Etiket Bisnis Petugas Otomatis
Cara tercepat dan termudah untuk memprogram dan merekam fitur petugas otomatis dari sistem telepon Anda adalah dengan menulis skrip pada program pengolah kata. Pilih seseorang untuk merekam naskah yang memiliki suara ramah, dapat berbicara tanpa gagap atau ragu-ragu dan dapat mengucapkan dan mengumumkan setiap kata dan nama dengan jelas.
Ucapan Petugas Otomatis
Bagian pertama dari naskahnya adalah sapaannya. Ini adalah kesempatan Anda untuk mempresentasikan perusahaan Anda kepada penelepon Anda dan secara lisan menyambut mereka di perusahaan Anda.
Attendant Greeting Do's Otomatis
- Mulailah dengan penghargaan atas panggilan atau bisnis mereka
- Jangan biarkan salam pendek sehingga pemanggil yang kembali tidak ditunda setiap kali mereka menelepon
- Gunakan slogan, slogan perusahaan, dan nama situs web Anda, atau keduanya jika Anda memilikinya.
Ucapan Salam Attendant Otomatis
- Jangan gunakan lebih dari dua atau tiga kalimat untuk menyambut penelepon Anda
- Jangan mempromosikan situs web Anda jika tidak memiliki sesuatu yang berharga untuk ditawarkan kepada pelanggan Anda
- Jangan membuat slogan atau tagline hanya untuk mengisi sapaan.
Opsi Attendant Otomatis
Bagian terpenting dari petugas otomatis adalah menyajikan opsi yang harus dipilih oleh penelepon Anda untuk mendapatkan orang yang mereka perlu ajak bicara. Ada dua jenis penelepon: (1) orang yang tidak familier dengan perusahaan Anda dan perlu bimbingan dan (2) penelepon yang tahu persis siapa yang perlu mereka ajak berbicara dan mengetahui ekstensi mereka.
Pilihan Attendant Operator Otomatis
- Gunakan opsi yang diterima secara umum. Misalnya, "Tekan nol untuk Resepsionis," "Tekan tombol pound untuk kembali ke menu sebelumnya."
- Beri tahu penelepon Anda sesegera mungkin ketika mereka dapat menghubungi ekstensi pihak mereka jika mereka sudah mengetahuinya.
- Jangan biarkan penelepon Anda tahu sebelumnya jika opsi menu Anda telah berubah baru-baru ini. Hapus pemberitahuan ini setelah tiga minggu.
- Masukkan opsi yang paling sering disebut pertama.
- Berikan deskripsi opsi sebelum Anda memberikan nomor opsi. Misalnya, "Untuk Dukungan Pelanggan, tekan '5'."
- Periksa dokumentasi sistem Anda untuk nomor opsi menu yang dipesan. (Misalnya, semua ekstensi dimulai dengan angka "8" dan karena itu "8" tidak dapat digunakan sebagai opsi menu).
Opsi Attendant Otomatis Tidak Dilakukan
- Jangan mengatakan "Harap" sebelum Anda menyajikan setiap opsi (misalnya, "Silakan tekan 1 untuk ... Silakan tekan 2 untuk ... Silakan tekan 3 ke ..." dll.)
- Jangan menyajikan lebih dari enam opsi sekaligus. Jika Anda memiliki lebih dari enam opsi, buat struktur menu multi-tier. Misalnya, "Untuk opsi Penjualan dan layanan, tekan 5."
- Jangan berasumsi semua orang memiliki telepon touchtone. Jika opsi menu tidak dipilih dalam tiga detik dari akhir sambutan, hubungkan pemanggil ke resepsionis.
Contoh Skrip Attendant Otomatis
- Terima kasih telah menghubungi The Operations Tech Company, di mana "Teknologi dan bisnis bersatu." Jika Anda tahu ekstensi pihak Anda, Anda dapat meneleponnya kapan saja. Jika tidak, pilih dari salah satu opsi berikut. Untuk Layanan Pelanggan, tekan '1'. Untuk Dukungan Teknis, tekan '2'. Untuk jam kerja reguler kami, tekan '3'. Untuk akunting, tekan '4'. Untuk Pembelian, tekan '5'. Untuk menemukan lokasi di dekat Anda, tekan '6'. Jika tidak, tekan '0' untuk resepsionis atau tetap di telepon dan seseorang akan segera membantu Anda.
