Selain perencanaan pajak, Desember juga merupakan waktu untuk menyelesaikan tugas penggajian akhir tahun dan mempersiapkan tahun penggajian baru. Berikut adalah beberapa pengingat untuk membantu Anda menutup daftar gaji untuk tahun ini dan bersiap-siap untuk membayar pajak gaji tahun depan
Formulir W-4 Karyawan - Sertifikat Penahanan Karyawan
Karyawan dapat mengisi formulir W-4 kapan saja, dan akhir tahun kalender adalah saat yang tepat untuk mengingatkan mereka untuk meninjau W-4 mereka untuk memastikan informasi akurat dan jumlah yang mereka inginkan ditahan dari pajak penghasilan federal akurat .
Jika negara Anda mengharuskan pajak penghasilan, karyawan juga harus memeriksa formulir pemotongan pajak penghasilan negara bagian mereka untuk perubahan dan pemotongan jumlah. Sekadar mengingatkan bahwa karyawan dapat mengubah formulir W-4 mereka sesering yang mereka inginkan sepanjang tahun, hanya tidak lebih dari satu kali untuk satu cek gaji, tentu saja.
Formulir W-9 Non-karyawan - Permintaan Nomor Identifikasi Wajib Pajak dan Sertifikasi
Bentuk W-9 mirip dengan formulir W-2, tetapi untuk non-karyawan. Formulir W-9 digunakan untuk memverifikasi alamat dan nomor identifikasi pajak seseorang. Nomor ID pajak adalah informasi yang lebih penting, karena IRS menggunakan ini untuk mencocokkan 1099 yang diajukan oleh pembayar pajak dengan 1099 yang diajukan oleh perusahaan.
Pesan Formulir W-2 dan Formulir 1099-MISC
Jika Anda mengirimkan formulir W-2 Anda (ringkasan pajak akhir tahun untuk karyawan) dan formulir 1099-MISC (ringkasan pajak akhir tahun untuk kontraktor independen), sekarang adalah waktu untuk memesan formulir untuk tahun pajak ini.
Jika Anda memiliki layanan pembayaran gaji, periksa untuk memastikan mereka memiliki apa yang mereka butuhkan untuk mempersiapkan formulir ini pada bulan Januari. Ingat, formulir W-2 dan formulir 1099-MISC harus diserahkan kepada individu sebelum akhir Januari.
Anda bisa mendapatkan formulir W-2 dari toko peralatan kantor, atau dari IRS. Anda tidak dapat menggunakan formulir W-2 yang Anda unduh dari Internet, karena tinta merah pada Salinan A khusus dan tidak dapat disalin.
Anda harus menggunakan formulir resmi.
Baca lebih lanjut tentang W-2s dan 1099s
Verifikasi nama karyawan dan Nomor Jaminan Sosial (SSN)
Sebelum Anda menyiapkan formulir W-2, periksa dengan Administrasi Jaminan Sosial untuk memastikan nama karyawan dan nomor Jaminan Sosial cocok dan akurat. Lihat bagian Layanan Bisnis Online SSA untuk informasi lebih lanjut.
Verifikasi informasi non-karyawan sebelum mengirim formulir 1099-MISC.
Sebelum Anda mengirim non-karyawan, seperti kontraktor atau bisnis yang Anda bayar, Anda harus memverifikasi nomor ID pajak untuk orang itu. Seperti disebutkan di atas, Anda harus mengirimkan formulir W-9 untuk mendapatkan alamat dan nomor ID pajak.
Tugas Akhir Penggajian Pajak Akhir Tahun Lainnya
- Pastikan gaji karyawan dicatat pada tahun yang benar. Menggunakan konsep akuntansi dari penerimaan yang konstruktif sebagai tanggal ketika orang tersebut memiliki akses tidak terbatas ke dana adalah apa yang diperhitungkan. Jadi, masukkan upah ke tahun yang tepat dengan menggunakan tanggal pembayaran. Jika Anda membayar upah karyawan untuk minggu terakhir pada bulan Desember, tetapi gaji tertanggal pada bulan Januari, pendapatan tersebut dihitung sampai bulan Januari. Pengecualiannya adalah jika karena alasan tertentu Anda membayar upah di muka pada bulan Desember, untuk karyawan yang digaji, untuk upah yang harus mereka bayar bulan Januari. Baca lebih lanjut tentang menetapkan gaji karyawan pada akhir tahun, serta masalah penghitungan waktu dan biaya akhir tahun lainnya .
- Tentukan bagaimana Anda akan berurusan dengan gaji karyawan yang belum dicairkan untuk waktu yang lama. Anda harus melakukan upaya tulus untuk menemukan karyawan tersebut (gunakan surat tersertifikasi sehingga Anda dapat menunjukkan bahwa surat itu tidak terkirim). Jika Anda tidak dapat menemukan karyawan tersebut, Anda diharuskan oleh undang-undang negara bagian untuk menyerahkan gaji yang belum ditukarkan ke departemen pendapatan negara Anda. Mereka akan terus bekerja untuk menemukan individu. Anda juga harus mempertanggungjawabkan kewajiban penggajian untuk gaji yang belum diuangkan dalam sistem akuntansi Anda. Cara penanganannya tergantung pada kemungkinan bahwa karyawan akan mencairkan cek.
- Tentukan jumlah kena pajak untuk karyawan W-2 untuk manfaat tertentu, termasuk persentase untuk penggunaan pribadi kendaraan perusahaan dan telepon seluler oleh pemilik dan karyawan dan biaya pendidikan yang dibayar majikan yang mungkin dikenakan pajak. Tanyakan kepada penasihat pajak Anda tentang persyaratan pelaporan untuk manfaat ini.