Tentukan: Permohonan untuk Proposal atau Permintaan untuk Kutipan
Permintaan Proposal (RFP)
RFP digunakan untuk layanan atau produk yang kompleks di mana kualitas, layanan atau produk akhir yang direkayasa akan berbeda dari masing-masing vendor yang merespons.
Permintaan untuk Quotation (RFQ)
RFQ digunakan untuk komoditas, layanan sederhana atau bagian-bagian sederhana / tidak rumit dengan sedikit atau tidak ada ruang untuk diferensiasi produk atau layanan antara vendor yang merespon. Titik negosiasi dapat mencakup jadwal pengiriman, opsi pengemasan, dll.
Tujuan dari RFP atau RFQ
- Dapatkan proposal terperinci untuk mengevaluasi setiap tanggapan vendor sehingga kepentingan terbaik perusahaan Anda terpenuhi di semua lini
- Manfaatkan sifat kompetitif dari proses pemilihan vendor untuk menegosiasikan kesepakatan terbaik
- Pastikan bahwa kepentingan semua pemangku kepentingan di perusahaan Anda akan dipenuhi dan dicapai konsensus
- Menempatkan perusahaan Anda mengendalikan seluruh proses pemilihan vendor dan menetapkan aturan pemilihan di depan
- Mulai membangun kemitraan antara Anda dan vendor langsung dari awal
Bagian Permintaan Permohonan atau Permintaan Penawaran
RFP atau RFQ harus berisi bagian-bagian berikut. Perlu diingat, bahwa setiap dokumen akan berbeda tergantung pada jenis perusahaan dan produk yang Anda cari.
Sesuaikan setiap bagian untuk kebutuhan pribadi Anda.
- Detail Pengiriman
Tenggat waktu, alamat surat perusahaan Anda, kontak orang untuk pertanyaan dan klarifikasi - Pendahuluan dan Ringkasan Eksekutif
Tulis bagian ini terakhir setelah seluruh dokumen selesai. Ini digunakan untuk menyediakan calon vendor dengan gambaran singkat tentang perusahaan Anda dan persyaratan untuk produk atau layanan Anda. - Tinjauan & Latar Belakang Bisnis
Berikan gambaran singkat tentang bisnis Anda, produk dan sektor pasar yang Anda layani. Ini akan membantu calon vendor Anda memahami kebutuhan bisnis apa yang Anda coba isi dengan proses pemilihan vendor. Juga, berikan informasi latar belakang yang penting yang akan menguntungkan vendor ketika merespons. - Spesifikasi Rinci
Ini harus menjadi bagian terpanjang dari dokumen. Untuk RFP, ini akan berisi langkah-langkah dan persyaratan kualitatif yang akan mendorong keputusan pemilihan vendor. Untuk RFQ, bagian ini harus menyediakan ukuran kuantitatif yang akan Anda cari dalam tanggapan vendor. Kriteria contoh termasuk:- Gambar produk
- Toleransi rekayasa
- Tingkat layanan
- Tonggak sejarah
- Kiriman & Jadwal
- Persyaratan Teknis atau Bisnis
- Fungsionalitas perangkat lunak
- Persyaratan perangkat keras
- Asumsi & Batasan
Asumsi dan / atau kendala apa pun yang perlu diketahui oleh calon vendor harus dicantumkan di sini. Kegagalan untuk berterus terang dan terbuka dengan vendor akan membuka pintu untuk negosiasi ulang perjanjian di kemudian hari dan menjalankan kemungkinan untuk menyaring hubungan yang Anda miliki dengan vendor Anda. Topik yang mungkin termasuk biaya perjalanan, biaya upgrade / modifikasi, hak lisensi, dll. - Syarat dan ketentuan
Setiap persyaratan dan ketentuan kontrak harus dicantumkan agar vendor membuat tanggapan yang adil dan jujur. Ini mungkin termasuk opsi pembiayaan, panjang kontrak, opsi pembaruan, jaminan, denda pengiriman, tingkat layanan, dll. - Kriteria Pemilihan
Bagian terakhir harus berupa ikhtisar kriteria pemilihan yang akan Anda gunakan untuk membuat keputusan Anda. Beberapa perusahaan lebih suka menjaga kerahasiaan informasi ini; sementara perusahaan lain percaya ini akan membantu calon vendor fokus pada apa yang penting bagi perusahaan Anda.
Mendistribusikan RFP / RFQ ke Vendor Terpilih
Terakhir, tulis surat pengantar dan kirim dua salinan RFP atau RFQ Anda ke masing-masing vendor yang Anda pilih dari proses pencarian Anda. Pastikan bahwa informasi kontak yang sesuai disertakan untuk memberikan bantuan kepada vendor yang membutuhkannya.