Bagaimana Tenggat Waktu Baru Mempengaruhi W-2 Koreksi
Perubahan batas waktu pengarsipan untuk formulir W-2 dan W-3 akan mengharuskan bisnis Anda melakukan perubahan dalam prosedur Anda.
Batas waktu untuk mengisi formulir W-2 dan W-3 dengan Administrasi Jaminan Sosial (SSA) telah diubah. Untuk formulir 2017, batas waktu pengarsipan adalah 31 Januari 2018.
Batas waktu untuk mengisi formulir dengan SSA sekarang sama dengan tenggat waktu untuk menyediakan formulir W-2 kepada karyawan.
Jika Anda ingin memberi waktu kepada karyawan untuk menerima formulir dan perubahan yang harus dilakukan, Anda harus memberikan formulir W-2 kepada karyawan lebih awal pada bulan Januari. Ini jauh lebih mudah untuk melakukan koreksi sebelum mengajukan dengan SSA.
Temukan detail lebih lanjut tentang batas waktu pengarsipan baru dalam artikel ini tentang batas waktu laporan pajak pembayaran tahunan 2018 , untuk pajak gaji tahun 2017.
Bagaimana Perubahan Batas Waktu Mempengaruhi W-2 Kesalahan Formulir
Di masa lalu, Anda memiliki satu bulan untuk memberikan formulir W-2 kepada karyawan dan memastikan mereka benar sebelum mengirimkannya ke Administrasi Jaminan Sosial. Dengan dua tenggat waktu yang sekarang sama, Anda mungkin ingin memberikan W-2 kepada karyawan di awal bulan Januari, sehingga kesalahan dapat diperbaiki.
Jika tidak, Anda harus mengikuti prosedur ini untuk memperbaiki kesalahan dalam W-2 dan W-3.
Mengoreksi W-2s dan W-3 menggunakan W-2C dan W-3C
Jika Anda telah mengeluarkan pernyataan W-2 yang salah kepada karyawan, baik sebelum atau sesudah Anda mengajukan formulir pengiriman W-3 dengan Administrasi Keamanan Sosial, Anda harus mengisi formulir W-2c dan W-3c .
Pertama, review dari W-2 Form Requirements
Anda harus menyiapkan dan mendistribusikan W-2 kepada setiap karyawan, menunjukkan upahnya dan menahan untuk tahun itu, pada akhir Januari tahun depan. Pada akhir Januari, Anda harus menyiapkan formulir pengiriman W-3 dan mengirimkannya bersama dengan semua formulir W-2, ke SSA.
Tenggat waktu yang pasti berubah setiap tahun karena liburan dan akhir pekan. Berikut adalah artikel terbaru yang menunjukkan tenggat waktu yang tepat untuk tahun pajak saat ini.
Kesalahan dalam Nama Karyawan, SSN
Jika sebelumnya Anda melaporkan nama karyawan atau nomor jaminan sosial dengan benar dan tahun ini nama / SSN salah, selesaikan W-2c hanya melalui kotak i. Jangan melengkapi kotak bernomor dengan informasi upah dan pemotongan. Jika ini adalah pertama kalinya Anda salah melaporkan nama / SSN, cukup lakukan ulang W-2 yang asli dan berikan kepada karyawan. Jika Anda mengirim formulir ke SSA bersama dengan W-3, Anda harus melakukan W-2c dan W-3c.
Nama Tidak Ada atau Nomor Jaminan Sosial
Jika kesalahan adalah nama karyawan atau SSN yang hilang, Anda tidak dapat menggunakan W-2c untuk menambahkan informasi ini. Instruksi untuk Formulir W-2C dan W-3C menyatakan bahwa Anda harus menghubungi SSA langsung di 1-800-772-6270.
Kesalahan dalam Jumlah pada Formulir W-2
Jika Anda membuat kesalahan dalam jumlah, baik untuk menahan atau penghasilan, isi W-2c sepenuhnya, menunjukkan jumlah asli dan yang dikoreksi. Anda mungkin juga harus mengajukan 941c jika Anda salah melaporkan upah dan / atau menahan pada 941 - Laporan Pajak Triwulan Pegawai.
catatan tambahan
- Jika Anda membayar upah kepada karyawan karena kesalahan, upah ini masih dikenakan pajak kepada karyawan.
- Jangan menggunakan W-2c untuk melaporkan pembayaran kembali.
- Anda harus menggunakan W-3c terpisah untuk setiap jenis W-2c (ini sama seperti jika Anda mengajukan tipe W-2 yang berbeda).
Baca Instruksi dengan Hati-hati
Artikel ini adalah gambaran umum tentang laporan upah dan pajak ini; itu tidak dimaksudkan untuk menjadi komprehensif. Sebelum Anda menyelesaikan W-2c atau W-3c, baca instruksi (yang ada dalam dokumen) dengan saksama.
Pengingat Tentang Pengajuan Akhir
Pastikan Anda mengeluarkan W-2 untuk karyawan Anda pada tanggal jatuh tempo dan W-3 Anda dikirimkan ke SSA tepat waktu untuk menghindari hukuman karena keterlambatan distribusi dan pengarsipan.