Diperingatkan sebelumnya adalah hal yang harus dilakukan. Sebelum Anda mengirim formulir W-2 kepada karyawan dan mengajukan formulir ini dengan Administrasi Jaminan Sosial (bersama dengan formulir pengiriman W-3 ), tinjau kesalahan umum ini untuk menghindari masalah.
Formulir Pengajuan W-2 Terlambat
Dimulai dengan tahun pajak 2016, batas waktu pengarsipan untuk formulir W-2 (dan 1099 formulir) telah dipindahkan hingga 31 Januari. Jadi formulir W-2 2017 Anda untuk karyawan harus diserahkan kepada Administrasi Jaminan Sosial selambat-lambatnya 31 Januari , 2018.
Ada hukuman untuk pengajuan terlambat. Baca lebih lanjut tentang tenggat waktu baru untuk formulir W-2 dan 1099.
Menggunakan Formulir W-2 Tahun yang Salah
Gunakan formulir W-2 untuk tahun yang pendapatannya dapat dikenakan pajak, bukan tahun Anda mengisi formulir. Misalnya, untuk upah karyawan pada tahun 2015, gunakan formulir 2016 W-2 ; formulir ini akan diberikan kepada karyawan dan diajukan ke Administrasi Jaminan Sosial di tahun 2017.
Hilang tenggat waktu pengarsipan. Anda harus memberikan formulir W-2 kepada karyawan selambat-lambatnya pada akhir Januari, dan Anda harus menyerahkan formulir ini kepada Administrasi Jaminan Sosial selambat-lambatnya pada akhir Februari. Tenggat waktu berubah setiap tahun tergantung kapan tanggal jatuh pada kalender. Jika tenggat waktu pada akhir pekan atau hari libur, tanggal dipindahkan ke hari kerja berikutnya. Berikut adalah tenggat waktu yang pasti untuk pajak gaji akhir tahun untuk tahun berjalan.
Tidak Menggunakan Formulir W-2 yang Disetujui
Anda tidak dapat mengunduh formulir W-2, menyalin, dan menggunakannya.
Warna merah pada A adalah tinta khusus. Anda harus mendapatkan formulir yang disetujui, dari perusahaan pemasok kantor, IRS, atau dari perusahaan perangkat lunak. Baca lebih lanjut tentang di mana Anda bisa mendapatkan formulir W-2 yang disetujui.
Gagal Menghentikan Pemotongan Jaminan Sosial
Pemotongan Jaminan Sosial harus dihentikan pada gaji maksimum Jaminan Sosial untuk setiap tahun.
(Perubahan maksimum dalam sebagian besar tahun untuk mencerminkan biaya hidup.) Meskipun ini tidak secara khusus kesalahan W-2, itu adalah umum dan akan menyebabkan Anda melaporkan secara berlebihan upah Jaminan Sosial untuk seorang karyawan. Anda kemudian harus mengembalikan kelebihan kepada karyawan dan memperbaiki W-2 dan Formulir 941 , laporan upah dan pajak triwulanan untuk setiap kuartal yang mencerminkan kelebihan. Misalnya, jika karyawan mencapai maksimum untuk pemotongan Jaminan Sosial pada bulan September, Anda harus mengubah Formulir 941 untuk kuartal ketiga.
Mengirimkan Formulir W-2 ke IRS
Formulir Jaminan Sosial harus diberikan kepada karyawan pada akhir Januari dan diajukan ke Administrasi Jaminan Sosial pada akhir Februari, bersama dengan formulir pengiriman W-3, yang mengumpulkan semua informasi dari semua W-2.
Gagal Mendapatkan Pengabaian IRS untuk Tidak E-fling
Pengusaha yang mengajukan 250 atau lebih formulir W-2 harus mendapatkan pengabaian jika mereka tidak ingin melakukan e-file. Baca lebih lanjut tentang cara mendapatkan surat pernyataan melepaskan formulir W-2 secara elektronik (PDF).
Membuat Kesalahan Bentuk Umum ini pada Formulir W-2
Bentuk kesalahan yang paling umum pada formulir W-2 meliputi:
- Gagal memasukkan desimal dan sen dalam jumlah
- Gagal menggunakan tinta hitam (membuat entri terlalu terang)
- Membuat entri terlalu besar atau terlalu kecil. IRS menyarankan Anda menggunakan 12 pt. Font jenis kurir untuk mencetak W-2s.
- Nama karyawan yang salah format. Nama depan karyawan dan inisial tengah berada di kotak pertama, nama keluarga karyawan masuk ke kotak kedua, dan akhiran apa pun (seperti "Jr") masuk ke kotak ketiga.
Menggunakan perangkat lunak keuangan dapat membantu Anda menghindari banyak kesalahan ini pada formulir W-2, terutama kesalahan bentuk, dan perangkat lunak Anda dapat memperingatkan Anda ketika Anda mencapai jumlah upah maksimum Jaminan Sosial. Lihat artikel ini di program perangkat lunak akuntansi 2012 oleh Rosemary Peavler, Panduan untuk Keuangan Bisnis, yang berfokus pada program yang menyertakan fungsi penggajian.
Cara Mengoreksi Formulir W-2
Anda harus memberikan formulir W-2 kepada setiap karyawan pada akhir Januari setiap tahun (untuk tahun kalender sebelumnya), tetapi Anda tidak perlu mengirimkan formulir ini ke Social Security Administration (SSA) hingga akhir Februari. Penundaan ini menyediakan waktu untuk mengoreksi kesalahan.
Jika Anda dapat memperbaiki kesalahan sebelum mengajukan dengan SSA, cukup lakukan koreksi dan kirimkan formulir yang dikoreksi.
Jika Anda menemukan kesalahan setelah Anda mengajukan dengan SSA, Anda harus mengirimkan W-2 yang dikoreksi bersama dengan formulir pengiriman W-3c yang dikoreksi).
Baca detail lebih lanjut tentang cara melakukan koreksi pada formulir W-2, setelah Anda mengirimkannya ke Administrasi Jaminan Sosial.