Sebelum Anda mulai menulis buku pegangan Anda, perhatikan satu peringatan:
Pastikan untuk memiliki seorang pengacara yang ahli dalam bidang hukum ketenagakerjaan, tinjau buku pegangan Anda untuk memastikan bahwa tidak ada apa pun di dalamnya yang dapat menyebabkan masalah bagi Anda. Membayar pengacara untuk memberikan ulasan ini dapat menyelamatkan Anda dari menyertakan sesuatu yang dapat disalahpahami oleh pembaca.
Pengantar Buku Pegangan Karyawan Anda lebih dari sekadar beberapa kata tentang perusahaan Anda.
Ini memungkinkan karyawan Anda memahami pentingnya buku pegangan dan termasuk area bagi karyawan untuk menandatangani untuk mengakui bahwa mereka telah membaca buku pegangan. Berikut ini informasi lebih lanjut tentang bagian Pendahuluan meliputi:
- Sejarah Bisnis Anda
Secara singkat, jelaskan bisnis Anda, termasuk bagaimana memulai dan peristiwa penting dalam sejarahnya. - Pernyataan Tujuan atau Pernyataan Misi Anda.
Jika Anda telah membuat pernyataan visi atau misi untuk bisnis Anda, diskusikan di sini. Menyatakan visi Anda membantu karyawan melihat apa yang Anda yakini, dan membuat mereka bersemangat bekerja untuk perusahaan Anda. - Surat Sambutan
Sertakan surat sambutan, berbicara langsung kepada karyawan dan biarkan mereka tahu betapa pentingnya Anda berpikir mereka kepada organisasi. - Pernyataan "Ini bukan Kontrak"
Dalam surat selamat datang Anda atau pernyataan terpisah, berikan pernyataan untuk memberi tahu karyawan bahwa mereka tidak diberi jaminan apa pun:"Buku Pegangan ini bukan merupakan kontrak kerja, juga tidak memberikan jaminan pekerjaan."
- Halaman Tanda Tangan
Sertakan pernyataan bahwa semua karyawan baru harus menandatangani buku pegangan untuk menunjukkan bahwa mereka telah membaca dokumen dan memahaminya.
Pengenalan adalah bagian penting dari buku pegangan karyawan Anda. Pastikan pengacara Anda meninjau bagian ini secara khusus.
Membuat Buku Pegangan Karyawan
Bagian utama pertama dari buku pegangan karyawan Anda berisi kebijakan karyawan.
Kebijakan ini memberi informasi kepada karyawan tentang harapan Anda terhadap mereka.
Keuntungan karyawan
Bagian terakhir dari Buku Pegangan Karyawan Anda menjelaskan manfaat dan waktu istirahat yang Anda berikan kepada karyawan:
- Kehadiran dan ketepatan waktu
Sertakan bagian yang menyatakan bahwa karyawan diharapkan bekerja setiap hari dan tepat waktu. Definisikan ketidakhadiran yang "berlebihan" dan keterlambatan "kebiasaan". - Istirahat, waktu makan siang, ruang staff
Semoga karyawan dapat beristirahat kapan saja atau ada waktu istirahat khusus? Bagaimana dengan makan siang? Jelaskan protokol untuk penggunaan ruang staf. - Perangkat lunak dan dokumen komputer
Buat karyawan sadar akan undang-undang hak cipta yang terkait dengan dokumen. Dokumen apa yang tidak boleh disalin? Salinan apa yang mungkin dibuat dari perangkat lunak? Di mana lisensi perangkat lunak dan apa yang mereka katakan? - Kerahasiaan; hadiah
Kebijakan negara yang berkaitan dengan masalah bisnis dan prosedur kepemilikan. Karyawan tidak boleh mengambil hadiah dari pelanggan kecuali token yang sangat kecil. - Disiplin / penghentian
Jelaskan prosedur disiplin, termasuk peringatan, tertulis dan lisan. Sertakan proses banding, bahkan untuk kantor kecil, sehingga karyawan merasa bahwa mereka memiliki "tempat untuk pergi." Jelaskan keadaan di mana pekerjaan dapat diakhiri. Berapa banyak pemberitahuan yang diberikan? Bagaimana akumulasi liburan dibayar?
- Penggunaan narkoba dan alkohol; kebijakan merokok
Negara yang menggunakan obat-obatan atau alkohol di tempat perusahaan adalah penyebab pemecatan segera. Apakah Anda mengizinkan merokok di tempat perusahaan? - Pernyataan EEOC
Anda tidak mendiskriminasi siapa pun dengan alasan apa pun; Anda juga dapat mendiskusikan akomodasi untuk pengamatan dan kebijakan agama terkait pelamar dan karyawan penyandang cacat. - Upah yang sama
Anda mengevaluasi gaji karyawan Anda tergantung pada tingkat posisi dan kinerja, bukan pada faktor eksternal seperti jenis kelamin. - Evaluasi
Beri tahu karyawan bagaimana dan kapan Anda melakukan penilaian kinerja. - Status karyawan (penuh waktu vs paruh waktu; percobaan).
