Anda mungkin memiliki hutang (cek yang tidak diklaim) yang tidak dapat Anda kirim ke vendor, pembayaran berlebih kepada pelanggan, atau cek pembayaran yang tidak diklaim oleh karyawan, atau properti lain milik orang lain, tetapi yang dimiliki bisnis Anda dan Anda tidak tahu bagaimana cara mendapatkan properti ini kepada orang yang memilikinya.
Penting untuk dicatat bahwa undang-undang yang berkaitan dengan properti yang tidak diklaim (termasuk cek gaji) diatur oleh masing-masing negara bagian. Regulasi adalah peraturan negara bagian tempat penerima pembayaran, bukan negara tempat bisnis Anda berada.
Jika bisnis Anda berada dalam situasi di mana Anda tidak dapat menemukan pemilik properti yang tidak diklaim, ada dua hal yang harus Anda lakukan:
1. Lakukan setiap upaya yang wajar untuk menemukan penerima pembayaran sehingga Anda dapat memberi mereka uang.
2. Jika Anda tidak dapat menemukan penerima dalam waktu yang wajar, Anda harus melaporkan kekurangan pembayaran ke negara bagian Anda dan membayar uang kepada negara, jadi itu tersedia bagi penerima di lain waktu.
Katakanlah Anda membayar seorang karyawan yang telah meninggalkan perusahaan Anda dan yang belum menguangkan gaji. Anda memiliki uang dalam akun penggajian bisnis Anda, tetapi ingat itu bukan milik Anda. Properti yang tidak diklaim dianggap sebagai liabilitas untuk tujuan akuntansi; yaitu properti yang Anda pegang tetapi bukan milik perusahaan Anda.
Bisnis Anda memiliki dua tanggung jawab untuk properti yang tidak diklaim: (1) melaporkan dan membayar aset yang tidak diklaim ke negara bagian yang benar, dan (2) untuk memastikan perusahaan mencerminkan kewajiban pada neraca keuangannya dengan benar.
Properti Tidak Diklaim dan Pembukuan Bisnis Anda
Untuk tujuan pembukuan, ketika Anda mencapai titik di mana Anda harus melaporkan cek tidak diklaim ke negara bagian Anda, Anda mungkin ingin mempertimbangkan membatalkan cek dan memasukkan jumlah tersebut ke dalam rekening escrow. Ini akan membantu memastikan bahwa dana tidak dihabiskan secara tidak sengaja.
Anda seharusnya sudah membayar pajak kerja untuk jumlah ini.
Simpan semua catatan tentang penerima pembayaran atau karyawan ini dan pastikan Anda terus mencoba menghubungi orang tersebut secara teratur. Justin Pritchard, Pakar Perbankan di The Balance, memiliki template untuk cek luar biasa yang mungkin ingin Anda pertimbangkan untuk digunakan.
Melapor dan Membayar ke Negara
Prinsip escheat (diucapkan "es-cheat" seperti yang terlihat) mengatur di sini. Escheat berarti "menyerah," dan ini didasarkan pada doktrin hukum umum yang mengharuskan properti yang tidak diklaim dikembalikan (diserahkan) kepada negara, tidak disimpan oleh orang yang memilikinya. Idenya adalah bahwa properti itu bukan milik Anda, dan bahwa negara memiliki lebih banyak sumber daya untuk menemukan individu atau perusahaan yang memiliki kepemilikan.
Jika tidak ada pemilik ditemukan, negara menyimpan properti. Jenis-jenis properti yang mungkin berlaku adalah cek (termasuk cek pembayaran), dana escrow, pembayaran berlebih pelanggan, hutang yang tidak dapat Anda bayarkan ke vendor, cek gaji, dan cek komisi.
Hukum Negara tentang Properti Tidak Diklaim
Semua negara bagian memiliki undang-undang eskeat yang menggambarkan periode waktu dan prosedur. Hukum negara biasanya menyertakan langkah-langkah ini:
- Negara menentukan jangka waktu tidak ada kontak mengenai properti.
- Kemudian setiap tahun ada periode mencoba untuk mencari pemilik, mengirimkan surat due diligence ke alamat terakhir yang diketahui. Akan lebih baik untuk mengirim surat-surat ini melalui surat resmi atau "tanda terima pengembalian yang diminta," jadi Anda memiliki catatan untuk mencoba menghubungi individu atau perusahaan.
- Setelah periode ini di tahun tersebut, Anda harus mengirimkan laporan ke negara bagian dan pengiriman uang sejumlah karena pemilik yang tidak dapat Anda hubungi.
Paychecks yang tidak diklaim
Gaji yang tidak diklaim juga tunduk pada hukum escheat sebagai properti yang tidak diklaim. Hukum negara tempat karyawan terakhir bekerja berlaku. Jika Anda memiliki gaji untuk mantan karyawan atau karyawan yang belum diklaim selama jangka waktu tertentu, Anda harus mengikuti garis waktu pelaporan negara yang sama seperti untuk properti lainnya. Lihat artikel ini untuk diskusi lebih lanjut tentang cara menangani cek pembayaran yang tidak diklaim.
Undang-undang Escheat Negara
Anda dapat mencari berdasarkan nama negara Anda dan kata "escheat." Misalnya, cari "Iowa escheat laws." Anda dapat melihat situs web bendahara negara Anda, departemen pendapatan , atau agen pajak untuk mencari informasi. Ingat, setiap negara memiliki persyaratan yang berbeda. Situs web ini oleh seorang pengacara mencakup lebih banyak informasi tentang properti yang tidak diklaim, termasuk tautan untuk menghindarkan hukum di semua negara bagian.
Akuntansi untuk Properti Tidak Diklaim
Akuntansi untuk properti yang tidak diklaim bervariasi tergantung pada kemungkinan bahwa properti akan diklaim. Menurut Journal of Accountancy, dalam banyak kasus, yang terbaik adalah mengenali kerugian, dari sudut pandang akuntansi, bahkan sebelum Anda menyerahkannya kepada negara. Bicaralah dengan penasihat pajak Anda sebelum akhir tahun untuk membahas daftar properti potensial yang tidak diklaim.
Beberapa saran untuk menangani properti yang tidak diklaim
- Cari tahu hukum negara bagian Anda , atau untuk semua negara bagian di mana Anda memiliki karyawan yang bekerja. Berikan perhatian khusus pada periode setelah Anda harus melaporkan properti yang tidak dikumpulkan ke negara bagian.
- Siapkan kebijakan dan prosedur untuk menangkap informasi tentang properti yang tidak dikumpulkan dan garis waktu untuk meninjau daftar dan mengirimkan pemberitahuan setiap tahun.
- Kemudian, tetapkan waktu setiap tahun untuk melaporkan dan membayar properti yang tidak dikumpulkan.
Audit Negara
Akhirnya, ingat bahwa properti yang tidak dikumpulkan bukan milik perusahaan Anda. Negara dapat dan melakukan audit untuk properti yang tidak dikumpulkan, dan dapat menilai denda dan hukuman karena tidak mematuhi undang-undang negara bagian.