Apa yang Harus Dilakukan Sebelum Anda Pergi untuk Liburan
Mempersiapkan kantor Anda sebelum Anda tutup untuk liburan membutuhkan persiapan yang matang. Perpesanan yang tepat akan memastikan bahwa pelanggan, vendor, dan karyawan Anda dapat merencanakan di sekitar penutupan, dan itu berarti Anda tidak perlu berurusan dengan banyak keluhan marah sebelum dan sesudah jeda. Itu harus membuat liburan riang dan istirahat yang memang layak.
Berikut ini daftar langkah-langkah sederhana, mulai dari mengatur pesan-pesan yang sudah tidak ada lagi untuk mengatur ulang termostat, yang akan membuat liburan Anda berakhir mulus dan menguntungkan.
01 - Memberi tahu Karyawan, Pelanggan, dan Vendor
Anda dapat memberi tahu pelanggan melalui situs web Anda dan pesan petugas otomatis di sistem telepon Anda.
Vendor (terutama yang memiliki jadwal pengiriman berulang) harus diberitahukan melalui email, telepon, atau surat pos reguler.
02 - Memberi tahu Personel atau Layanan Keamanan
Beri tahu personel keamanan atau layanan keamanan Anda tentang tanggal penutupan yang akan datang. Pastikan penyedia keamanan Anda memiliki daftar kontak darurat terbaru yang berisi informasi kontak, termasuk nomor telepon, untuk Anda dan karyawan kunci Anda. Mereka harus tahu siapa yang harus dihubungi jika terjadi masalah keamanan bahkan ketika kantor ditutup untuk bisnis, dan yang berwenang untuk berada di gedung selama penutupan.
03 - Mengubah Ucapan Petugas Otomatis
Satu atau dua minggu sebelum penutupan, catat ucapan petugas otomatis pada sistem telepon Anda yang menjelaskan bahwa kantor akan ditutup untuk waktu yang lama. Cantumkan tanggal ketika Anda akan menutup dan kapan Anda berharap untuk membuka kembali. Tepat sebelum Anda pergi, rekam ucapan otomatis kedua yang menekankan kapan Anda akan kembali dan, bila perlu, kepada siapa penelepon harus mengarahkan pertanyaan apa pun jika Anda tidak ada.
Jika Anda memberikan layanan darurat, seperti pemanasan dan pendinginan, pipa ledeng, atau layanan pelanggan penting lainnya, pastikan untuk memberi tahu penelepon Anda cara menghubungi layanan penjawab atau ponsel Anda jika terjadi keadaan darurat.
04 - Beritahu Layanan Penjawab Anda
Beri tahu layanan penjawab Anda tentang tanggal kantor akan ditutup, dan perbarui daftar kontak Anda dengan nomor telepon karyawan yang akan dihubungi. Pastikan mereka tahu siapa yang harus dihubungi dalam situasi tertentu; Anda tidak ingin manajer tingkat atas diperingatkan dalam hal masalah pengiriman, misalnya.
05 - Ubah Ucapan Pesan Suara
Jika sistem telepon Anda memungkinkan karyawan untuk menerima panggilan eksternal di meja mereka, instruksikan mereka untuk merekam pesan "tertutup untuk liburan" atau sambutan "di luar kantor" yang memberi informasi penting tentang penutupan kepada pemanggil. Karyawan harus memberi tahu penelepon ketika mereka akan kembali ke kantor dan apa yang harus dilakukan jika mereka memerlukan bantuan segera ketika kantor ditutup. Dalam banyak kasus, Anda tidak ingin karyawan memberikan informasi kontak pribadi.
06 - Mengurangi Termostat, Mematikan Peralatan Kantor
Hemat energi dan uang dengan mengatur atau memprogram ulang termostat kantor Anda selama shutdown. Anda akan terkejut dengan penghematan biaya yang dapat Anda kumpulkan, dan ini mungkin peluang PR yang baik; menunjukkan bahwa perusahaan Anda berkomitmen untuk melestarikan sumber daya.
Anda juga dapat menghemat energi dan uang dengan mematikan semua peralatan kantor yang tidak penting, termasuk lampu meja, mesin fotokopi, printer, dan komputer.
07 - Server Backup
Jika Anda memiliki komputer dan server, pastikan siklus pencadangan berjalan dengan baik sebelum dan sesudah pematian. Kurangi ekspos terhadap bencana dengan menjadwalkan pencadangan offsite untuk pengambilan awal, daripada menunggu bisnis dibuka kembali. Ini adalah area di mana Anda ingin memiliki instruksi yang jelas untuk dihubungi jika terjadi masalah, jadi pastikan layanan penjawab Anda sudah diberi informasi dengan benar.
08 - JANGAN Matikan
Ada beberapa peralatan kantor yang seharusnya tidak Anda matikan, termasuk:
- Mesin faks
- Sistem telepon
- Server dan sistem cadangan
- Unit pendingin
- Sistem keamanan