Fitur yang Harus Diperhatikan dalam Perangkat Lunak Penggajian Online
Tidak heran banyak usaha kecil beralih ke layanan penggajian untuk tugas-tugas ini.
Tapi layanan penggajian mana yang terbaik?
Apa itu layanan penggajian?
Ada dua jenis layanan penggajian: layanan online dan (karena tidak ada istilah yang lebih baik) layanan pribadi. Layanan online mungkin aplikasi atau berbasis online. Layanan pribadi adalah bisnis yang dimiliki oleh individu yang dapat melakukan penggajian online atau yang mungkin lokal.
Proses evaluasi bekerja dengan cara yang sama untuk kedua jenis layanan penggajian. Tetapi artikel ini akan fokus pada layanan online. Berikut ini beberapa fitur yang harus Anda pertimbangkan:
Berapa biaya layanan penggajian online?
Hal pertama yang ditanyakan pemilik bisnis ketika mencari layanan penggajian adalah, "Berapa biayanya?" Sementara biaya adalah penting, faktor lain sama pentingnya.
Pertimbangkan biaya layanan sekarang dan di masa depan. Jika Anda memiliki bisnis yang sangat kecil dengan hanya satu atau dua karyawan, Anda mungkin ingin membatasi biaya Anda dengan menggunakan layanan terukur, di mana biaya minimal untuk hanya beberapa karyawan dan yang meningkat ketika Anda menambahkan karyawan dan layanan.
Untuk sebagian besar layanan penggajian yang saya lihat, biayanya adalah per bulan, jadi Anda dapat mengubah kapan saja. Sebagian besar didasarkan pada biaya pada jumlah karyawan. Beberapa menawarkan opsi 1099 untuk membayar kontraktor, vendor, atau freelancer. (Anda akan menemukan daftar singkat dengan biaya di bagian akhir artikel ini.)
Biaya datang dalam dua tingkat untuk beberapa layanan: layanan dasar yang hanya menghitung dan memberikan cek pembayaran, dengan mungkin layanan W-2, dan opsi layanan lengkap yang juga melakukan penyetoran dan pembayaran pajak gaji dan pengajuan pajak, termasuk Formulir 941 (formulir pelaporan pajak pembayaran triwulanan).
Apa yang harus termasuk layanan penggajian layanan lengkap?
- Pengaturan, Pelatihan, dan Dasbor. Sistem ini harus mudah diatur. Anda harus memiliki dashboard untuk memandu Anda melalui proses dan untuk memungkinkan Anda untuk memeriksa kegiatan seperti pengajuan dan setoran pembayaran. Pelatihan harus sederhana, dengan video yang bagus untuk membantu Anda bekerja melalui berbagai proses. Tingkat pengetahuan penggajian seperti apa yang mereka anggap Anda miliki? Sebagian besar pemilik bisnis memiliki sedikit pengetahuan, sehingga layanan Anda harus memberikan pengetahuan dasar terperinci tentang istilah penggajian, pembayaran, dan pengajuan.
- Bayaran . Masing-masing sistem ini memungkinkan Anda untuk memasukkan informasi untuk setiap karyawan, termasuk formulir W-4 untuk pemotongan pajak penghasilan federal dan informasi lain yang diperlukan untuk menyiapkan cek pembayaran. Sistem harus memungkinkan Anda menulis cek tercetak atau untuk memeriksa setoran langsung (cara terbaik). Tanyakan kepada bank Anda tentang persyaratannya.
- Formulir W-2. Layanan Anda harus menyediakan Anda Formulir W-2 , formulir informasi gaji tahunan dan informasi pajak yang harus Anda berikan kepada karyawan pada bulan Januari. Opsi layanan lengkap juga harus mengajukan formulir ini dengan Administrasi Jaminan Sosial untuk Anda pada waktu yang tepat.
- Pajak Penggajian dan Penggajian File. Ini mungkin merupakan layanan terpenting. Memiliki file seseorang dan membayar pajak ini adalah tanggung jawab besar. Sistem layanan lengkap harus mengajukan semua dokumen penggajian pajak dan pajak kerja yang relevan untuk Anda. Mereka harus melakukan pembayaran atas nama Anda dengan lembaga pengatur federal, negara bagian, dan lokal yang sesuai. Formulir harus mencakup Formulir 941 - Laporan Upah Gaji dan Pajak dan formulir pajak pengangguran federal dan negara bagian.
Layanan ini juga harus melacak pajak gaji negara dan lokal, yang merupakan bantuan besar jika Anda memiliki karyawan yang bekerja di berbagai kota dan negara bagian.
Apa fitur lain yang harus Anda harapkan?
Jaminan pajak. Layanan Anda harus menjamin bahwa formulir pajak akan dikirim sebelum semua tenggat waktu dan pembayaran akan dilakukan tepat waktu sehingga Anda tidak dikenakan denda atau hukuman . Layanan harus setuju untuk membayar denda atau hukuman apa pun atas keterlambatan pengajuan atau pembayaran. Jika mereka tidak membuat jaminan ini, jangan gunakan mereka.
