Format Surat Bisnis Profesional Dengan Tips Ini
Format Surat Bisnis yang Tepat
Surat-surat bisnis di Amerika Serikat, menggunakan empat format surat umum. Variasi berbeda untuk negara lain seperti tanggal disusun dalam gaya lain.
Semua format surat bisnis yang tepat dapat diterima, tetapi blok lebih umum.
Format Blok Huruf: Format huruf blok umum diformat dengan semua teks Anda rata dengan margin kiri. Paragraf dilipatgandakan spasi dan semua baris teks spasi tunggal. Margin adalah pengaturan pengolah kata standar satu inci. (lihat gambar Format Blok Surat).
Format Huruf Semi-Blok: Untuk semi-blok, satu-satunya perbedaan antara blok semi dan alternatif adalah sebagai lawan dari teks tubuh dibenarkan kiri, baris pertama dari setiap paragraf adalah indentasi.
Format Huruf Blok Alternatif: Format blok huruf alternatif memindahkan alamat kembali, tanggal, penutupan, nama, judul, dan tanda tangan ke sisi kiri halaman.
Format Huruf Sederhana: Format ini mengambil properti yang sama dari huruf blok dengan satu pengecualian, ucapan atau salam dihilangkan. Ini adalah format yang membantu ketika Anda tidak mengetahui jenis kelamin penerima adalah pria atau wanita, atau Mrs. atau Miss.
Bagian dari Surat Bisnis
- Alamat Pengembalian: Jika Anda memiliki kop surat perusahaan, Anda dapat melewati bagian ini. Sertakan alamat bisnis lengkap Anda dan nama bisnis hukum yang benar. Anda juga dapat memasukkan alamat email atau nomor telepon Anda jika diperlukan oleh penerima Anda.
- Tanggal: Ikuti format bulan, hari, tahun. Buat tanggal Anda saat ini menjadi tanggal pengiriman surat yang sebenarnya.
- Nama & Alamat Penerima: Sertakan nama lengkap dan alamat dari kontak yang Anda kirimi surat itu. Judul seseorang dapat ditambahkan bersama dengan nomor telepon jika diperlukan.
- Ucapan: Untuk sapaan itu gunakan nama resmi orang itu dan diakhiri dengan tanda titik dua untuk surat bisnis Anda.
- Subjek: Dengan jelas menyatakan subjek surat itu membantu Anda, penerima, dengan cepat mengetahui konteks dari apa isi surat Anda.
- Isi: Badan surat Anda harus dimulai dengan pengenalan umum tentang siapa Anda dan tujuan surat itu. Sertakan paragraf spesifik untuk menguraikan masalah atau masalah. Tutup tubuh dengan ajakan bertindak. Setiap surat bisnis harus singkat dan ringkas dengan mempertimbangkan waktu terbatas pembaca Anda.
- Penutup: Di sini Anda dapat memilih format formal seperti "Salam" atau "Hormat kami."
- Tanda tangan: Tandatangani nama Anda sama seperti di surat Anda. Nama & Judul: Sertakan nama lengkap dan jabatan Anda.
- Lampiran dan CC: Jika Anda mengirim dokumen tambahan termasuk garis lampiran dan jika orang lain menerima salinan surat itu, masukkan cc. atau salinan karbon dari penerima atau penerima lainnya.
Anda dapat menyederhanakan seluruh proses pembuatan surat bisnis yang diformat dengan benar menggunakan program pengolah kata Anda.
Di Microsoft Word, Anda dapat menggunakan wizard huruf dengan masuk ke fungsi "Alat", pilih "Surat & Surat" dan klik pada Wizard Surat. Wizard akan meminta Anda melalui setiap bidang dan memungkinkan Anda memilih format.
Menggunakan format surat bisnis yang tepat adalah salah satu langkah dalam membuat bisnis Anda lebih profesional. Luangkan waktu untuk membuat kesan yang tepat dengan bisnis Anda.