Cara Menempatkan Penelepon Secara Profesional di Tahan

Etika Bisnis Teknik Telepon

Hal terakhir yang ingin didengar oleh penelepon melalui telepon adalah bahwa mereka akan ditunda. Ketika seorang penelepon ditahan, 60 detik terasa seperti keabadian. Salah satu cara untuk mematahkan persepsi tentang waktu yang tidak masuk akal ini adalah dengan memprogram sistem telepon Anda untuk memutar musik dan / atau pesan informasi tentang perusahaan Anda sementara si penelepon menunggu di telepon untuk Anda.

7 di Hold Do's

1. Sapa si penelepon dengan sopan atau gunakan sapaan standar perusahaan Anda (misalnya, "Terima kasih sudah menelepon. Ini Jim Bucki. Bagaimana saya bisa membantu Anda?").

1. Tunggulah jeda dalam percakapan untuk memberi tahu mereka bahwa Anda akan menahan mereka.
2. Jelaskan alasan untuk menahan mereka.
3. Katakan kepada mereka Anda akan kembali ke panggilan mereka dalam satu menit.
4. Minta maaf atas ketidaknyamanan atau terima kasih kepada pemanggil untuk menahan ketika Anda kembali ke penelepon.
5. Ambil nomor telepon orang itu dan hubungi mereka kembali jika Anda akan lebih dari 60 detik. dari telepon atau Anda harus menahannya lagi.
6. Sering menggunakan nama pemanggil untuk menambahkan koneksi pribadi ke pemanggil.

5 pada Hold Don'ts

1. Jangan hentikan panggilan untuk menahannya.
2. Jangan biarkan mereka ditahan selama lebih dari satu menit.
3. Jangan biarkan mereka ditahan beberapa kali dalam satu panggilan.
4. Jangan membuat mereka memanggil Anda kembali; Anda memanggil mereka kembali.
5. Jangan kasar — ​​tidak peduli betapa marahnya pelanggan.

2 Contoh Lead-Ins untuk Memanggil Penelepon di Hold

1. "Mr. Smith, bisakah Anda terus sementara saya mengambil file Anda?" {jeda untuk jawaban} "Terima kasih. Saya akan kembali dalam satu menit." {call on hold} "Terima kasih sudah menahan Mr. Smith. Sekarang saya dapat membantu Anda ..."

1. "Ms. Jones, saya akan memeriksa untuk melihat apakah Mr. Johnson bersedia menerima telepon Anda. Bisakah Anda tunggu sebentar?" {jeda untuk jawaban} "Terima kasih. Saya akan segera kembali." {call on hold} "Maaf atas ketidaknyamanan ini. Tuan Johnson tidak ada sekarang. Bolehkah saya memanggil Anda kembali?"

Perlu Mengakhiri Panggilan?

Setelah Anda mengangkat telepon, ada beberapa alasan mengapa Anda perlu mengakhiri panggilan telepon secara profesional.

Yang paling umum adalah "pembicara panjang lebar" yang menghabiskan waktu Anda. Alasan lain, tetapi yang kurang umum adalah penelepon yang menggunakan bahasa yang kasar, mengancam, atau vulgar. Dalam hal ini, Anda harus berkonsultasi dengan kebijakan dan prosedur perusahaan Anda tentang cara menangani situasi ini untuk menghindari konsekuensi hukum apa pun. Pelajari cara untuk mengakhiri panggilan telepon secara profesional, di sini.

Artikel Terkait

• Contoh Sambutan Pesan Internal untuk Telepon Kantor Anda
• Sambutan Pesan Suara untuk Telepon Bisnis Anda
• Tips Penting untuk Etiket Telepon Bisnis