Aksesibilitas ponsel. Anda harus dapat mengakses dasbor dan membuat perubahan, mengirim informasi di komputer, ponsel atau tablet Anda, atau bahkan memanggil informasi.
Layanan mandiri karyawan. Beberapa dari layanan ini memiliki dasbor bahwa karyawan dapat masuk dan mendapatkan informasi tentang gaji tahunan mereka.
Mereka mungkin dapat mengubah informasi W-4 secara daring.
Integrasi dengan sistem akuntansi Anda. Memiliki layanan penggajian Anda terintegrasi dengan sistem akuntansi Anda menghemat waktu dan uang Anda. Intuit Payroll hanya dijual dengan QuickBooks Online, jadi ini mungkin pilihan yang baik untuk Anda jika Anda sudah memiliki QBO. Perangkat lunak Patriot memiliki sistem akuntansi yang dapat Anda tambahkan ke layanan gaji Anda.
Pertanyaan penting lainnya untuk ditanyakan
Dukungan dan Layanan. Yang ini sangat penting. Berbagai hal terjadi dan daftar gaji harus dijalankan pada waktu-waktu tertentu. Anda perlu tahu bahwa layanan Anda tersedia dan bermanfaat.
Tingkat layanan tertinggi adalah panggilan telepon. Jam berapa yang dimiliki meja bantuan?
Tingkat tertinggi kedua adalah obrolan. Berapa jam mereka?
Tingkat ketiga adalah email. Seberapa cepat layanan Anda merespons email?
Selama masa percobaan atau 30 hari pertama, pastikan Anda melakukan kontak beberapa kali untuk mengevaluasi dukungan yang diberikan.
Pembaruan. Peraturan pajak penggajian dan tarif pajak selalu berubah. Saat Anda mengevaluasi sistem, tanyakan bagaimana mereka memperbarui perangkat lunak mereka dan bagaimana mereka mengkomunikasikan pembaruan ini kepada Anda.
Keamanan. Seberapa amankah sistem mereka? Apakah itu di awan (mungkin)? Seberapa sering mereka membuat cadangan?
Layanan tambahan lainnya yang mungkin Anda inginkan
1099 Layanan. Beberapa sistem ini memiliki add-on (untuk biaya tambahan) yang memungkinkan Anda membayar pekerja kontrak, vendor, dan freelancer dan menerbitkan formulir 1099-MISC kepada mereka (mirip dengan formulir W-2 untuk karyawan). Layanan juga harus menyediakan pengajuan formulir 1099-MISC dengan IRS.
Backup withholding . Jika Anda membayar non-karyawan, Anda mungkin perlu memiliki pemotongan cadangan yang diambil dari pembayaran mereka. Jika Anda memiliki layanan 1099, layanan Anda harus dapat melakukan ini dan menerbitkan laporan.
Di mana untuk memeriksa layanan potensial
Saat Anda mempersempit pilihan Anda ke beberapa layanan, periksalah. Periksa peringkat online, tetapi jangan terlalu bergantung pada mereka. Tempat yang lebih baik untuk diperiksa adalah Better Business Bureau . Lihat apa keluhan yang diajukan terhadap perusahaan ini dan bagaimana mereka telah diselesaikan.
Apa saja layanan penggajian yang perlu dipertimbangkan?
Anda akan menemukan banyak layanan penggajian jika Anda mencari online. Berikut ini beberapa untuk memulai pencarian Anda. Kami memilih opsi layanan lengkap untuk masing-masing.
Saya ntuit Layanan Penuh Penggajian. Layanan ini adalah pengaya untuk QuickBooks Online. Harga tergantung pada versi QBO mana yang Anda inginkan dan tingkat layanan penggajian yang Anda butuhkan. Harga bulanan.
Perangkat Lunak Penggajian Patriot. Sistem penggajian layanan lengkap mereka mulai dari $ 25 per bulan untuk satu karyawan, meningkat dengan jumlah karyawan.
Paychex. Sistem mereka didasarkan pada jumlah karyawan. Mereka membutuhkan tawaran tertulis dari pelanggan potensial sebelum merilis informasi harga.
Gusto: Harga mereka adalah $ 39 per bulan harga dasar ditambah $ 6 per bulan per orang (Kami berasumsi itu berarti per orang dibayar).
ADP memiliki tiga tingkat penggajian, termasuk SDM. Tidak ada harga yang tersedia.
Bagaimana cara mencoba sistem penggajian
Satu masalah terakhir: Masalah dengan mencoba sistem ini adalah bahwa mereka mengharuskan Anda untuk "hidup," dan Anda tidak dapat mengeluarkan cek pembayaran lebih dari satu kali. Patriot dan Gusto memiliki versi demo yang bisa Anda coba. ADP memiliki dua bulan gaji gratis, tetapi itu berarti Anda berkomitmen untuk menjalankan dua bulan dengan sistem mereka.