Setiap tahun, majikan diminta untuk mengirim laporan kepada karyawan yang menunjukkan total upah dan pengurangan mereka, sehingga karyawan dapat memasukkan informasi pada pengembalian pajak penghasilan mereka. Laporan juga harus diajukan ke Administrasi Jaminan Sosial. Laporan ini adalah formulir W-2.
Sebelum Anda mempersiapkan dan mengirim formulir W-2 kepada karyawan dan Administrasi Jaminan Sosial, ikuti langkah-langkah ini untuk memastikan semuanya berjalan lancar.
01 - Pastikan Anda Memiliki Karyawan yang Diklasifikasikan dengan Benar sebagai Karyawan
Seorang karyawan adalah seorang pekerja yang melakukan pekerjaan di arah seorang majikan. Secara umum, siapa pun yang melakukan layanan untuk suatu organisasi adalah karyawan jika organisasi dapat mengontrol apa yang akan dilakukan dan bagaimana hal itu akan dilakukan.
Di sisi lain, kontraktor independen adalah individu atau bisnis yang memberikan layanan kepada individu atau bisnis lain. Kontraktor independen adalah entitas bisnis yang terpisah dan tidak dianggap sebagai karyawan. Beberapa contoh kontraktor independen adalah konsultan, agen, atau broker. Pekerjaan kontraktor independen seringkali bersifat insidental atau tidak penting untuk bisnis; misalnya, layanan pembersihan, prosesor penggajian, atau layanan TI.
Baca lebih lanjut tentang mengklasifikasikan pekerja sebagai karyawan atau kontraktor independen , dan berkonsultasi dengan pengacara untuk mendapatkan bantuan.
02 - Periksa Distribusi dan Tanggal Penerimaan untuk Tahun Ini
Dua langkah terlibat dalam proses W-2. Langkah pertama adalah mendistribusikan formulir W-2 kepada karyawan. Langkah kedua adalah mengajukan formulir ini dengan Administrasi Jaminan Sosial. (SSA)
Batas waktu untuk distribusi ke karyawan dan pengarsipan dengan SSA adalah 31 Januari tahun berikutnya. Ini adalah tenggat waktu baru yang lebih baru untuk pengajuan SSA telah disiapkan untuk membantu menghindari penipuan pajak. Baca lebih lanjut tentang batas waktu W-2 dan 1099.
Pastikan Anda memberi karyawan formulir mereka di awal bulan Januari, sehingga mereka memiliki waktu untuk memeriksanya, untuk mencegah kesalahan.
03 - Periksa Formulir W-4 Karyawan
Pengusaha diminta untuk memiliki formulir W-4 di file untuk semua karyawan setiap saat. Formulir W-4 termasuk informasi yang diperlukan untuk menentukan jumlah pemotongan pajak penghasilan federal karyawan, menggunakan status perkawinan, jumlah tanggungan, dan jumlah tambahan yang harus ditahan.
Formulir W-4 harus selesai di sewa dan setiap saat karyawan ingin membuat perubahan. Karyawan harus mengubah formulir W-4 jika informasi pribadi karyawan (termasuk status perkawinan dan jumlah tanggungan) berubah atau jika alamat karyawan berubah. Karyawan juga dapat mengubah formulir W-4 setiap saat untuk mengubah jumlah pemotongan.
Setiap tahun sebelum akhir tahun, pengusaha harus meminta semua karyawan untuk meninjau formulir W-4 untuk memastikan informasi pribadi akurat.
Memastikan karyawan memiliki informasi yang akurat dan terkini tentang Formulir W-4 akan membantu Anda mempersiapkan dan mendistribusikan formulir W-2.