Jelaskan jam mingguan yang diperlukan untuk pekerjaan penuh waktu (32? 35? 40?). Apakah karyawan tetap memiliki manfaat (seperti asuransi kesehatan) yang tidak dilakukan oleh pekerja paruh waktu? Apakah pekerja paruh waktu menerima liburan berbayar?
- Gangguan
Nyatakan bahwa perusahaan Anda tidak mentolerirnya, baik antara karyawan atau melibatkan pelanggan. Diskusikan bagaimana keluhan pelecehan harus ditangani. - Kebijakan perekrutan
Jelaskan bagaimana Anda mengiklankan posisi, secara internal dan eksternal, dan proses wawancara Anda. - Kode Baju Kantor
Anda mungkin ingin memasukkan pernyataan umum tentang kepatuhan terhadap kebijakan berpakaian, termasuk rambut, riasan, perhiasan. Jika karyawan diminta untuk mengenakan seragam khusus, siapa yang membayar untuk ini? Siapa yang membayar untuk membersihkan? Bahasa kotor atau kasar bisa "hanya menyebabkan" untuk penghentian. - Orientasi / pelatihan karyawan baru
Jelaskan program pelatihan dan orientasi di tempat kerja perusahaan Anda. Apakah waktu orientasi dibayar? - Bayar periode / lembar waktu / gaji / lembur
Seberapa sering karyawan dibayar? (Setiap dua minggu atau dua kali sebulan adalah tipikal.) Tekankan bahwa lembar waktu / kartu waktu harus dipelihara oleh semua karyawan; kapan mereka harus diserahkan? Nyatakan bahwa gaji termasuk informasi tentang potongan, informasi tahun-ke-tanggal. Nyatakan saat karyawan memenuhi syarat untuk lembur. - Parkir untuk karyawan
Jelaskan tempat parkir Anda dan batasan apa pun dari penggunaannya. Apakah karyawan memerlukan kartu parkir untuk masuk ke lot? Bagaimana banyak yang dimonitor? - Panggilan telepon pribadi dan pengunjung
Jelaskan kebijakan Anda pada pengunjung dan panggilan telepon pribadi. - Masa percobaan
Ada baiknya untuk memasukkan jangka waktu, biasanya tidak lebih dari 90 hari, di mana karyawan baru dievaluasi dan pekerjaan itu "sementara" atau "sesuka hati". Anda dapat menyesuaikan pembayaran setelah masa percobaan ini, untuk memberikan insentif kepada karyawan baru. Biasanya, karyawan percobaan tidak menerima tunjangan, tetapi apakah Anda akan membayar karyawan percobaan untuk liburan berbayar yang jatuh dalam masa percobaan? Apakah karyawan percobaan mulai mengumpulkan waktu untuk menghitung pembayaran liburan selama waktu ini? - Pengunduran diri
Mintalah agar karyawan yang ingin mengundurkan diri memberi Anda pemberitahuan setidaknya dua minggu. - Hari-hari cuaca
Jelaskan bagaimana dan kapan Anda akan memberi tahu karyawan jika bisnis ditutup karena cuaca buruk. Sertakan pernyataan tentang bagaimana Anda akan memperlakukan waktu libur karyawan untuk cuaca ketika bisnis tetap terbuka. - Periode menunggu
Haruskah karyawan menunggu waktu tertentu untuk menerima manfaat? Dapatkah karyawan percobaan mulai mengumpulkan (menumpuk) manfaat? - Waktu lunas (liburan, hari pribadi, waktu sakit)
Bagian ini ditangani dengan berbagai cara. Tidak ada undang-undang federal yang mengharuskan Anda membayar karyawan untuk cuti, termasuk liburan, liburan, waktu pribadi, atau waktu sakit, meskipun "waktu istirahat" tinggi pada daftar harapan karyawan. Karyawan memiliki pilihan untuk mengambil cuti tanpa dibayar. Setiap waktu lunas akan langsung mempengaruhi produktivitas dan layanan pelanggan Anda. Salah satu cara untuk menangani ini adalah dengan memberikan manfaat “waktu lunas” secara keseluruhan yang terakumulasi dari waktu ke waktu hingga maksimum “x” jam. Waktu pembayaran dapat digunakan untuk tujuan apa pun. Prosedur ini memberi imbalan kepada karyawan yang bekerja setiap hari, memberi mereka kesempatan untuk berlibur atau sesekali hari-hari pribadi. Wajibkan karyawan untuk menjadwalkan PTO jauh hari sebelumnya, kecuali untuk penyakit. Ketika Anda telah menyelesaikan bagian ini, Anda hampir siap untuk menunjukkannya kepada karyawan. Tetapi sebelum Anda melakukan itu, bawalah ke pengacara Anda atau seorang pengacara yang ahli dalam undang-undang ketenagakerjaan untuk ditinjau.
