Formulir W-3 adalah bentuk pengiriman yang dikirim ke Administrasi Jaminan Sosial (SSA) yang menunjukkan penghasilan total, upah Jaminan Sosial, upah Medicare dan pemotongan untuk semua karyawan untuk tahun sebelumnya. Judul formulirnya adalah "Pengiriman Pernyataan Upah dan Pajak." Untuk menyiapkan formulir W-3, Anda harus menambahkan upah untuk semua karyawan di setiap kategori, dari semua formulir W-2 karyawan, dan menggunakan total W-2 untuk melengkapi formulir W-3.
Formulir W-2 adalah total upah dan pajak yang diberikan kepada karyawan sehingga mereka dapat mengirimkan informasi ini pada pengembalian pajak penghasilan pribadi mereka.
Kapan Harus Formulir W-3 Diarsipkan?
Anda harus menyerahkan formulir W-3, bersama dengan semua formulir W-2 untuk semua karyawan, sebelum akhir Januari, setelah tahun pajak. Jadi, misalnya, jika Anda sudah menyiapkan W-2 untuk karyawan untuk tahun 2016, Anda harus menyerahkan semua W-2s plus formulir pengiriman W-3, sebelum 31 Januari 2017.
Tenggat waktu 31 Januari adalah sama untuk mengisi formulir kertas dan pengarsipan elektronik.
Tenggat waktu 31 Januari adalah baru untuk 2017 . Ini berarti Anda harus memberikan formulir W-2 kepada karyawan sebelum tanggal ini dan juga mengirimkan formulir W-2 dan W-3 ke SSA pada tanggal yang sama. Sebaiknya berikan formulir kepada karyawan lebih awal pada bulan Januari sehingga ada waktu untuk memperbaiki kesalahan sebelum Anda mengirimkan semuanya ke SSA.
Bagaimana Saya Mendapatkan Formulir W-3?
Anda tidak dapat menyalin formulir W-3 atau mencetaknya dari internet, karena formulir dicetak dengan tinta merah khusus.
Anda harus membeli jenis formulir W-3 yang diperlukan di tempat yang sama dengan tempat Anda membeli formulir W-2, atau Anda dapat menyiapkan prosesor penggajian atau ahli pajak Anda melengkapi formulir ini.
Bagaimana Cara Menyelesaikan Formulir W-3?
Berikut adalah bagian dari Formulir W-3, jika Anda ingin mengerjakannya sendiri. Juga periksa petunjuk untuk formulir ini.
Informasi tentang Majikan. Bagian ini (a sampai h) termasuk informasi umum tentang bisnis Anda sebagai pemberi kerja. Beberapa catatan:
- Jenis pembayar. Sebagian besar bisnis mencentang kotak 941. Formulir 941 adalah formulir laporan upah dan pajak triwulan yang diselesaikan oleh sebagian besar pemberi kerja. Pilihan lain termasuk majikan rumah tangga dan lainnya.
- Jenis majikan. Sebagian besar bisnis akan memeriksa kotak "tidak ada aplikasi". Kotak-kotak lain adalah untuk organisasi nirlaba dan pengusaha pemerintah federal.
- Nomor pendirian. Bagian nomor pendiri disediakan sehingga pengusaha dapat mengidentifikasi berbagai bidang bisnis, baik berdasarkan lokasi, anak perusahaan , atau divisi. Jika Anda mengidentifikasi nomor pendirian, Anda harus memisahkan formulir W-2 dan W-3 untuk setiap pendirian. Atau, Anda dapat menggabungkan semua perusahaan dan menyerahkan semua formulir W-2 bersama-sama, bersama dengan satu formulir W-3.
Upah dan Informasi Pajak. Bagian kedua, bernomor 1 hingga 19, sesuai dengan bagian bernomor pada Formulir W-2. Pada formulir W-3 ini, Anda harus memberikan total untuk semua W-2 yang Anda kirimkan.
Informasi Kontak Pengusaha. Bagian akhir formulir ini mengharuskan Anda memberikan informasi kontak, termasuk alamat email.
Kapan dan Bagaimana Saya Mengajukan Formulir W-3?
Formulir W-3 diperlukan untuk dikirim ke SSA paling lambat akhir Februari, bersama dengan Salinan A dari formulir W-2 W-2 untuk setiap karyawan.
Total untuk setiap item pada W-3 harus sama dengan total untuk semua item ini pada semua formulir W-2 karyawan. W-3 juga mencakup total upah negara dan pemotongan untuk semua karyawan.
Anda harus mengajukan Formulir W-3, bersama formulir W-2 untuk semua karyawan, pada hari kerja terakhir bulan Februari. Lihat artikel tentang batas waktu pengajuan pajak gaji ini untuk informasi spesifik tentang tanggal pengajuan untuk tahun ini.
Batas waktu untuk mengajukan tahun pajak 2016 W-2 dan W-3 adalah 31 Januari 2017,
Jika Anda Mengarsipkan Formulir W-2 Secara Elektronik
Jika Anda memutuskan untuk mengajukan formulir W-2 karyawan secara elektronik ke Administrasi Keamanan Sosial, Anda tidak perlu mengkompilasi semua informasi W-2 dan menyerahkan formulir W-3.
IRS sangat menyarankan Anda memberikan formulir W-2 secara elektronik kepada Administrasi Jaminan Sosial. SSA memiliki dua opsi untuk pengarsipan elektronik, melalui bagian Layanan Bisnis Online:
• W-2 Online. Anda dapat menggunakan formulir W-3 pengisian untuk mengirimkan hingga 50 formulir W-2 dalam satu waktu.
• Unggah File. Anda dapat menggunakan perangkat lunak pajak pembayaran khusus yang memformat file ke spesifikasi SSA untuk Mengarsipkan Formulir W-2 Secara Elektronik (EFW2).
Temukan detail lebih lanjut tentang pengisian formulir W-2 secara elektronik dari Jaminan Sosial.
Bagaimana jika saya Membuat Kesalahan pada W-3?
Jika Anda memiliki kesalahan pada W-3, sebagai hasil dari perhitungan atau jika satu atau lebih W-2 tidak benar, Anda harus mengajukan formulir W-2c dan W-3c dengan Administrasi Jaminan Sosial. Baca lebih lanjut tentang cara memperbaiki kesalahan dalam formulir W-2 dan W-3.