Lebih penting lagi, perlu untuk memberikan informasi tentang bagaimana menghubungi seseorang dalam bisnis sambil bepergian.
Akan sangat membuat frustrasi bagi pelanggan untuk ditolak dan tidak tahu bagaimana menghubungi Anda. Tidak masalah jika posisi Anda dalam penjualan, layanan, atau bahkan pengembangan produk. Semua panggilan pelanggan penting dan perlu dihadiri secara profesional.
Konten email yang mengingatkan pelanggan dan rekan yang mencoba berkomunikasi dengan Anda melalui email harus konsisten dengan konten pesan suara yang akan menyapa penelepon. Jika Anda menggunakan Outlook 2010 dan terhubung melalui server Microsoft Exchange, pertama klik pada tab File, lalu klik ikon Automatic Replies.
Ini kemudian akan memulai proses pembuatan email sementara yang dikirimkan kepada semua yang telah mengirim email saat Anda keluar dari kantor. Balasan otomatis dikirim karena Anda telah mengaktifkan pesan sementara ini. Daftar petunjuk langkah demi langkah untuk membuat email ini dapat dilihat di sini: email di luar kantor untuk Outlook Exchange
Jika Anda tidak terhubung melalui server Microsoft Exchange, prosesnya sedikit berbeda karena tidak ada ikon “Balasan Otomatis” pada jenis akun email ini. Panduan langkah demi langkah untuk membuat jenis email yang sama ini untuk pengguna non-Exchange dapat dilihat di sini: Tidak Ada di Kantor untuk yang lainnya
Langkah selanjutnya adalah membuat konten dari email yang akan dikirim ke semua yang mengirimi Anda email saat Anda jauh dari kantor. Email ini harus menyampaikan berapa lama Anda akan keluar dari kantor, bagaimana Anda dapat dihubungi selama ketidakhadiran Anda (jika perlu) dan siapa dalam bisnis untuk menghubungi bukan Anda jika Anda tidak ingin dihubungi selama waktu Anda jauh dari kantor.
Contoh:
Halo,
Terima kasih untuk email anda. Saya sedang keluar dari kantor dan akan kembali pada hari Senin, 1 Desember. Saya akan memiliki akses terbatas ke email selama waktu ini, maka tanggapan saya mungkin sedikit tertunda. Jika Anda membutuhkan bantuan segera, silakan kirim email ke asisten saya, Barbara Colson. Alamat emailnya adalah bcolson@xyz.com.
Selamat berlibur!
Shahira
Microsoft menawarkan templat dan contoh lain yang dapat ditemukan di sini: Templat dan contoh di luar Kantor. Jangan lupa untuk mematikan pesan sementara ini ketika Anda kembali ke kantor, jika tidak, siapa pun yang mengirim email kepada Anda setelah Anda kembali ke kantor akan terus menerima pesan yang sama ini.
Sekarang Anda telah membuat email keluar, pembuatan pesan suara keluar yang sama dan konsisten yang menyapa semua penelepon Anda mudah. Gunakan kata-kata yang sama dari email, referensi siapa yang harus dihubungi dalam ketidakhadiran Anda dan nyatakan ketika Anda akan kembali.
Untuk pesan suara, Anda perlu memberikan nomor telepon orang itu, bukan alamat emailnya.
Contoh:
Halo,
Anda telah mencapai meja Shahira Raineri. Tolong dengarkan seluruh pesan ini. Saya akan keluar dari kantor sampai Senin, 5 Januari. Jika Anda memerlukan bantuan segera, silakan hubungi asisten saya, Barb Colson. Nomor teleponnya adalah 212-555-xxxx.
Saya berharap dapat berbicara dengan Anda ketika saya kembali. Terima kasih.