Pesanan pembelian umumnya dicetak sebelumnya, dokumen bernomor yang dihasilkan oleh sistem manajemen keuangan pengecer. Dengan kata lain, jika Anda menggunakan perangkat lunak akuntansi seperti QuickBooks , ketika Anda memesan produk dari vendor, itu akan membuat pesanan pembelian untuk Anda dalam sistem. Tujuan PO adalah untuk membuat dokumen yang dapat dilacak dalam sistem akuntansi atau POS Anda untuk digunakan dalam segala cara yang menguntungkan untuk menjalankan bisnis Anda.
Cara Kerjanya Dengan Sistem Inventaris
- PO memberi tahu sistem inventaris Anda tentang apa yang Anda miliki dalam pesanan. Jika Anda menggunakan sistem terbuka untuk membeli , ia tahu untuk tidak memesan produk lagi karena sudah dipesan.
- Ini dapat menetapkan spesifikasi pembelian dengan vendor. Misalnya, ini jelas berisi jumlah setiap produk yang Anda pesan, tetapi juga menjelaskan metode pembayaran, persyaratan yang akan Anda bayarkan untuk produk (termasuk kencan ) dan metode di mana Anda ingin produk dikirim ke Anda toko.
Banyak vendor memiliki set atau sistem default yang mereka gunakan untuk penagihan dan pengiriman. Jadi, tanpa instruksi apa pun, mereka akan default ke tanah UPS saat pengiriman kepada Anda misalnya. Tetapi Anda mungkin membutuhkannya lebih cepat, dan PO dapat mengkomunikasikan hal itu.
- PO adalah dokumen pertanggungjawaban untuk semua pihak. Sangat mudah untuk membuat kesalahan saat memesan. Tetapi ketika semuanya tertulis, sulit untuk berdebat. Saya dapat mengingat berkali-kali ketika saya ditagih dan ditagih secara tidak benar dari vendor, tetapi saya telah membeli pesanan untuk mendukungnya dan mengubahnya atau diperbaiki.
Salah satu contohnya, saya mendapat faktur untuk 300 kotak sepatu creme dan ketika saya memesan 300 buah. Ada 100 buah dalam kotak, sehingga Anda dapat membayangkan berapa jauh lebih tinggi faktur daripada apa yang seharusnya.
- Ketika barang dagangan datang dari vendor, Anda dapat memeriksanya ke PO dan memastikan pengirimannya benar. Kelima, itu memungkinkan Anda semua karyawan untuk terlibat. Misalnya, satu karyawan dapat memesan, dan yang lain dapat menerima.
Saya ingat toko ritel pertama saya 26 tahun yang lalu ketika kami tidak memiliki sistem PO. Karena saya adalah orang yang memerintahkan, saya juga harus memeriksa semuanya untuk memastikan itu benar. Tidak efisien menggunakan waktu saya sebagai pemilik toko.
Salah satu manfaat lain dari pesanan pembelian adalah kelayakan kredit Anda. Bank akan sering melihat PO Anda untuk menentukan apakah Anda pelarut. Proses pemesanan pembelian yang solid dapat membantu Anda disetujui. Yang miskin akan menghasilkan Anda tidak mendapatkan pinjaman. Ini juga dapat digunakan untuk kredit dengan vendor. Misalnya, beberapa vendor mungkin mengharuskan Anda membayar tunai saat memesan. Setelah jangka waktu berbisnis dengan Anda, mereka dapat memungkinkan Anda mengirimkan PO versus kartu kredit. Ini sangat besar dalam mengelola arus kas Anda.
PO adalah praktik umum dalam ritel. Dan setiap perangkat lunak POS atau akuntansi yang mungkin Anda pasang di toko Anda akan memiliki komponen PO untuk Anda.