Sistem telepon kelas bisnis yang dibahas di sini adalah untuk kantor dengan sepuluh orang atau lebih.
Fitur Apa yang Anda Butuhkan
Fitur-fitur yang membawa nilai bagi bisnis Anda dan menghubungkan bisnis Anda ke dunia akan meningkatkan total biaya sistem telepon.
Penjual sistem telepon akan mencoba menjual semua lonceng dan peluit (itu pekerjaan mereka), tetapi Anda perlu melihat setiap fitur dan memutuskan apakah itu akan menambah nilai bagi bisnis Anda atau menghemat uang Anda.
Fitur dasar
Berikut adalah beberapa fitur yang lebih umum yang tersedia pada sistem telepon bisnis. Setiap merek berbeda, jadi minta penjual untuk daftar opsi lengkap.
Petugas otomatis biasanya mengambil tempat resepsionis dengan menghadirkan penelepon dengan daftar opsi untuk merutekan panggilan mereka (misalnya, "Tekan 3 untuk berbicara dengan seseorang di Penjualan"). Ini juga dapat memungkinkan penelepon langsung menghubungi ekstensi pihak.
- Fitur Conferencing memungkinkan dua atau lebih ekstensi terhubung untuk dibagikan dalam percakapan. Biasanya, standarnya adalah dua. Jika Anda membutuhkan lebih dari dua, tanyakan berapa jumlah maksimum peserta. Beberapa sistem hanya mengizinkan ekstensi internal untuk di-conferenced. Jika Anda memerlukan panggilan konferensi eksternal, tanyakan juga tentang hal itu.
- Direktori Otomatis memungkinkan penelepon mencari ekstensi karyawan dengan memasukkan beberapa huruf pertama dari nama mereka.
- Pesan Suara memungkinkan pesan ditinggalkan untuk karyawan yang tidak tersedia atau di telepon. Beberapa sistem dapat meneruskan pesan suara ke email karyawan dan mengizinkan peralatan surat suara pihak ketiga yang terpisah untuk berinteraksi dengan peralatan mereka. Tergantung pada harga, ini dapat menghemat uang Anda.
- Call Hold adalah kemampuan untuk menahan panggilan saat pengguna menghadiri hal-hal lain. Biasanya disertakan dengan sistem.
- Call Forwarding memberi pengguna kemampuan untuk meneruskan semua panggilan ke ekstensi lain atau ke pesan suara untuk sementara.
- Speed Dial menghemat nomor telepon yang sering digunakan dan memungkinkan pengguna untuk memanggilnya dengan satu atau dua tombol. Ini adalah penghemat waktu yang berguna untuk nomor yang sering dipanggil.
- Panggil ulang memungkinkan nomor terakhir dipanggil untuk disambung ulang dengan sentuhan tombol.
- Pager memungkinkan pengguna untuk berbicara melalui sistem alamat publik untuk memanggil karyawan atau memberikan pengumuman.
- Music on Hold memberi penelepon Anda sesuatu untuk didengarkan saat mereka ditahan. Ini dapat berupa pesan musik atau pesan yang direkam sebelumnya yang mengiklankan perusahaan Anda.
- Back Up Power akan menyediakan sumber listrik alternatif selama 10 hingga 60 menit jika terjadi pemadaman listrik.
Fitur lanjutan
Fitur-fitur canggih akan menambah biaya signifikan ke sistem total dan akan menambah biaya berkelanjutan selama masa pakai sistem. Namun, ini dapat diimbangi dengan berkurangnya layanan pelanggan dan keuntungan menghemat waktu yang mereka bawa.
- Fitur Lokasi Terpencil memungkinkan koneksi sederhana ke karyawan di luar lokasi atau kantor kecil jarak jauh hanya dengan memanggil ekstensi internal.
- Find Me / Follow Me memungkinkan pengguna untuk meneruskan telepon mereka sesuai permintaan ke telepon lain, ponsel, telepon rumah, sekretaris, dll.
- Computer Telephone Integration (CTI) memungkinkan sistem telepon untuk berinteraksi dengan sistem komputer. Contohnya termasuk kemampuan bagi pengguna untuk mengklik pada nomor telepon di layar dan memiliki sistem telepon secara otomatis menghubungi nomor (mengurangi angka yang salah dan menghemat waktu); atau lewatnya nomor telepon pelanggan ke komputer saat mereka menelepon untuk menarik akun pelanggan dan menampilkannya di layar untuk karyawan sebelum menjawab telepon. Opsi ini sangat mahal.
Seberapa Besar Sistemnya
Pertanyaan berikutnya yang harus Anda jawab adalah di mana Anda menginginkan telepon. Daftar berikut mengidentifikasi tempat umum yang Anda inginkan untuk mencari ekstensi telepon:
- Resepsionis
- Setiap kantor
- Mesin fax
- Terminal kartu kredit, port data
- Ruang konferensi
- Lantai toko / gudang
- Area umum (ruang tunggu, lorong, jalan masuk, dll.)
