Batas Waktu, Cara Menyelesaikan, Tempat Mengirim Formulir W-2
Formulir W-2 adalah pernyataan yang harus disiapkan oleh pemberi kerja setiap tahun untuk karyawan, yang menunjukkan total pendapatan kotor karyawan, pendapatan Jaminan Sosial, penghasilan Medicare, dan pajak negara bagian dan federal yang dipotong dari karyawan. Tujuan dari formulir ini adalah untuk memberikan informasi kepada karyawan yang harus dimasukkan ke dalam formulir pajak pendapatannya. Ini juga memberikan Administrasi Jaminan Sosial dan informasi IRS untuk memverifikasi pengembalian pajak penghasilan karyawan.
Kapan Formulir W-2 Berutang?
PERUBAHAN PENTING: Dimulai dengan laporan pajak tahunan 2016 dan untuk semua tahun berikutnya, formulir W-2 dan W-3 harus diajukan ke Administrasi Jaminan Sosial (SSA) pada 31 Januari tahun depan. Jadi, untuk pembayaran pajak 2017, Anda harus mengajukan hingga 31 Januari 2018. Perubahan telah diterapkan untuk mengurangi penipuan pajak. Batas waktu pajak pembayaran tahunan 2018 untuk pembayaran pajak 2017 menunjukkan tenggat waktu yang tepat untuk tahun berjalan.
Formulir W-2 harus diberikan kepada karyawan selambat-lambatnya pada akhir Januari, dengan informasi dari tahun kalender sebelumnya. Tenggat waktu ini belum berubah. W-2 harus menyertakan formulir pengiriman W-3 kecuali Anda mengajukan secara online dengan SSA. Batas waktu 31 Januari berlaku untuk pengiriman yang dikirimkan lewat pos dan online ke SSA. Pengajuan setelah batas waktu dapat mengakibatkan hukuman pengajuan terlambat.
Ya, Anda harus mengajukan W-2 dengan Administrasi Jaminan Sosial (SSA) dengan batas waktu yang sama dengan Anda memberikan formulir kepada karyawan.
Ini adalah alasan yang bagus untuk memberi karyawan formulir mereka di awal bulan Januari, sehingga Anda dapat menemukan dan memperbaiki kesalahan sebelum mengajukan dengan SSA.
Bagian Formulir W-2
Bentuk W-2 adalah bentuk multipart:
- Salin A pergi ke Administrasi Jaminan Sosial. Salinan A biasanya dicetak pada bentuk merah laser spacial-scannable. Jika Anda mengajukan salinan kertas, Anda harus menggunakan hanya kertas yang disediakan oleh SSA.
- Salinan 1 adalah untuk kota, negara bagian, atau lokalitas
- Salin B adalah untuk mengajukan dengan pengembalian pajak federal karyawan
- Salin C adalah untuk catatan karyawan
- Salinan 2 adalah salinan lain untuk kota, negara bagian, atau lokalitas
- Salin D adalah untuk catatan majikan.
Di mana Saya Bisa Mendapatkan Formulir W-2?
Anda tidak bisa begitu saja menyalin formulir W-2 dari internet. Seperti disebutkan di atas, Salinan A dari formulir dicetak pada kertas khusus. Anda harus menggunakan formulir resmi. Anda bisa mendapatkan formulir W-2 resmi dari toko fotokopi, beberapa program perangkat lunak pajak (cari versi bisnis kecil), atau pembuat pajak Anda.
Informasi Apa yang Harus Saya Lengkapi Formulir W-2?
Informasi tentang Bisnis Anda
Untuk setiap W-2, Anda harus menyertakan informasi tentang bisnis Anda:
- Nomor ID Perusahaan Anda
- Nama Bisnis Anda
- Alamat Bisnis Anda
- Nomor Nomor Pajak Negara Bisnis Anda (periksa dengan departemen pendapatan negara Anda )
Informasi tentang Karyawan Anda
Untuk setiap karyawan, Anda perlu informasi pribadi terbaru:
- Nomor Jaminan Sosial atau nomor identifikasi pajak lainnya
- Nama
- Alamat
Informasi tentang Penghasilan Karyawan
Selanjutnya, Anda akan membutuhkan informasi tentang total gaji dan pemotongan untuk setiap karyawan untuk tahun lalu:
- Total gaji, pendapatan tip, dan kompensasi lainnya
- Total upah Jaminan Sosial (hingga maksimum Jaminan Sosial )
- Total upah Medicare (sama dengan total upah)
- Tips Keamanan Sosial dan tips yang dialokasikan
Informasi tentang Paket Pensiun
Dalam Kotak 12, Anda harus menunjukkan, untuk setiap W-2, jika setiap karyawan berpartisipasi dalam rencana pensiun atau rencana yang tidak berkualifikasi dengan perusahaan Anda, jika karyawan ini adalah karyawan menurut undang-undang, atau jika orang tersebut menerima pembayaran tunjangan pihak ketiga .
Informasi tentang Manfaat Khusus
Kotak 13 dari W-2 membutuhkan informasi tentang pengurangan untuk rencana tunjangan karyawan dan pemotongan lain yang harus dilaporkan pada pengembalian pajak penghasilan karyawan. Instruksi untuk Formulir W-2 berisi panduan referensi untuk kode Kotak 13.
Nomor Kontrol (Opsional)
Anda mungkin ingin menambahkan nomor kontrol internal pada setiap Formulir W-2 jika Anda membayar banyak karyawan. Anda dapat membuat nomor sendiri, atau perangkat lunak persiapan penggajian Anda dapat menghasilkan nomor ini.
Di mana saya menemukan informasi untuk W-2?
Informasi untuk formulir ini berasal dari daftar gaji Anda, yang menunjukkan total tahun-ke-tanggal untuk setiap karyawan untuk upah dan pemotongan, bersama dengan pemotongan untuk rencana medis, rekening tabungan kesehatan, dan barang-barang lainnya. Anda juga akan membutuhkan formulir W-4 saat ini untuk setiap karyawan. Formulir W-4 digunakan oleh karyawan untuk memberi Anda alamat dan nomor jaminan sosial (atau nomor ID pembayar pajak ).
Bagaimana Saya Menyelesaikan Formulir W-2?
Artikel ini tentang cara melengkapi formulir W-2 menuntun Anda melalui proses selangkah demi selangkah .
Bagaimana Cara Mengirim Formulir W-2? Bisakah Saya Kirim Formulir Online Ini?
Anda mengirim formulir W-2 ke Administrasi Jaminan Sosial (SSA) pada akhir Februari. Ya, Anda dapat mengirimkan formulir ini secara online ke SSA menggunakan layanan Bisnis Online mereka. Jika Anda memiliki 250 atau lebih formulir W-2, Anda harus mengirimkannya ke SSA online.
Bagaimana Jika Saya Membuat Kesalahan pada Formulir W-2?
Sebelum Anda mengirimkan formulir tersebut kepada karyawan, periksa kesalahan umum ini . Jika Anda melakukan kesalahan, Anda dapat dengan mudah memperbaiki formulir dan mengembalikan formulir yang dikoreksi kepada karyawan. Jika kesalahan ditemukan setelah Anda mengirimkan formulir ke Administrasi Jaminan Sosial, inilah proses untuk mengoreksi formulir . Anda juga harus mengirimkan kembali formulir pengiriman W-3.