik pelanggan dan bantu Anda dibayar. Anda tahu bahwa sebuah surat berfungsi ketika Anda mengirim sekumpulan surat dan telepon Anda berdering atau pembayaran mulai tiba di surat.
Jika Anda mengirim banyak surat dan tidak ada tanggapan, saatnya untuk surat koleksi baru.
Untuk memahami praktik terbaik pembuatan surat, contoh koleksi sampel tersedia di bawah ini.
Contoh Saat Menggunakan Surat Koleksi
Penjualan memang belum seperti tahun lalu saat ini. Frank menggelengkan kepalanya saat dia meneliti cetakan usia tua yang dicetak, dia tahu dia menghadapi pekerjaan yang tidak nyaman yang sekarang menjadi kebutuhan jika dia ingin tetap dalam bisnis.
Dengan koleksi surat yang ditulis oleh seorang ahli membimbingnya, dia tahu apa yang harus dilakukan. "Kirim lebih awal daripada nanti," perintah ahli itu. Frank mengambil setumpuk tagihan yang telah lewat dan mulai memasukkan informasi pelanggan ke dalam templat surat penagihan. Ketika Frank bekerja melalui tumpukan, kepercayaan dirinya tumbuh dengan pikiran dibayar uang ini yang berhutang padanya.
Surat Pengambilan Sampel
8 Januari 2018 Franks Plumbing Akun # atau Faktur #: 123 Saldo jatuh tempo atau Saldo Akhir Karena: $ 100,00 Jim sayang, Ini adalah pengingat bahwa saldo akun Anda sebesar $ 100,00 telah jatuh tempo pada tanggal 28 November 2008. Harap bayar jumlah ini hari ini, saya telah menyertakan amplop pembayaran yang dicap untuk kenyamanan Anda. Terima kasih atas pembayaran Anda. Hormat saya, Frank Smith Franks Plumbing |
Kiat Koleksi Surat
Seperti yang Anda lihat dari contoh surat koleksi di atas, surat pengumpulan yang paling efektif adalah singkat, langsung ke titik dan mudah dibaca. Cobalah untuk menghindari kata-kata dan kalimat panjang atau membingungkan. Semakin banyak surat langsung mengarah ke lebih sedikit kesalahpahaman. Surat koleksi Anda harus:
- Katakan alasan surat Anda di kalimat pertama
- Jelaskan lebih lanjut tentang kalimat pertama dalam kalimat kedua Anda
- Sarankan solusi
- Terima kasih penerima
Surat koleksi Anda merupakan cerminan bisnis Anda, jadi jagalah profesional dan pastikan untuk menandatangani setiap surat secara pribadi. Ingat bahwa surat Anda adalah untuk membujuk seseorang untuk mengirimi Anda uang. Perkataan dan nada Anda sangat penting, terutama jika ini adalah pelanggan yang ingin Anda terus berbisnis. Selalu anggap pelanggan akan membayar.
Melampirkan amplop untuk pembayaran juga merupakan ide yang bagus. Jika Anda dapat menyertakan ongkos kirim pada amplop pembayaran, itu lebih baik. Semakin mudah Anda membuatnya bagi pelanggan untuk melakukan pembayaran, semakin baik peluang Anda untuk dibayar.
Michelle Dunn membantu perusahaan yang ingin memiliki pelanggan yang membayar tepat waktu atau lebih awal, dia bekerja dengan perusahaan yang berjuang dengan pelanggan yang membayar terlambat atau tidak membayar. Michelle memiliki lebih dari 21 tahun pengalaman dalam kredit & penagihan utang, adalah pengarang “Menjadi Roda Berderit, panduan kredit & koleksi untuk semua orang” dan banyak buku lain serta memiliki kedalaman pengetahuan dan seluruh perangkat alat produk dan layanan yang dapat membuat perbedaan besar bagi perusahaan Anda.
Diedit oleh Alyssa Gregory