Tips Menjawab Telepon untuk Memenangkan Bisnis
1) Jawab semua panggilan telepon masuk sebelum dering ketiga.
2) Saat Anda menjawab telepon, bersikap hangat, antusias, dan profesional .
Suara Anda di telepon terkadang merupakan satu-satunya kesan dari perusahaan Anda yang akan ditelepon.
3) Saat menjawab telepon, sambut penelepon dengan sopan dan identifikasi diri Anda dan organisasi Anda dengan segera. Katakan, misalnya, "Selamat pagi. Cypress Technologies. Susan berbicara. Bagaimana saya bisa membantu Anda?" Tidak ada yang harus bertanya apakah mereka sudah mencapai bisnis seperti ini.
4) Ucapkan dengan jelas, jaga volume suara Anda tetap moderat, dan berbicara perlahan dan jelas saat menjawab telepon sehingga penelepon Anda dapat memahami Anda dengan mudah.
(Ucapan gratis saya untuk sukses secara online ecourse akan mengajarkan Anda bagaimana berbicara lebih profesional.)
5) Kontrol bahasa Anda saat menjawab telepon. Jangan gunakan slang atau kata kunci . Daripada mengatakan, "OK", atau "Tidak masalah", misalnya, katakan "Pasti", "Sangat baik", atau "Baiklah". Jika Anda adalah orang yang menggunakan pengisi ketika Anda berbicara, seperti "uh huh", "um", atau frasa seperti "suka" atau "Anda tahu", latih diri Anda dengan hati-hati untuk tidak menggunakan ini ketika Anda berbicara di telepon .
( Pelajari lebih lanjut tentang masalah bicara menggunakan pengisi dan cara menyelesaikan masalah .)
6) Latih suara dan kosakata Anda menjadi positif saat menjawab telepon, bahkan pada hari "turun". Misalnya, daripada mengatakan, "Saya tidak tahu", katakan, "Biarkan saya mencari tahu tentang itu untuk Anda."
7) Ambil pesan telepon sepenuhnya dan akurat.
Jika ada sesuatu yang tidak Anda mengerti atau tidak bisa eja, seperti nama belakang seseorang, minta si penelepon untuk mengulanginya atau mengejanya untuk Anda. Kemudian pastikan pesannya sampai ke penerima yang dituju.
8) Jawab semua panggilan telepon Anda dalam satu hari kerja. Saya tidak bisa cukup menekankan yang satu ini. Ingat burung purba? Penelepon awal bisa mendapatkan kontrak , penjualan , masalah terselesaikan ... dan memperkuat kesan yang menguntungkan dari bisnis Anda yang ingin Anda edarkan. Beberapa hal yang mengganggu penelepon yang mencoba menjangkau bisnis Anda lebih dari panggilan yang tidak disetujui.
9) Selalu tanyakan pada pemanggil apakah tidak masalah untuk menahannya ketika menjawab telepon, dan jangan biarkan orang-orang menunggu. Berikan penelepon yang ditangguhkan dengan laporan kemajuan setiap 30 hingga 45 detik. Tawarkan mereka pilihan jika memungkinkan, seperti "Baris itu masih sibuk. Apakah Anda akan terus memegang atau haruskah saya ________ memanggil Anda kembali?"
10) Jangan menggunakan telepon speaker kecuali benar-benar diperlukan. Telepon pengeras suara memberi penelepon kesan bahwa Anda tidak sepenuhnya berkonsentrasi pada panggilannya, dan membuatnya berpikir bahwa panggilannya tidak bersifat pribadi. Satu-satunya waktu untuk menggunakan telepon speaker adalah ketika Anda membutuhkan lebih dari satu orang untuk terlibat dalam percakapan di ujung Anda. Tanyakan pada penelepon apakah Anda dapat meletakkannya di speaker phone sebelum Anda melakukannya.
11) Jika Anda menggunakan pesan suara atau mesin penjawab untuk menjawab panggilan saat Anda tidak bisa, pastikan bahwa Anda memiliki pesan profesional yang direkam, yang melakukan hal yang sama seperti tip # 3, dan memberi penelepon informasi terkait lainnya sebelum ia mencatat pesan mereka. Perbarui pesan surat suara Anda sesuai kebutuhan. Misalnya, jika bisnis Anda akan ditutup untuk liburan, perbarui pesan surat suara Anda untuk mengatakannya dan untuk mengatakan kapan bisnis Anda akan dibuka kembali.
12) Latih orang lain yang menjawab telepon untuk menjawab dengan cara yang sama, termasuk anggota keluarga lainnya jika Anda menjalankan bisnis rumahan . Periksa bagaimana telepon bisnis Anda dijawab dengan menelepon dan melihat apakah telepon dijawab secara profesional. Jika mereka tidak lulus tes, lihatlah daftar "bagaimana menjawab telepon" dengan mereka untuk memastikan bahwa semua orang di bisnis Anda tahu bagaimana menjawab panggilan telepon dengan benar.
Lihat juga:
Tips Manajemen Waktu untuk Panggilan Telepon Masuk
8 Aturan untuk Layanan Pelanggan yang Baik
10 Cara untuk Mendapatkan Word of Mouth yang Positif untuk Bisnis Anda
10 Cara Berbiaya Rendah untuk Mempromosikan Bisnis Anda