Analisis Persyaratan Bisnis
Sebelum Anda mulai mengumpulkan data atau melakukan wawancara, kumpulkan tim orang-orang yang memiliki kepentingan dalam proses pemilihan vendor khusus ini. Tugas pertama yang perlu diselesaikan oleh tim seleksi vendor adalah mendefinisikan, secara tertulis, produk, materi atau layanan yang Anda cari untuk vendor. Selanjutnya, tentukan persyaratan teknis dan bisnis. Juga, tentukan persyaratan vendor. Terakhir, publikasikan dokumen Anda ke area yang relevan dengan proses seleksi vendor ini dan cari masukan mereka. Mintalah tim menganalisis komentar dan membuat dokumen akhir. Kesimpulan:
- Buat Tim Evaluasi
- Tentukan Produk, Bahan atau Layanan
- Tentukan Persyaratan Teknis dan Bisnis
- Tentukan Persyaratan Vendor
- Publikasikan Dokumen Persyaratan untuk Persetujuan
Pencarian Vendor
Kini setelah Anda memiliki persetujuan tentang persyaratan bisnis dan vendor, tim sekarang harus mulai mencari vendor yang mungkin akan dapat memberikan materi, produk, atau layanan.
Semakin besar ruang lingkup proses pemilihan vendor semakin banyak vendor yang harus Anda letakkan di atas meja. Tentu saja, tidak semua vendor akan memenuhi persyaratan minimum Anda dan tim harus memutuskan vendor mana Anda akan mencari informasi lebih lanjut. Selanjutnya, tulis Permintaan Informasi (RFI) dan kirimkan ke vendor yang dipilih.
Akhirnya, evaluasi tanggapan mereka dan pilih sejumlah kecil vendor yang akan membuat "Daftar Pendek" dan lanjutkan ke babak berikutnya. Kesimpulan:
- Kompilasi Daftar Kemungkinan Vendor
- Pilih Vendor untuk Meminta Lebih Banyak Informasi Dari
- Tulis Permintaan Informasi (RFI)
- Evaluasi Tanggapan dan Buat "Daftar Pendek" Vendor
Permintaan Proposal (RFP) dan Permintaan Penawaran (RFQ)
Persyaratan bisnis ditentukan dan Anda memiliki daftar singkat vendor yang ingin Anda evaluasi. Sekarang saatnya untuk menulis Permintaan untuk Proposal atau Permintaan untuk Kutipan . Format mana pun yang Anda putuskan, RFP atau RFQ Anda harus berisi bagian-bagian berikut:
- Detail Pengiriman
- Pendahuluan dan Ringkasan Eksekutif
- Tinjauan Bisnis dan Latar Belakang
- Spesifikasi Rinci
- Asumsi dan Batasan
- Syarat dan ketentuan
- Kriteria Pemilihan
Evaluasi Proposal dan Pemilihan Vendor
Tujuan utama dari fase ini adalah untuk meminimalkan emosi manusia dan posisi politik untuk mencapai keputusan yang terbaik bagi perusahaan. Bersikaplah teliti dalam penyelidikan Anda, cari masukan dari semua pemangku kepentingan dan gunakan metodologi berikut untuk memimpin tim ke keputusan pemilihan vendor terpadu:
- Tinjauan Awal Semua Proposal Vendor
- Catat Persyaratan Bisnis dan Persyaratan Vendor
- Tetapkan Nilai Penting untuk Setiap Persyaratan
- Tetapkan Nilai Kinerja untuk Setiap Persyaratan
- Hitung Skor Kinerja Total
- Pilih Vendor Kemenangan
Strategi Negosiasi Kontrak
Tahap akhir dalam proses seleksi vendor adalah mengembangkan strategi negosiasi kontrak . Ingat, Anda ingin "bermitra" dengan vendor Anda dan tidak "membawa mereka ke pembersih." Tinjau tujuan Anda untuk negosiasi kontrak Anda dan rencanakan negosiasi akan mencakup hal-hal berikut:
- Daftar Peringkat Prioritas Anda Bersama Dengan Alternatif
- Ketahuilah Perbedaan Antara Apa yang Anda Butuhkan dan Apa yang Anda Inginkan
- Ketahuilah Garis Bawah Anda Jadi Anda Tahu Kapan Harus Berjalan
- Definisikan Batasan Waktu dan Benchmark
- Nilai Potensi Kewajiban dan Risiko
- Kerahasiaan, tidak bersaing, penyelesaian sengketa , perubahan persyaratan
- Lakukan Hal yang Sama untuk Vendor Anda (Mis. Walk a Mile di Sepatu Mereka)
Kesalahan Negosiasi Kontrak
Kesalahan terkecil dapat membunuh proses negosiasi kontrak yang produktif. Hindari kesalahan negosiasi kontrak dan hindari membahayakan proses negosiasi kontrak yang produktif