Formulir W-2 termasuk informasi tentang upah karyawan yang dibayar tahun kalender sebelumnya dan menahan dari upah tersebut, serta informasi tentang manfaat, dan pemotongan lain dari upah.
Kapan Formulir W-2 Berutang?
W-2 adalah karena karyawan pada akhir Januari, untuk tahun kalender sebelumnya. Jika 31 Januari adalah akhir pekan atau hari libur, laporannya adalah karena hari kerja berikutnya. Berikut adalah tanggal akhir pembayaran pajak gaji akhir tahun untuk tahun berjalan.
Formulir W-2 adalah karena Administrasi Jaminan Sosial pada 31 Januari. Setelah Anda memberikan formulir W-2 kepada karyawan, Anda juga harus menyerahkan formulir ini, bersama dengan formulir pengiriman W-3, ke Administrasi Jaminan Sosial (SSA).
Batas waktu Januari adalah upaya untuk mengekang penipuan pajak, tetapi itu berarti bahwa Anda harus memberikan formulir W-2 kepada karyawan sebelumnya pada bulan Januari, sehingga mereka memiliki kesempatan untuk memeriksa mereka sebelum diajukan. Distribusi sebelumnya kepada karyawan akan mengurangi kesalahan dalam formulir W-2 , jadi Anda tidak perlu mengajukan W-2 yang diperbaiki.
Mengumpulkan Informasi untuk Mempersiapkan Formulir W-2
Informasi untuk formulir ini berasal dari daftar gaji Anda, yang menunjukkan total tahun-ke-tanggal untuk setiap karyawan untuk upah dan pemotongan, bersama dengan pemotongan untuk rencana medis, rekening tabungan kesehatan, dan barang-barang lainnya.
Berikut ini rincian lebih lanjut tentang informasi yang Anda perlukan untuk menyiapkan formulir W-2 ini.
Kesulitan: Rata-rata
Waktu yang Diperlukan: Tergantung pada jumlah karyawan dan jumlah pemotongan dan pembayaran tambahan
Inilah Cara Menyiapkan Form W-2
Informasi Perusahaan
Untuk setiap W-2 yang Anda siapkan, Anda harus memasukkan informasi tentang bisnis Anda: Nomor Induk Perusahaan (EIN) serta nama dan alamat perusahaan.
Nomor Kontrol
Anda mungkin ingin menambahkan nomor kontrol internal pada setiap W-2, jika Anda membayar banyak karyawan. Anda dapat membuat nomor sendiri, atau perangkat lunak persiapan penggajian Anda dapat menghasilkan nomor ini.
Penghasilan Karyawan Anda juga perlu
- Total upah, tip , dan kompensasi lainnya (Kotak 1). Ini adalah pembayaran kotor untuk semua karyawan yang dibayar per jam dan gaji.
- Jumlah total pemotongan (Kotak 2)
- Total upah Jaminan Sosial (hingga maksimum Jaminan Sosial ) (Kotak 3). Beberapa pembayaran tidak termasuk dalam upah Jaminan Sosial , jadi Anda harus mengurangi jumlah entri ini.
- Total Pajak Jaminan Sosial yang Ditanggung (Kotak 4)
- Total upah dan tip Medicare (sama dengan upah total) (Kotak 5)
- Medicare tax withheld (Kotak 6). Jumlah ini termasuk jumlah pajak Medicare tambahan untuk karyawan yang dibayar lebih tinggi.
- Kiat Jaminan Sosial (Kotak 7) dan tip yang dialokasikan (Kotak 8)
Selanjutnya, Anda akan memerlukan informasi tentang karyawan dan total gaji serta pemotongan untuk setiap karyawan untuk tahun lalu:
Pembayaran lainnya. Anda mungkin telah membayar pembayaran EIC sebelumnya (kredit pendapatan yang diterima) (Kotak 9) dan tunjangan perawatan tergantung (Kotak 10) yang dibayarkan kepada karyawan.
Informasi tentang Partisipasi Rencana Pensiun, Statutory Employees
Pada setiap W-2 Anda harus memeriksa kotak yang sesuai jika karyawan berpartisipasi dalam rencana pensiun (Kotak 13) atau rencana yang tidak memenuhi syarat (Kotak 11), jika karyawan ini adalah pegawai hukum (Kotak 13), atau jika karyawan tersebut menerima pembayaran sakit pihak ketiga (Kotak 13.
