Tahun W-2 untuk Tujuan Pajak yang mana?
Pertanyaannya: Apakah gaji akhir tahun dikenakan pajak pada tahun kerja atau tahun gaji?
Aturannya adalah: Gaji tersebut dianggap sebagai penghasilan kena pajak di tahun pembayarannya DITERBITKAN (tertanggal) , bahkan jika pekerjaan itu selesai dan bayarannya diperoleh pada tahun yang berbeda (tetapi baca pengecualian di bawah).
Sebagai contoh:
Anda membayar karyawan pada 2 Januari 2018, untuk pekerjaan yang dilakukan pada minggu terakhir bulan Desember 2017.
Pembayaran kotor dikenakan pajak pada 2018, bukan 2017. Jika Anda membayar karyawan pada hari terakhir bulan Desember untuk pekerjaan ini, tanggal pembayaran tanggal 31 Desember 2017, berarti bayarannya adalah penghasilan kena pajak di tahun 2017.
Mengapa Tahun Pembayaran Karyawan Penting?
Tahun gajinya dikenai pajak mempengaruhi penghasilan kena pajak karyawan. Jika seorang karyawan memiliki bonus akhir tahun yang besar , misalnya, itu dapat mempengaruhi tarif pajak karyawan. Dalam beberapa tahun, ada periode pembayaran ekstra, yang dapat menyebabkan karyawan menerima apa yang tampak sebagai gaji "ekstra". Menginformasikan kepada karyawan tentang perbedaan sebelum dibayar memberi waktu kepada karyawan untuk mengubah formulir W-4 orang tersebut untuk menambahkan lebih banyak pemotongan ke gaji itu.
Masalahnya muncul ketika periode pembayaran tidak berakhir pada hari terakhir tahun ini. Jika periode pembayaran berakhir sebelum akhir tahun, ada beberapa hari di tahun pertama yang akan dibayarkan pada tahun berikutnya.
Jika periode pembayaran berakhir setelah akhir tahun, ada beberapa hari ekstra dalam pembayaran tahun depan.
Pengecualian: Penerimaan Konstruktif
Jika Anda membuat cek gaji yang tersedia bagi karyawan sebelum akhir tahun - melalui setoran langsung, misalnya - pembayaran harus dianggap diterima (dan dapat dikenakan pajak) pada tahun itu, bahkan jika cek setoran langsung bertanggal pada tahun berikutnya.
IRS mengatakan karyawan harus memiliki akses ke gaji "tanpa batasan atau pembatasan substansial." Ini disebut " penerimaan konstruktif ." Kuitansi konstruktif adalah istilah akuntansi yang mengacu pada ketika pendapatan dianggap milik seseorang dan ketika tersedia untuk dibelanjakan. Artinya, kapan orang tersebut memiliki kendali atas uang itu?
Cek Pasca-tanggal dan Tanda Terima Konstruktif
Secara umum, ketika seseorang menerima pembayaran melalui pos, dapat dianggap bahwa orang tersebut memiliki penerimaan yang konstruktif atas dana tersebut. Tapi itu tidak selalu benar. Sebuah cek mungkin di-post-date. Cek setelah tanggal adalah cek yang memiliki tanggal di masa mendatang. Jika Anda menerima cek pada tahun 2017 yang bertanggal 2018, Anda tidak dapat mencairkannya hingga tahun berikutnya. Hanya karena Anda memiliki cek di tangan Anda, karena itu tanggal di tahun depan - dan tidak dapat diuangkan sampai saat itu - cek akan dimasukkan dalam pajak tahun depan.
Bagaimana Aturan Ini Mempengaruhi Formulir W-2 Karyawan?
Formulir W-2 adalah formulir yang Anda berikan kepada karyawan pada bulan Januari untuk memberikan informasi tentang gaji dan jumlah yang dipotong untuk pajak penghasilan federal dan pajak FICA (jaminan sosial dan Medicare).
Gaji terakhir tertanggal bulan Desember termasuk dalam penghasilan W-2 tahun itu.
Gaji pertama di bulan Januari termasuk dalam pendapatan W-2 tahun baru.
Setelah Anda menyiapkan Formulir W-2 , mereka harus didistribusikan kepada karyawan dan diajukan ke Administrasi Jaminan Sosial. Berikut adalah tanggal yang perlu diingat: formulir W-2 harus diberikan kepada karyawan pada akhir Januari, untuk upah tahun sebelumnya. Anda juga harus mengajukan formulir W-2 dengan Administrasi Jaminan Sosial paling lambat tanggal 31 Januari (bukan 28 Februari, seperti tahun-tahun sebelumnya. Tanggal pengajuan W-2 baru ini dimulai pada tahun 2017, untuk pajak tahun 2016.) Jika Anda menggunakan perangkat lunak akuntansi penggajian. , perangkat lunak harus mengurus masalah pajak untuk karyawan W-2s.
Bagaimana Perangkat Lunak Penggajian Menangani Masalah Ini?
Patriot Software mengatakan, "Pengguna [yaitu Anda, bisnis itu] akan memilih tanggal pembayaran yang akan termasuk hari, bulan dan tahun. Tetapi untuk menjadi jelas, biasanya tanggal setoran gaji juga merupakan" tanggal pembayaran. "Jika ada pernah ada penundaan untuk beberapa alasan dalam penyetoran dana, karyawan W2 masih akan mencerminkan tanggal pembayaran dalam daftar gaji. "
Bagaimana Saya Menangani Masalah Ini?
Beberapa saran:
1. Jangan terlalu terburu-buru dan jangan mencoba terlalu memikirkan ini. Bagikan gaji ketika mereka biasanya didistribusikan. Jika Anda mencoba menghitung pajak gaji sendiri, mungkin bijaksana untuk mempertimbangkan untuk mendapatkan perangkat lunak penggajian.
2. Informasikan kepada karyawan. Biarkan karyawan mengetahui tahun pajak berapa gaji terakhir mereka. Selalu lebih baik untuk memperingatkan karyawan daripada membiarkan mereka tahu kemudian dan menjadi marah.
3. Anda bisa mendapatkan bantuan dari CPA Anda atau profesional pajak lainnya. Jika Anda BENAR-BENAR bingung, Anda mungkin ingin mempertimbangkan untuk mendapatkan layanan penggajian untuk membantu masalah-masalah ini.