Pastikan Anda menyampaikan rasa hormat kepada klien dan penelepon lainnya
Voicemail telah menjadi bagian standar dari setiap sistem telepon kelas bisnis . Tidak hanya mengetahui bagaimana meninggalkan pesan telepon suara profesional yang mencerminkan positif pada perusahaan Anda, penting juga bagi citra profesional Anda.
Setiap karyawan yang menggunakan telepon sebagai bagian dari pekerjaan mereka harus tahu cara meninggalkan pesan telepon profesional. Berikut adalah beberapa kiat bagi karyawan baru atau yang tidak berpengalaman untuk meninggalkan jenis pesan telepon profesional dan sopan yang akan dikembalikan.
01 - Pikirkan Pertama
02 - Perkenalkan Diri Anda
Mulai setiap pesan voicemail dengan memperkenalkan diri Anda, sehingga penerima tahu siapa yang menelepon segera. Ini harus menyertakan nama lengkap dan nama perusahaan Anda. Contoh: "Ini Jane Doe menelepon dari Perusahaan X untuk Suzy Jones tentang akun Anda." Pastikan Anda tahu cara mengucapkan nama orang yang Anda panggil, Anda tidak ingin menghina mereka bahkan sebelum Anda berbicara dengan mereka.
03 - Bicaralah Lambat
Bicara cukup pelan sehingga orang yang menerima pesan dapat mendengar setiap kata. Ini sangat membuat frustrasi ketika Anda pergi untuk mengambil pesan hanya untuk menemukan bahwa orang lain berbicara terlalu cepat untuk dipahami. Pastikan jika Anda meninggalkan nomor panggilan balik, Anda mengulanginya dua kali sehingga orang tersebut dapat mencatatnya.
04 - Bicaralah dengan Jelas
Berbicara langsung ke corong telepon Anda dengan nada suara yang jelas dan memadai. Jangan pegang telepon di antara pipi dan bahu Anda sehingga corong diposisikan oleh leher Anda; itu baik-baik saja saat Anda sedang menelepon atau ketika telepon berdering di ujung yang lain, tetapi tidak begitu Anda terhubung.
05 - Keep It Short
Anda tidak perlu meninggalkan setiap detail pada pesan voicemail Anda. Sebagian besar sistem telepon bisnis memiliki batas waktu satu hingga dua menit untuk pesan sebelum mengakhiri panggilan. Berikan ringkasan singkat alasan panggilan Anda dan tutup dengan permintaan untuk panggilan kembali.
06 - Akhiri Secara Profesional
Sama seperti surat bisnis profesional, akhiri dengan memberikan informasi kontak Anda. Jika Anda orang tersebut tidak akrab dengan Anda atau mungkin kesulitan menempatkan Anda, ulangi nama dan perusahaan Anda bersama dengan cara terbaik untuk menghubungi Anda. Jika Anda sudah memiliki hubungan kerja yang kuat, Anda mungkin tidak perlu mengulangi nama Anda, tetapi tetap pastikan untuk memberi mereka nomor terbaik untuk menghubungi Anda kembali, dan berapa kali Anda akan tersedia.
07 - Menjatuhkan Panggilan?
Jika Anda yakin pesan voicemail Anda dijatuhkan oleh sistem pesan suara sebelum Anda selesai, coba panggilan lagi dan lanjutkan dengan memberi tahu orang yang Anda yakini bahwa pesan Anda sebelumnya mungkin telah dihapus. Cobalah untuk membuatnya singkat; Anda tidak ingin datang sebagai hama. Hanya sebutkan nama Anda lagi dan tinggalkan nomor Anda, dengan ucapan seperti, "Saya hanya ingin memastikan Anda menerima pesan saya, itu terdengar seperti kami terputus. Terima kasih!"
08 - Berlatih dan Uji Diri Anda
Jika Anda tidak yakin atau merasa gugup untuk meninggalkan pesan bisnis, e, berlatihlah dengan teman atau kolega. Tinggalkan pesan contoh pesan suara dan minta kritik dari mereka: Apakah Anda berbicara terlalu cepat, atau apakah Anda sulit untuk memahaminya? Mungkin ada baiknya Anda meninggalkan pesan suara untuk mendengarkan bunyi Anda.