- Selamat datang di Perusahaan Teknologi Operasional. Untuk memeriksa status akun Anda, kunjungi kami di web. Jika Anda mengetahui ekstensi orang itu, Anda dapat meneleponnya kapan saja. Untuk direktori perusahaan, tekan '1'. Jika Anda mengetahui ekstensi orang itu, Anda dapat meneleponnya kapan saja. Untuk direktori perusahaan, tekan '1'. Untuk Dukungan Teknis, tekan '2'. Untuk Layanan Pelanggan, tekan '3'. Untuk Penjualan dan Pemasaran, tekan '4'. Jika Anda ingin berbicara dengan resepsionis, tekan '0' atau tetap di telepon dan salah satu anggota staf kami yang ramah akan membantu Anda. Terima kasih telah menghubungi The Operations Tech Company, di mana "Teknologi dan bisnis bersatu."
After-hours, Weekend & Shutdown Otomatis Petugas Ucapan
Jika bisnis Anda tutup setelah waktu tertentu atau pada akhir pekan dan tidak ada yang menjawab atau membantu penelepon Anda, buat ucapan petugas otomatis setelah jam kerja. Sampaikan kepada penelepon Anda bahwa bisnis telah ditutup dan minta mereka untuk menelepon balik di akhir. Juga, sertakan jam operasi normal Anda.
Contoh Naskah Penjaga Otomatis Setelah Jam Kerja / Akhir Pekan
- Terima kasih telah menelepon Perusahaan Operasional Teknologi. Kami sedang ditutup. Kami buka dari jam 9 pagi sampai jam 10 malam, Senin sampai Jumat, dan jam 10 pagi sampai siang hari Sabtu, Waktu Standar Tengah. Jika Anda tahu ekstensi pihak Anda, Anda dapat meneleponnya kapan saja. Jika tidak, silakan hubungi kembali selama jam kerja normal kami sehingga kami dapat membantu Anda. Terima kasih telah menghubungi The Operations Tech Company, di mana "Teknologi dan bisnis bersatu." Selamat tinggal.
- Terima kasih telah menelepon Perusahaan Operasional Teknologi. Kami sedang ditutup. Jika ini adalah situasi darurat, silakan hubungi layanan penjawaban kami di 585-555-1234. Jika Anda tahu ekstensi pihak Anda, Anda dapat meneleponnya kapan saja. Jika Anda memiliki akun dengan kami, Anda dapat memeriksa status Anda 24 jam sehari 7 hari seminggu di www.operationstech.about.com. Jam kerja normal kami adalah dari jam 9 pagi hingga jam 5 sore hari Senin sampai Jumat, dan jam 10 pagi sampai tengah hari pada hari Sabtu, Waktu Standar Tengah. Jika tidak, silakan hubungi kembali selama jam kerja normal kami sehingga kami dapat membantu Anda. Terima kasih telah menghubungi The Operations Tech Company, di mana "Teknologi dan bisnis bersatu." Untuk mengulangi pesan ini, tekan tombol pound. {3 detik jeda} Selamat tinggal.
Ucapan Petugas Otomatis Musiman
Untuk mempromosikan spesial musiman perusahaan Anda atau hanya untuk menyampaikan ucapan musiman khusus kepada semua penelepon Anda, Anda mungkin ingin memberi pengantar sambutan otomatis kepada Anda untuk waktu yang terbatas. Gunakan ini dengan hemat dan hanya jika itu mencerminkan semangat perusahaan Anda. Misalnya, ucapan liburan musiman yang berharap para penelepon Anda sukacita dan kemakmuran di Tahun Baru tidak akan cocok untuk sebuah agen koleksi.
- Anda telah mencapai Perusahaan Teknologi Operasi. Dari "keluarga kami" hingga "keluarga Anda," kami ingin mengucapkan selamat musim liburan dan Tahun Baru yang sukses. Jika Anda tahu ekstensi pihak Anda, Anda mungkin ...
- Terima kasih telah menelepon Perusahaan Operasional Teknologi. Tanyakan kepada perwakilan layanan pelanggan Anda tentang diskon ke-4 Juli kami untuk semua layanan penggantian. Jika Anda tahu ekstensi pihak Anda, Anda mungkin ...
Berlatih dan Menguji
Sebelum Anda merekam skrip petugas otomatis Anda, minta orang yang Anda pilih untuk membacanya berlatih beberapa kali di depan Anda. Gunakan ini untuk menyempurnakan pelafalan dan pemberitaan. Setelah ucapan baru dicatat, segera hubungi sistem telepon Anda untuk memeriksa rekaman karena kesalahan dan pastikan semua opsi diumumkan berfungsi sebagaimana dimaksud.