Kotak 12
Kotak 12 adalah untuk jumlah kompensasi atau pelaporan lain, untuk masuk ke dalam 1-4 kotak. Beberapa informasi paling umum untuk Kotak 12:- Jaminan Sosial yang Tidak Tertagih, RRTA (pensiun kereta api), atau pajak Medicare, tentang tips atau asuransi jiwa kelompok
- Penolakan elektif ke 401 (k), 403 (b), dan rencana pensiun lain yang memenuhi syarat
- Pembayaran sakit tidak kena pajak
- Pembayaran parasut emas
- Pengembalian biaya pengalihan yang tidak dapat diganti
- Kontribusi ke rekening tabungan medis atau rekening tabungan kesehatan
- Opsi stok karyawan non-statutoria
- Tentukan kontribusi Roth di bawah 401 (k) atau 403 (b) rencana
- Biaya cakupan kesehatan yang disponsori perusahaan, menggunakan Kode DD, sesuai dengan persyaratan pelaporan dari Undang-Undang Perawatan Terjangkau
Kotak 14
Entri dalam Kotak 14 adalah untuk pemotongan atau kompensasi lain yang harus diungkapkan kepada karyawan untuk pengembalian pajak mereka. Sebagai contoh- Pensiun setelah pajak
- Penggantian uang secara otomatis
- Pajak khusus untuk California, New York, New Jersey, dan Washington
- Sumbangan amal dikurangi dari gaji karyawan
- Asuransi kesehatan dan pemotongan tunjangan
- Potongan seragam ( untuk biaya seragam )
- Duta iuran serikat
- Penghasilan tidak Kena Pajak
- Biaya kendaraan termasuk dalam upah (100% dari nilai sewa kendaraan yang diberikan kepada karyawan dan termasuk dalam Kotak 1 upah)
- Ada juga kotak untuk item "Lainnya-bukan pada daftar" yang telah Anda kumpulkan dari karyawan
Informasi Negara dan Lokal
Di bagian ini, Anda akan memasukkan informasi tentang upah dan pemotongan negara bagian dan lokal. Memasukkan:Perhatikan bahwa ada ruang untuk dua negara bagian dan dua wilayah pada formulir. Jika seseorang telah bekerja di lebih dari dua negara bagian atau daerah selama tahun tersebut, gunakan W-2 kedua untuk memasukkan informasi tambahan.
- Kode negara dua huruf Anda dan nomor ID pajak negara bagian bisnis Anda (periksa dengan departemen pendapatan negara Anda ) (Kotak 15)
- Upah negara (Kotak 16)
- Pajak pendapatan negara dipotong (Kotak 17)
- Upah lokal, jika ada (Kotak 18)
- Pajak pendapatan lokal dipotong (Kotak 19)
- Nama Lokalitas (Kotak 20)
Periksa Akurasi
Luangkan waktu untuk memastikan bahwa informasi yang Anda berikan kepada karyawan (dan akhirnya kepada Administrasi Jaminan Sosial dan IRS) akurat. Periksa total daftar gaji Anda untuk tahun ini dan jalankan W-3 untuk memastikan keakuratan semua informasi yang Anda kirimkan.Formulir Pra-cetak
Jika Anda mencetak formulir W-2 Anda sendiri, Anda dapat memperolehnya dari beberapa sumber:W-2 adalah bentuk multi-bagian. Ini adalah halaman-halaman formulir ini:
- Situs web IRS Forms Order (memakan waktu 7-15 hari)
- Pemasok formulir online atau toko peralatan kantor.
- Salin A pergi ke Administrasi Jaminan Sosial. Salinan A biasanya dicetak pada formulir merah.
- Salinan 1 adalah untuk kota, negara bagian atau lokalitas
- Salin B adalah untuk mengajukan dengan pengembalian pajak federal karyawan
- Salin C adalah untuk catatan karyawan
- Salinan 2 adalah salinan lain untuk kota, negara bagian, atau lokalitas lain
- Salin D adalah untuk catatan majikan.
Cetak W-2s
Cetak formulir, periksa untuk memastikan bahwa mereka sejajar dengan format pra-cetak jika Anda memilikinya.Distribusikan W-2s
- Kepada Karyawan: Salinan B, C, 1, dan 2
- Ke Administrasi Jaminan Sosial - Salin A. SSA mengharuskan Anda mengirim Salinan A dari masing-masing karyawan W-2, bersama dengan Formulir W-3, pada akhir Februari.
- Simpan Salin D untuk catatan Anda.
Masih bingung tentang Formulir W-2? Jawaban atas Pertanyaan Anda Tentang Formulir W-2 2011
Tips Mempersiapkan Formulir W-2
- Nomor ID pajak negara bisnis Anda BUKAN nomor ID pajak penjualan negara Anda. Banyak negara menggunakan nomor id pajak federal (EIN) dan menambahkan digit ke ujung. Tanyakan kepada departemen pendapatan negara bagian Anda untuk mendapatkan informasi.
- Penghasilan tip. Penghasilan tip karyawan tergantung pada pajak Jaminan Sosial dan pajak Medicare, termasuk pajak Medicare tambahan.
- Kotak 12 - Lebih dari 4 Item
Jika Anda memiliki lebih dari 4 item untuk Kotak 12, Anda harus meletakkan item tambahan pada W-2 kedua. Tetapi tidak termasuk upah karyawan dan menahan pada W-2 tambahan ini. - Formulir W-3 , bersama dengan Copy A dari semua formulir W-2 karyawan, adalah karena Administrasi Jaminan Sosial pada 31 Januari. Ketika Anda telah menyelesaikan W-3 dan Anda memiliki semua formulir W-2, kirimkan ini kepada karyawan. sesegera mungkin, sehingga mereka memiliki kesempatan untuk meninjau formulirnya. Jika mereka menemukan kesalahan, Anda dapat memperbaikinya sebelum mengirim laporan konsolidasi ke SSA sebelum 31 Januari.
- Penolakan
Informasi yang disediakan dalam "Cara" ini adalah untuk keperluan umum, untuk membantu Anda mengumpulkan informasi yang Anda butuhkan untuk menyiapkan dan mencetak formulir W-2. Hal ini tidak dimaksudkan sebagai nasihat pajak dan sama sekali tidak meminta informasi ini untuk komprehensif atau memberi tahu Anda semua informasi yang harus dimasukkan dalam formulir W-2 Anda . Bicaralah dengan penasihat pajak Anda untuk informasi tentang situasi khusus Anda. Kembali ke Upah Akhir dan Laporan Pajak Pengajuan Tahun