Apa yang Harus Anda Ketahui Tentang Proses Pemilihan Vendor
Bersikaplah teliti dalam penyelidikan Anda, cari masukan dari semua pemangku kepentingan dan gunakan metodologi berikut untuk memimpin tim ke keputusan pemilihan vendor terpadu.
Tinjauan Awal Semua Proposal Vendor
Sebelum tim seleksi vendor memulai proses evaluasi dan seleksi, semua proposal harus ditinjau untuk kelengkapan dan kejelasan. Setiap kelalaian dan ambiguitas yang jelas harus diklarifikasi oleh vendor yang menyerahkan. Ini akan memastikan bahwa evaluasi dan proses seleksi, sekali dimulai, akan menyeluruh dan efisien.
Catat Persyaratan Bisnis dan Persyaratan Vendor
Pada daftar spreadsheet persyaratan bisnis dan kemudian persyaratan vendor yang dikompilasi pada langkah pertama, Analisis Persyaratan Bisnis. Daftar semua persyaratan yang menyeluruh dan terperinci sangat penting untuk mencapai keputusan yang adil dan adil.
Tetapkan Nilai Penting untuk Setiap Persyaratan
Untuk setiap persyaratan, tetapkan "Nilai Penting" menggunakan skala dari satu hingga sepuluh; di mana 1 sangat tidak penting, dan 10 sangat penting.
Jika tim pemilihan vendor tidak dapat menyetujui nilai penting, kemudian mengumpulkan nilai individu setiap orang dan menghitung "rata-rata" di semua anggota. Jika seorang anggota tim merasa mereka tidak memenuhi syarat untuk memberikan pendapat pada persyaratan tertentu, mereka mungkin tidak mengajukan nilai. Gunakan skor rata-rata dari semua nilai yang dikirimkan dari tim sebagai Nilai Penting untuk persyaratan itu.
Jika suatu persyaratan dikotomis ke titik di mana Anda ingin segera menghilangkan vendor jika mereka tidak dapat memenuhi persyaratan, maka tandai persyaratan itu sebagai "Lulus / Gagal." Misalnya, jika operator asuransi Anda mengharuskan semua kontraktor eksternal yang melakukan pekerjaan di area aman untuk "terikat dan diasuransikan," maka setiap vendor yang tidak memenuhi persyaratan ini akan segera dieliminasi dari pertimbangan lebih lanjut.
Tetapkan Nilai Kinerja untuk Setiap Persyaratan
Langkah ini mungkin merupakan proses terlama dan paling panjang dari seluruh proses pemilihan vendor. Tim harus menetapkan "nilai kinerja" yang mereka yakini bahwa masing-masing vendor bekerja pada setiap persyaratan. Untuk proyek yang lebih besar, Anda mungkin harus memberi setiap anggota tim waktu untuk mengevaluasi setiap proposal untuk mencapai skor kinerja untuk setiap tujuan.
Sekali lagi, jika tim tidak setuju dengan nilai kinerja, maka akumulasi nilai individu setiap orang dan hitung "rata-rata" di semua anggota. Jika seorang anggota tim merasa mereka tidak memenuhi syarat untuk memberikan pendapat pada persyaratan tertentu, mereka mungkin tidak mengajukan nilai. Gunakan skor rata-rata dari semua nilai yang dikirimkan dari tim sebagai nilai kinerja untuk persyaratan untuk vendor individu tersebut.
Jika suatu persyaratan diindikasikan menjadi "Lulus / Gagal" dan tim setuju bahwa vendor individu belum memenuhi persyaratan, vendor tersebut dapat segera dihapus dari pertimbangan lebih lanjut.
Hitung Skor Kinerja Total
Sekarang Anda memiliki "nilai penting" untuk setiap persyaratan dan "skor kinerja" untuk setiap vendor pada setiap persyaratan, Anda dapat menghitung Skor Kinerja Total untuk setiap vendor. Hitung total Skor Kinerja dengan mengalikan Nilai Penting individu dengan Nilai Kinerja vendor. Total jumlah semua Skor Kinerja vendor individu untuk mencapai Skor Kinerja Total untuk vendor.
Pilih Vendor Menang
Skor total kinerja tidak dimaksudkan sebagai nilai mutlak penentuan proposal vendor. Ini harus digunakan sebagai panduan untuk menyoroti perbedaan antara vendor dan memicu diskusi yang bermakna di antara anggota tim.
Proposal yang jatuh order-of-besarnya di bawah pelari depan dapat dihilangkan jika tim setuju.