04 - Kumpulkan Informasi Penggajian untuk Formulir W-2
Pertama, Anda akan memerlukan beberapa informasi dasar tentang perusahaan Anda untuk semua formulir W-2:
- Nomor ID majikan perusahaan Anda
- Nama, alamat, dan kode pos bisnis
- Dan nomor identifikasi pajak negara perusahaan Anda
Kemudian, Anda perlu mengumpulkan informasi tentang setiap karyawan, baik informasi pribadi maupun informasi penggajian:
- Nama karyawan dan alamat dan nomor jaminan sosial atau nomor ID pajak lainnya
- Jumlah yang dibayarkan kepada karyawan itu: total upah, tip, dan kompensasi lainnya
- Jumlah pajak penghasilan federal ditahan
- Upah jaminan sosial (hingga jumlah maksimum Jaminan Sosial untuk tahun ini)
- Medicare upah dan tips dan pajak Medicare ditahan, termasuk pajak Medicare tambahan untuk karyawan berpenghasilan tinggi.
- Umpan karyawan yang dialokasikan dibayar
- Tunjangan perawatan tergantung dibayar, dan tunjangan lain dikenakan pajak kepada karyawan
- Untuk setiap negara bagian tempat karyawan bekerja, upah negara dan tip dibayar dan pajak pendapatan negara dipotong
- Upah lokal dan tips dibayar dan pajak pendapatan lokal dipotong.
05 - Tinjau Pengolahan W-2 - Bagaimana W-2 Akan Dibuat?
Jika perusahaan Anda baru dalam proses penggajian, atau jika situasi penggajian Anda telah berubah baru-baru ini, ada baiknya untuk meninjau proses menemukan, menyelesaikan, dan mendistribusikan laporan akhir tahun kepada karyawan. Anda bisa mendapatkan formulir W-2 dari toko peralatan kantor, BPA Anda, dari pajak atau perangkat lunak akuntansi, atau dari IRS.
Catatan: Anda tidak dapat mengunduh formulir W-2 dari IRS atau tempat lain di Internet. Salinan A dari formulir W-2 memiliki warna khusus tinta merah dan tidak dapat diduplikasi. Anda harus mengajukan bentuk IRS spesifik dari Salinan A dengan Administrasi Jaminan Sosial (ini adalah salinan yang Anda simpan dan file dengan Jaminan Sosial pada akhir Februari).
Berikut ini beberapa opsi untuk menyiapkan formulir W-2:
- Menggunakan perangkat lunak akuntansi . Jika Anda hanya memiliki beberapa karyawan dan Anda menggunakan perangkat lunak akuntansi, Anda mungkin dapat membeli add-on untuk menyiapkan formulir W-2 menggunakan perangkat lunak ini.
- Menggunakan perangkat lunak persiapan pajak. Jika Anda menggunakan salah satu program perangkat lunak persiapan pajak umum, baik online atau dalam versi desktop, dan Anda telah membeli versi bisnis dari perangkat lunak ini, periksa untuk melihat apakah pemrosesan W-2 disertakan. Shirley Elmblad, Panduan untuk Perangkat Lunak Finansial, memiliki artikel tentang tinjauan perangkat lunak pajak
- Menggunakan formulir W-2 yang dibeli . Perusahaan pemasok utama kantor telah mencetak formulir W-2 untuk digunakan dengan perangkat lunak pada CD yang memungkinkan Anda memasukkan informasi untuk formulir ini secara manual dan mencetaknya di printer Anda.
Metode apa pun yang Anda gunakan untuk mengisi dan mencetak formulir W-2 juga harus memiliki formulir transmisi W-3 .
06 - Tentukan Cara Mendistribusikan Formulir W-2 kepada Karyawan
Setelah Anda membuat formulir W-2, keputusan Anda berikutnya adalah bagaimana mendistribusikannya kepada karyawan. Ingat bahwa batas waktu untuk distribusi formulir W-2 kepada karyawan adalah 31 Januari tahun setelah tahun pajak. Sebagai contoh, pengusaha yang diminta untuk mendistribusikan tahun pajak 2016 W-2 memiliki waktu hingga 31 Januari 2017, untuk mendistribusikannya.