- Liburan.
Jelaskan kelayakan liburan; berapa lama seorang karyawan harus bekerja berhak untuk berlibur? Bagaimana panjangnya ditentukan? Bagaimana liburan dibayar? Apa yang terjadi jika seseorang pergi; apakah dia menerima bayaran untuk waktu liburan yang tidak terpakai? Sebagian besar perusahaan tidak mengizinkan karyawan untuk menerima pembayaran daripada mengambil liburan, karena beberapa alasan. Jangan biarkan karyawan untuk membawa liburan ke tahun depan; setiap orang harus berlibur setiap tahun. Kapan karyawan mengumumkan rencana liburan mereka? Siapa yang mendapat prioritas dalam penjadwalan? - Liburan.
Tidak ada undang-undang federal yang mengharuskan pembayaran hari libur; jika kantor ditutup, Anda tidak perlu membayar untuk saat ini. Liburan berbayar apa yang Anda berikan? Buat daftar liburan khusus untuk setiap tahun. Anda dapat memutuskan untuk mengubah liburan dari tahun ke tahun, tetapi biasanya, Anda harus mempertahankan nomor yang sama. Apakah karyawan harus bekerja sehari sebelum dan sehari setelah liburan untuk menerima pembayaran liburan? Anda tidak perlu membayar karyawan paruh waktu untuk liburan, bahkan jika karyawan purnawaktu menerimanya. Jika Anda memutuskan untuk menutup kantor pada hari tertentu dan tidak membayar karyawan, Anda harus memberi tahu mereka sebelumnya. - Waktu sakit / Hari Pribadi
Sebagian besar kantor kecil merasa menjadi beban besar untuk membayar karyawan untuk waktu istirahat tambahan, baik dalam hal kepegawaian dan biaya keuangan. Anda mungkin ingin memberi karyawan sejumlah hari pribadi / sakit yang dibayar per tahun, mengetahui mereka mungkin akan mengambilnya, apakah mereka membutuhkannya atau tidak. Anda mungkin ingin menunjuk hari-hari ini secara kolektif sebagai hari "pribadi", termasuk hari-hari sakit; jangan membuat orang berbohong tentang sakit untuk mendapatkan hari libur. Jangan biarkan karyawan membawa barang-barang ini ke tahun lain; gunakan atau kehilangan mereka. Dapatkah karyawan mengambil ½ hari atau sejumlah jam tertentu, daripada satu hari penuh? Karyawan paruh waktu biasanya tidak memenuhi syarat untuk waktu sakit. Jelaskan prosedur untuk meminta hari-hari pribadi / sakit. - Tugas juri
Anda diharuskan memberi waktu kepada karyawan jika seorang karyawan menerima panggilan untuk tugas juri. Bagaimana Anda akan menangani ini? Apakah Anda akan membayar mereka selama waktu ini? Maukah Anda meminta mereka menyerahkan uang tugas juri mereka atau mungkin mereka menyimpannya? Kapan mereka harus melaporkan kembali bekerja ("ketika pengadilan tidak dalam sesi" adalah hal biasa)? Pastikan Anda mempertimbangkan skenario "kasus terburuk" di bagian ini. - Daun Ketidakhadiran
Meskipun Anda tidak harus memberikan cuti yang tidak dibayar, Anda mungkin ingin mempertimbangkan ketentuan ini, terutama untuk karyawan yang berharga. Berapa waktu maksimum seseorang dapat mengambil cuti tanpa bayaran dan masih yakin akan posisi ketika dia kembali bekerja? Jika Anda memberikan asuransi, dapatkah orang tersebut melanjutkan asuransi ini jika dia membayar premi? Apa yang terjadi ketika karyawan kembali; apakah dia menerima posisi sebelumnya? - Cuti militer
Undang-Undang Ketenagakerjaan dan Hak-Hak Pekerja Jasa yang Berseragam 1994 mengharuskan pengusaha untuk melakukan upaya yang wajar untuk melatih kembali atau meningkatkan keterampilan karyawan yang kembali ke tugas militer. Bagaimana dengan karyawan yang pergi ke perkemahan musim panas atau kewajiban militer jangka pendek lainnya? Bagaimana pengembalian mereka akan ditangani?
Ketika Anda telah menyelesaikan bagian ini, Anda hampir siap untuk menunjukkannya kepada karyawan. Tetapi sebelum Anda melakukan itu, bawalah ke pengacara Anda atau seorang pengacara yang ahli dalam hukum ketenagakerjaan untuk ditinjau.
Disclaimer: Saya bukan seorang pengacara dan saya tidak memberikan nasihat hukum. Artikel ini disediakan untuk informasi dan tidak boleh diandalkan. Hubungi pengacara untuk dokumen ini dan semua dokumen jenis ini.