Kontrak yang ditandatangani yang menguntungkan kedua belah pihak akan memberikan landasan yang kuat untuk membangun hubungan jangka panjang dengan vendor Anda.
Tujuan Negosiasi Kontrak
Tujuan negosiasi kontrak berikut dapat digunakan untuk mengevaluasi kontrak pada masing-masing item berikut:
- Jelaskan dengan jelas semua prasyarat penting, syarat dan ketentuan
- Barang atau jasa yang akan disediakan tidak diragukan lagi didefinisikan
- Kompensasi dinyatakan dengan jelas: Biaya total, jadwal pembayaran, persyaratan pembiayaan
- Pengakuan atas: Tanggal efektif, tanggal penyelesaian / pengakhiran, tanggal perpanjangan
- Identifikasi dan atasi potensi risiko dan kewajiban
- Definisikan dan tetapkan harapan yang masuk akal untuk hubungan ini saat ini dan di masa depan
Strategi untuk Negosiasi Kontrak Perencanaan
- Daftar Buat Prioritas Anda Bersama Dengan Alternatif: Ketika Anda mengembangkan strategi negosiasi kontrak Anda, Anda dapat terus kembali ke area ini untuk menambah item tambahan. Anda tidak akan dapat merundingkan semua bidang kontrak secara efektif sekaligus. Anda ingin memastikan bahwa apa yang paling penting bagi Anda dibahas dan disepakati sebelum Anda pindah ke hal-hal yang kurang penting. Selain itu, Anda mungkin ingin merujuk pada barang-barang yang paling tidak penting jika Anda harus menyerahkan sesuatu untuk mendapatkan barang-barang utama Anda.
- Ketahui Perbedaan Antara Apa yang Anda Butuhkan dan Apa yang Anda Inginkan: Tinjau prioritas Anda secara berkala di sepanjang proses perencanaan negosiasi kontrak dan satu waktu terakhir di akhir. Pastikan untuk mengajukan pertanyaan sulit: "Apakah ini benar-benar prioritas untuk perusahaan kami, atau apakah itu 'bagus untuk dimiliki'?" "Apakah prioritas ini merupakan hasil dari beberapa perebutan politik internal, atau apakah itu nyata?"
- Ketahuilah Garis Bawah Anda Jadi Anda Tahu Kapan Harus Berjalan Jauh: Adakah biaya atau biaya per jam yang tidak dapat melebihi perusahaan Anda? Sudahkah Anda menyadari bahwa satu atau dua prioritas utama benar-benar tidak dapat dinegosiasikan dan Anda akan lebih baik untuk menjauh dari kontrak ini jika vendor tidak menyetujuinya? Buat daftar ini bersama dengan alasannya agar tidak terlupakan.
- Definisikan Kendala Waktu dan Tolak Ukur: Dalam setiap proyek substansial, Anda akan ingin menetapkan standar pengukuran kinerja yang Anda harapkan dari vendor Anda. Jika ini penting untuk bisnis Anda, maka Anda akan ingin menegosiasikan hukuman yang adil dan adil ketika mereka tidak terpenuhi. Misalnya, tanggal penyelesaian proyek, tanggal pengiriman untuk batch bagian pertama, tanggal mulai untuk layanan, waktu tunggu, dll.
- Nilai Potensi Kewajiban dan Risiko: Apa potensi terjadinya kesalahan? Bagaimana jika biaya tak terduga ditemui? Siapa yang akan bertanggung jawab jika peraturan pemerintah dilanggar? Asuransi siapa yang akan menanggung pekerja kontrak? Ini hanyalah beberapa pertanyaan umum yang harus dijawab dalam kontrak apa pun.
- Kerahasiaan, tidak bersaing, penyelesaian sengketa , perubahan persyaratan: Ini adalah item lain yang dapat menjadi batu sandungan negosiasi potensial atau kesepakatan lebih dekat. Misalnya, jika vendor (atau karyawan) memiliki kemungkinan untuk mendapatkan informasi rahasia, Anda akan ingin memastikan klausul kerahasiaan dimasukkan ke dalam kontrak dengan kewajiban yang diasumsikan oleh vendor.
- Lakukan Hal yang Sama untuk Vendor Anda (yaitu, Berjalanlah Satu Mil di Sepatu Mereka): Sekarang setelah Anda menyelesaikan proses perencanaan negosiasi kontrak untuk bisnis Anda , ulangi proses yang sama seolah-olah Anda adalah vendor. Bidang apa yang menurut Anda paling penting bagi mereka? Risiko atau kewajiban apa yang mereka ingin Anda tanggung? Daftar Anda tidak akan sempurna, tetapi itu akan berhasil menempatkan Anda ke dalam kerangka pikiran untuk melihat sesuatu dari sudut pandang mereka. Ini adalah bagaimana kemitraan besar antara klien dan vendor dibangun.
Persiapan
Sebelum negosiasi kontrak yang sebenarnya dimulai, pastikan item berikut ditinjau dan dikonfirmasi:
- Tentukan Jika Anda Akan Perlu Penasihat Hukum: Menegosiasikan kontrak untuk satu tahun layanan kebersihan di kantor kecil sangat berbeda dari menegosiasikan kontrak untuk mengalihdayakan call center yang cukup besar. Jika Anda merasa paling tidak nyaman meninjau kontrak "legal", jangan ragu untuk menyewa pengacara yang mengkhususkan diri dalam negosiasi kontrak.
- On-Site or Teleconference: Setujui di mana sesi negosiasi akan berlangsung. Jika Anda merasa memiliki tangan atas dengan bernegosiasi di situs vendor, maka usulkan di depan bahwa Anda akan melakukan perjalanan ke mereka. Jika jaraknya terlalu jauh untuk biaya perjalanan secara efektif, aturlah teleconference untuk menyelesaikan sesi negosiasi. Pastikan itu adalah konferensi video karena bahasa tubuh berbicara lebih keras daripada kata-kata.
- Pastikan Orang yang Mewakili Vendor Memiliki Otoritas untuk Bernegosiasi: Sebelum orang Anda bepergian ke situs vendor atau vendor bepergian ke situs Anda, pastikan orang / orang yang mewakili vendor memiliki otoritas untuk bernegosiasi atas nama perusahaan vendor. Akan sangat membuang waktu untuk mendengar di akhir sesi bernegosiasi panjang. "Baiklah, izinkan saya menghubungi Anda setelah saya mendengar apa yang dikatakan bos saya tentang hal ini."