Anda memiliki dua pilihan untuk mendistribusikan formulir W-2 yang dicetak kepada karyawan: kirimkan atau distribusikan kepada karyawan secara langsung. Jika seorang karyawan mengambil formulir W-2 mereka secara pribadi, Anda mungkin ingin memiliki tanda karyawan bahwa formulir itu diambil, untuk menghindari pertanyaan tentang apakah ini dilakukan.
07 - Periksa Kesalahan Sebelum Anda Mengirim Formulir W-2 kepada Karyawan
Untuk meminimalkan masalah dan harus mengirim ulang formulir W-2, periksa formulir W-2 untuk kesalahan, menggunakan daftar periksa ini. Kesalahan W-2 umum termasuk menggunakan bentuk tahun yang salah, gagal memasukkan informasi, memasukkan informasi ke dalam kotak yang salah, dan gagal untuk menghentikan Jaminan Sosial yang ditahan maksimal.
08 - Menangani permintaan karyawan untuk menduplikasi Formulir W-2
Karyawan sering salah tempat atau kehilangan formulir W-2 dan mereka mungkin datang ke departemen penggajian Anda meminta salinan duplikat Formulir W-2 mereka. Sebelum Anda mendistribusikan formulir W-2, pertimbangkan bagaimana Anda akan menangani permintaan ini:
- Jika Anda telah mencetak formulir secara internal, Anda dapat mencetak ulang formulir W-2 dan memberikannya atau mengirimkannya kepada karyawan.
- Jika formulir disiapkan oleh layanan penggajian di luar, mereka dapat menagih Anda untuk biaya pencetakan ulang dan mengirimkan formulir. Anda mungkin ingin menagih karyawan untuk formulir duplikat pertama, atau duplikat kedua dalam setahun (itu terjadi!).
Apa pun yang Anda putuskan, ada baiknya untuk mengkomunikasikan kebijakan Anda mengenai formulir duplikat kepada karyawan. Membebankan biaya untuk formulir duplikat mungkin tampak ekstrem, tetapi mungkin mengurangi jumlah formulir yang hilang yang harus Anda tangani.
09 - Mengarsipkan W-2 dan W-3 Formulir dengan Administrasi Jaminan Sosial
Setelah Anda memutuskan bagaimana mempersiapkan formulir W-2 dan telah mendistribusikan formulir ini kepada karyawan (sebelum 31 Januari tahun setelah tahun pajak), keputusan Anda berikutnya adalah menentukan cara mengajukan formulir ini dengan Administrasi Jaminan Sosial (SSA) .
Semua formulir W-2 harus diajukan ke Administrasi Jaminan Sosial, bersama dengan formulir pengiriman W-3 . Dua opsi untuk mengirimkan formulir ini:
- Anda dapat mengajukan secara online di bagian Layanan Bisnis Online dari situs web Jaminan Sosial. Anda harus mendaftar terlebih dahulu, lalu lengkapi formulir yang sesuai secara online. Jika Anda mengajukan secara online dengan BSO, Anda tidak perlu menyertakan formulir W-3.
- Anda juga dapat mengirimkan formulir W-2 lengkap bersama dengan Formulir W-3 ke Administrasi Jaminan Sosial.
Berikut ini informasi lebih lanjut tentang cara menyiapkan formulir W-3 .
10 - Periksa Peraturan Negara untuk Distribusi Formulir W-2
Ketika Anda mengisi formulir W-2 untuk seorang karyawan, satu bagian dari formulir itu (Salinan 1) ditujukan untuk diserahkan ke negara tempat karyawan bekerja. Jika karyawan bekerja di lebih dari satu negara bagian, Anda harus mengirimkan salinan formulir W-2 ke setiap negara bagian.
Setiap negara memiliki persyaratan yang berbeda untuk penyerahan formulir W-2 dan bentuk pengiriman apa pun. Periksa dengan otoritas pajak negara Anda atau departemen penerimaan negara untuk mempelajari persyaratan negara itu.
UPDATE: Banyak negara yang sesuai dengan tenggat waktu 31 Januari baru untuk mengajukan W-2 dengan SSA.
Baca lebih lanjut tentang pajak gaji negara.