Etika Bisnis dari Ucapan Pesan Suara
Ketika petugas otomatis mentransfer panggilan ke ekstensi itu, ekstensi berikutnya yang tersedia akan menerima panggilan. Jika semua ekstensi Departemen Akuntansi sibuk atau tidak tersedia, maka panggilan akan dialihkan ke kotak pesan suara departemen.
Opsi Sambutan Voicemail
Tergantung pada sistem telepon yang Anda miliki di perusahaan Anda, mungkin ada opsi berbeda untuk jenis salam pesan suara yang diizinkan Anda buat. Ini termasuk:
- Ucapan Pesan Suara Umum
Sambut pesan suara umum digunakan sebagai ucapan pesan suara default jika tidak ada jenis ucapan lain yang disetel. - Ucapan Pesan Suara Internal
Ini digunakan untuk menyapa orang-orang yang memanggil departemen Anda dari dalam perusahaan Anda sendiri (yaitu dari ekstensi lain). Umumnya, ini hanya berlaku untuk perusahaan yang sangat besar. - Ucapan Pesan Suara Eksternal
Ucapan ini akan dimainkan untuk orang-orang yang menelepon dari luar perusahaan Anda. Petugas otomatis sistem telepon Anda dapat memainkan salam perusahaan umum yang akan didengar oleh semua penelepon eksternal. Jika nama perusahaan Anda disebutkan dalam ucapan itu, Anda tidak perlu mengatakannya lagi dalam ucapan departemen Anda.
- Ucapan Pesan Suara Sementara atau "Di Luar Kantor"
Sambut pesan suara sementara atau di luar kantor diatur ketika seluruh departemen tidak akan tersedia untuk jangka waktu tertentu. Sebagai contoh, departemen hanya bekerja antara jam 8:00 pagi sampai 5:00 sore atau ada pertemuan departemen wajib yang menghapus semua orang dari menjawab telepon. Kebanyakan sistem pesan suara akan memungkinkan Anda menetapkan tanggal dan waktu kedaluwarsa sehingga Anda tidak perlu mengingat untuk mematikannya ketika departemen Anda kembali ke operasi normal.
- Di Telepon (Sibuk) Ucapan Pesan Suara
Sambutan ini digunakan untuk memberi tahu penelepon bahwa departemen tersedia tetapi tidak ada yang dapat menerima panggilan mereka segera karena semua ekstensi di kumpulan departemen sibuk dengan penelepon lainnya.
Unsur-Unsur Sambutan Good Voicemail Department
- nama departemen
- Pernyataan bahwa Anda tidak dapat menerima panggilan mereka sekarang
- Undangan untuk meninggalkan pesan
- Ketika mereka dapat mengharapkan panggilan kembali
- Opsi tambahan yang tersedia (misalnya "Tekan tombol pound untuk kembali ke ...")
- Alamat situs web jika dapat memberikan informasi yang berarti
- Tidak lebih dari 20 - 25 detik (rule-of-thumb)
- Jangan mulai dengan "Panggilan Anda sangat penting bagi kami ..." salam. Frasa ini terlalu sering digunakan dan biasanya adalah "mematikan" bagi penelepon.
- Hindari memberikan terlalu banyak informasi dan membuat sapaan yang terlalu panjang.
Contoh Salam Good Voicemail Department
- Anda telah mencapai Departemen Akuntansi. Semua perwakilan kami sibuk melayani penelepon lainnya. Daripada membuang waktu berharga Anda, kami ingin membalas panggilan Anda dalam dua jam kerja. Jika Anda ingin kembali ke menu sebelumnya, tekan bintang sekarang. Jika tidak, tinggalkan pesan rinci dengan nama dan nomor Anda. Setelah Anda merekam pesan Anda, Anda dapat menekan tombol pound untuk opsi lainnya. Terima kasih telah menelepon.
- Anda telah mencapai Departemen Penjualan di Operations Tech, Inc. Semua perwakilan penjualan kami sibuk melayani pelanggan lain tetapi kami ingin membalas panggilan Anda sesegera mungkin. Untuk informasi harga saat ini atau untuk memeriksa status pesanan Anda, silakan kunjungi kami di web. Jika tidak, silakan tinggalkan pesan kepada kami dengan nama dan nomor Anda setelah nada. Jika Anda ingin kembali ke menu sebelumnya, tekan tombol bintang sekarang.
- Anda telah mencapai Departemen Akuntansi di Operations Tech, Inc. Departemen ini sedang ditutup. Jam operasi normal kami adalah dari jam 8:00 pagi hingga 5:00 sore hari Senin sampai Jumat. Kami tutup pada hari Sabtu dan Minggu. Anda dapat menekan tombol bintang kapan saja untuk kembali ke menu sebelumnya. Jika tidak, silakan tinggalkan pesan kepada kami dengan nama dan nomor Anda dan kami akan membalas panggilan Anda ketika kantor dibuka kembali. Anda dapat menutup telepon setelah meninggalkan pesan atau menekan tombol pound untuk opsi tambahan. Terima kasih telah menelepon.
Sambutan Pesan Buruk
- Anda telah mencapai Departemen Penjualan. Tinggalkan kami pesan.
- Halo. Anda telah mencapai Departemen Akuntansi di XYZ.com. Semua akuntan saat ini menghadiri pertemuan departemen wajib dan tidak ada yang tersedia untuk menerima panggilan Anda. Panggilan Anda sangat penting bagi kami dan kami ingin membalas panggilan Anda segera setelah kami kembali. Namun, ini adalah akhir tahun dan backlog panggilan kami sangat panjang. Jika Anda menelepon tentang melakukan pembayaran untuk akun yang tertunda, pastikan untuk memberi tahu kami di pesan Anda sehingga kami dapat segera menghubungi Anda kembali. Jika tidak, harap tunggu nada dan beri kami pesan rahasia terperinci.
- Departemen ditutup. Silakan tinggalkan pesan setelah nada.