Kantor Liburan Penutupan: Beritahu Karyawan, Pelanggan, dan Vendor
Pastikan Anda memberi tahu pemangku kepentingan utama di perusahaan Anda setidaknya dua sampai empat minggu sebelumnya. Karyawan dapat diberi tahu / diingatkan menggunakan sisipan di gaji mereka. Pelanggan dapat diberi tahu di situs web Anda dan melalui pesan petugas otomatis di sistem ponsel Anda. Vendor (terutama yang memiliki jadwal pengiriman berulang) dapat diberitahukan melalui email atau surat pos reguler.
Beri tahu Staf / Layanan Keamanan
Kirim memo ke personel keamanan Anda atau layanan keamanan yang memberi tahu mereka tentang tanggal penutupan. Pastikan daftar kontak darurat Anda sudah diperbarui dengan nomor telepon karyawan utama.
Ubah Ucapan Petugas Otomatis
Jadwalkan sambutan otomatis Anda di sistem telepon Anda untuk mencerminkan bahwa kantor telah ditutup. Pastikan Anda juga menyatakan kapan kantor akan dibuka kembali. Jika Anda menyediakan layanan darurat (yaitu pemanasan dan pendinginan, pipa ledeng, dll.), Pastikan untuk memberi tahu penelepon Anda cara menghubungi layanan penjawab atau ponsel Anda selama pematian.
Beri tahu Layanan Menjawab
Jika Anda menggunakan layanan penjawab pastikan untuk memberi tahu mereka tentang tanggal bahwa kantor akan ditutup dan pastikan daftar kontak Anda sudah diperbarui dengan nomor telepon karyawan yang akan dihubungi.
Ubah Sambutan Pesan dan Buat Email Balas Otomatis
Jika sistem telepon Anda memungkinkan panggilan eksternal untuk berdering langsung ke meja karyawan Anda, maka Anda perlu memastikan bahwa mereka menggunakan salam pesan suara sementara atau "Di luar Kantor" yang memungkinkan penelepon mengetahui bahwa mereka tidak ada di kantor.
Karyawan Anda juga harus memberi tahu penelepon kapan mereka akan kembali dan apa yang harus dilakukan jika mereka membutuhkan bantuan segera ketika kantor tutup untuk liburan. Selain itu, pastikan untuk membuat email secara otomatis di luar Kantor .
Kurangi Termostat
Hemat energi dan uang dengan mengatur kembali (atau memprogram ulang) termostat kantor Anda selama shutdown.
Pencadangan Server
Jika Anda memiliki komputer dan server penting, pastikan siklus pencadangan berjalan dengan baik sebelum dan sesudah shutdown. Kurangi ekspos terhadap bencana dengan menjadwalkan pencadangan offsite Anda untuk pengambilan awal daripada menunggu setelah penutupan liburan berakhir.
Matikan Peralatan Kantor
- Lampu meja
- Mesin Fotokopi
- Kalkulator
- Lampu Overhead
- Shredder
Matikan Komputer & Periferal
- Komputer
- Monitor
- Scanner
- Pencetak
Jangan dimatikan
- Mesin faks
- Sistem Telepon
- Komputer Server
- Pemanas / Lampu untuk Tangki Ikan Tropis