Alat Evaluasi Vendor dapat mengoptimalkan sumber untuk tim rantai pasokan
Sebagai konsumen, ketika Anda ingin membeli barang, entah itu mobil baru atau televisi layar datar, Anda kemungkinan besar akan melakukan penelitian tentang harga toko lokal Anda atau dari vendor di internet.
Ketika Anda mempersempit pencarian Anda, Anda kemudian melihat kriteria lain yang mungkin penting bagi Anda, seperti garansi atau ketersediaan. Terakhir, Anda akan melihat kriteria lain yang kurang nyata seperti pengalaman Anda sebelumnya dengan vendor dan bagaimana layanan pelanggan mereka.
Perilaku ini persis sama untuk perusahaan ketika mereka ingin mengevaluasi vendor dalam rantai pasokan mereka.
Kecuali perusahaan Anda hanya menggunakan satu vendor untuk setiap barang yang mereka beli, akan selalu ada kesempatan ketika keputusan harus dibuat untuk vendor mana yang mendapatkan bisnis Anda. Ada sejumlah skenario yang berbeda ketika ini akan terjadi, misalnya ketika item dibeli untuk pertama kalinya dan ketika item tidak lagi bersumber tunggal.
Membeli Barang Untuk Pertama Kalinya
Ketika keputusan harus dibuat antara vendor, departemen pembelian atau rantai pasokan akan menggunakan beberapa metode evaluasi vendor untuk menjadi alat mereka dalam keputusan.
Jika barang tersebut akan dibeli untuk pertama kalinya, departemen pembelian atau rantai pasokan mungkin telah menghubungi sejumlah vendor dan mengirim mereka Permintaan Penawaran (RFQ). Setiap vendor kemudian akan melengkapi RFQ dengan informasi yang diperlukan, biasanya harga dan persyaratan.
Bagian pembelian atau rantai pasokan kemudian akan menggunakan kutipan-kutipan yang sudah selesai ini, bersama dengan informasi lain yang telah mereka kumpulkan pada vendor, untuk membuat daftar pendek untuk evaluasi lebih lanjut atau membuat pilihan akhir.
Departemen pembelian atau rantai pasokan akan mengevaluasi vendor berdasarkan sejumlah kriteria yang telah mereka tetapkan yang mungkin termasuk kriteria obyektif seperti harga dan garansi dan data subjektif yang akan mencakup pengalaman masa lalu dengan vendor.
Berdasarkan pembobotan yang diberikan untuk kriteria ini, departemen pembelian atau rantai pasok akan dapat mengevaluasi setiap vendor secara adil.
Memilih Antara Vendor
Jika sumber barang telah berasal dari vendor tunggal tetapi vendor lain telah disetujui untuk memasok barang yang sama, keputusan harus dibuat pada pemilihan vendor ketika permintaan telah diterima oleh departemen pembelian atau rantai pasokan.
Banyak perusahaan menggunakan alat evaluasi vendor yang memungkinkan data transaksi dianalisis untuk memberikan perbandingan antara vendor. Evaluasi vendor menggunakan kriteria yang telah ditentukan oleh pembelian atau departemen untuk membandingkan vendor seperti:
- Harga
- Keandalan pengiriman
- Kepatuhan tanggal pengiriman
- Dan kualitas barang
Ada sejumlah kriteria yang dapat digunakan dalam perbandingan dan ini biasanya berbobot sehingga kriteria penting diberikan lebih banyak kepercayaan.
Misalnya, perusahaan dapat memutuskan bahwa kualitas barang yang diterimanya dari vendor lebih penting daripada harga, yang pada gilirannya lebih penting daripada keandalan pengiriman. Perusahaan kemudian akan mempertimbangkan kriteria ini sehingga skor keseluruhan mencerminkan persyaratan itu.
Kesimpulan
Evaluasi vendor penting karena dapat mengurangi biaya rantai pasokan dan meningkatkan kualitas dan ketepatan waktu pengiriman barang ke perusahaan Anda.
Keahlian dalam mengevaluasi vendor adalah untuk menentukan kriteria mana yang penting dan bobot yang diberikan kriteria ini.
Penting untuk diingat bahwa kriteria ini mungkin berbeda untuk setiap item yang Anda sumber dan mungkin berbeda antar wilayah atau negara.
Data obyektif berguna untuk membandingkan informasi yang dapat Anda peroleh dari setiap pesanan pembelian dan penerimaan barang, tetapi terkadang data subjektif yang dapat diberikan agen pembelian Anda seperti layanan pelanggan dan kesediaan vendor untuk mengakomodasi kebutuhan Anda , adalah sebagai atau lebih penting dalam evaluasi vendor.
Mengoptimalkan rantai pasokan Anda berarti bahwa Anda dan perusahaan Anda mengantarkan pelanggan Anda apa yang diinginkan pelanggan Anda, ketika pelanggan Anda menginginkannya - dan melakukannya dengan membelanjakan uang sesedikit mungkin.
Praktik evaluasi vendor yang kuat akan membantu memulai proses tersebut dengan menjamin biaya terendah, kualitas tertinggi dan pengiriman tepat waktu.
Diperbarui oleh Gary Marion, Ahli Rantai Pasokan dan Logistik, di The Balance.