Selanjutnya, Anda harus menentukan berapa banyak panggilan telepon simultan yang akan masuk dan keluar dari kantor. Jumlah total panggilan masuk dan keluar pada saat tertentu adalah jumlah garis (atau batang) yang Anda perlukan.
Konfigurasi umum adalah 3, 8, 12, 16, 24 atau 48 baris. Sistem yang lebih besar memiliki slot ekspansi sehingga Anda dapat menambahkan lebih banyak garis di kemudian hari. Ingat untuk memperhitungkan pertumbuhan masa depan (25% tidak jarang terjadi). Penting: jika Anda meremehkan ini, penelepon akan mendapatkan sinyal sibuk jika semua saluran sedang digunakan.
Menemukan Dealer Sistem Telepon
Menemukan dealer tidak sulit. Pertama, Anda dapat mencari di Web untuk “Peralatan & Perlengkapan Telepon” untuk mencari dealer yang dekat dengan Anda.
Pameran dagang teknologi bisnis dan perkantoran juga merupakan tempat yang baik untuk memulai. Anda tidak hanya dapat memenuhi penjualan dan mendukung orang, tetapi Anda juga dapat mencoba sistem.
Akhirnya, cara terbaik adalah bertanya-tanya. Tanyakan kepada orang-orang yang Anda kenal yang memiliki bisnis dengan kantor. Anda juga bisa mendapatkan penilaian mereka tentang kualitas peralatan dan tingkat layanan yang disediakan.
Menghitung Biaya Total
Total biaya sistem akan terdiri dari komponen-komponen berikut:
- Unit Dasar / Sistem adalah unit yang mengendalikan keseluruhan infrastruktur telepon. Biaya tergantung pada jumlah fitur yang Anda miliki, jumlah set telepon yang dapat ditangani, dan jumlah baris yang berasal dari perusahaan telepon.
Set Handsets / Meja adalah unit yang duduk di meja atau melekat pada dinding. Mereka datang dalam berbagai gaya, kemampuan, dan harga. Harga dapat berkisar dari $ 70 hingga $ 1.000. Contohnya meliputi: Dasar (termurah), tingkat menengah, Eksekutif / High-End, Set Resepsionis (paling mahal) dan Unit Meja Konferensi. Pilihan lainnya termasuk headset hands-free dan koneksi nirkabel. Sebagian besar handset adalah milik dan hanya akan bekerja dengan sistem dasar dari pabrikan itu. Jika Anda mengganti sistem telepon yang ada, biaya semua handset baru (jika Anda mengubah merek) dapat membuat upgrade ke model yang lebih tinggi berikutnya satu-satunya solusi terjangkau yang Anda miliki.
- Pengkabelan adalah pembuluh darah organisasi dan tidak boleh dipinggirkan. Jika Anda sedang membangun kantor, pasang kabel tambahan dan wadah di area mana pun yang Anda pikir Anda mungkin memerlukan telepon di masa depan. Biaya akan menjadi sebagian kecil dari biaya jika Anda harus kembali lagi nanti dan membuat lubang di langit-langit dan dinding. Jika Anda memasangnya di gedung dengan kabel yang ada, minta dealer memeriksa pengkabelan untuk kompatibilitas sebelum Anda menandatangani kontrak.
- Instalasi dan Konfigurasi Awal akan menjadi bagian proyek yang paling memakan waktu. Sistem telepon tidak berfungsi di luar kotak dan kemungkinan besar harus dipasang dan pada awalnya dikonfigurasikan oleh teknisi yang terlatih. Agar dapat berdiri dan berlari secepat mungkin, pastikan ini termasuk dalam kontrak. Pilihan lain yang dapat dinegosiasikan adalah pemeliharaan, modifikasi masa depan, dan pelatihan untuk karyawan Anda.
Membuat Keputusan Akhir
Keputusan terakhir ada di pundak Anda. Tenaga penjual sistem telepon bisa agresif, tetapi ingat bahwa Anda adalah "pelanggan" dan Anda bertanggung jawab. Untuk mendapatkan harga terbaik untuk sistem yang Anda inginkan, kirimkan persyaratan Anda ke beberapa perusahaan dan biarkan mereka menawar proyek tersebut. Pastikan Anda mendapatkan proposal terperinci yang mencakup semua area yang diuraikan di atas.
Anda tidak akan mendapatkan perbandingan antara apel dengan apel, jadi minta agar biaya fitur dicantumkan secara terpisah (atau terperinci, jika disertakan sebagai paket fitur). Ini akan memungkinkan Anda untuk menentukan apa yang menyebabkan perbedaan harga. Jika Anda masih tidak yakin dengan pemimpin yang jelas, mintalah untuk melihat demo di situs pelanggan yang sudah ada. Terakhir, bandingkan proposal dan pilih proposal yang memenuhi kebutuhan Anda, memungkinkan untuk pertumbuhan dan, yang paling penting, Anda merasa paling nyaman dengan.