Dasar-dasar EDI dan cara menggunakannya untuk bisnis Anda
Transaksi EDI adalah salah satu bidang perdagangan elektronik yang digunakan perusahaan, misalnya, satu perusahaan mungkin ingin mengirim pesanan pembelian secara elektronik ke yang lain dan ini dapat dilakukan menggunakan EDI.
Transaksi EDI dirancang untuk menjadi independen dari komunikasi yang digunakan oleh perusahaan atau teknologi perangkat lunak yang menghasilkan data EDI.
Format EDI
Namun ada standar yang menentukan bagaimana setiap pesan harus diformat.
Ada empat standar EDI: UN / EDIFACT, yang merupakan satu-satunya standar yang diakui secara internasional dan digunakan sebagian besar di luar Amerika Utara, ANSI ASC X12 adalah standar yang digunakan di Amerika Utara, TRADACOM yang digunakan oleh perusahaan ritel Inggris, dan ODETTE yang digunakan oleh produsen mobil Eropa.
Implementasi EDI penting bagi perusahaan karena dapat mengurangi biaya pengiriman dokumen secara signifikan .
Biaya EDI Versus Manfaat
Pesanan pembelian kertas membutuhkan sumber daya untuk mencetak PO, mengirim faks, atau mengeposkannya ke vendor. EDI secara otomatis mengirim dokumen elektronik ke vendor sehingga mengurangi biaya pengiriman PO. Studi tentang penghematan biaya pelaksanaan EDI telah dilakukan, termasuk laporan dari kelompok Aberdeen pada tahun 2008, yang menyoroti bahwa di AS harganya $ 37,45 untuk memproduksi dan mengirim PO kertas, sementara itu hanya biaya $ 23,83 untuk mengirimnya menggunakan EDI.
Tidak semua perusahaan menggunakan EDI. Ada biaya untuk menerapkan dan memelihara teknologi yang diperlukan untuk melakukan EDI. Setiap mitra dagang yang ingin digunakan perusahaan dengan EDI mungkin memerlukan sumber daya untuk pengaturan dan ini dapat menjadi biaya mahal bagi perusahaan atau perusahaan yang lebih kecil tanpa sumber daya teknis.
Beberapa perusahaan yang mengaku menggunakan EDI dapat menerima pesanan secara elektronik tetapi tidak dapat secara otomatis memuat pesanan tersebut ke dalam sistem penjualan mereka.
Perintah EDI dicetak dan dimasukkan secara manual ke dalam sistem komputer mereka.
Situasi ini biasa terjadi di mana perusahaan memiliki sistem pesanan yang sudah tua yang tidak memiliki kemampuan untuk menerima atau menghasilkan pesanan EDI.
EDI Cara Kerjanya
Ada sejumlah cara pesan EDI ditransmisikan antara mitra dagang. Metode yang paling umum adalah menggunakan jaringan nilai tambah atau VAN. Ini memungkinkan perusahaan mengirim transmisi yang kemudian ditinjau oleh VAN dan kemudian dikirim ke penerima yang benar.
Baru-baru ini metode baru untuk transmisi EDI sedang digunakan. Ini disebut AS2, yang merupakan singkatan dari Applicability Statement 2, dan diperjuangkan oleh Wal-Mart, yang mengharuskan semua vendor mereka untuk menggunakan metode ini. Menggunakan AS2, dokumen EDI ditransmisikan melalui internet dan keamanan dokumen dicapai dengan enkripsi dan penggunaan sertifikat digital.
Ada lusinan dokumen EDI yang dapat diimplementasikan oleh perusahaan dan mitra dagang mereka. Di bawah dokumen standar EDI ANSI ASC X12 adalah bagian dari seri, misalnya ada serangkaian pesanan, seri pergudangan, seri keuangan, dll.
Selain itu ada sejumlah seri yang berhubungan dengan industri tertentu seperti pemerintah, asuransi, hipotek dan otomotif.
Bagi banyak perusahaan mereka hanya akan menerapkan sejumlah kecil dokumen EDI dengan mitra dagang mereka, umumnya dalam seri pemesanan, seri penanganan material dan seri pengiriman.
Misalnya perusahaan yang menerapkan EDI di antara mereka sendiri dan perusahaan logistik pihak ketiga hanya dapat menerapkan lima dokumen EDI seperti EDI 940 untuk pesanan pengiriman gudang, EDI 943 untuk saran pengiriman transfer stok gudang, EDI 944 untuk transfer stok gudang saran penerimaan, EDI 945 untuk saran pengiriman gudang, dan EDI 947 untuk saran penyesuaian inventaris gudang.
Transaksi EDI yang Sering Digunakan Dalam Rantai Pasokan
753 Permintaan untuk Petunjuk Routing
754 Instruksi Perutean
816 Hubungan Organisasi
818 Laporan Penjualan Komisi
830 Jadwal Perencanaan dengan Kemampuan Rilis
832 Katalog Harga / Penjualan
840 Permintaan Penawaran
841 Spesifikasi / Informasi Teknis
842 Laporan Ketidaksesuaian
843 Respon untuk Meminta Kutipan
845 Pengakuan / Status Otorisasi Harga
846 Pertanyaan Inventaris / Saran
847 Klaim Material
848 Lembar Data Keamanan Bahan
850 Pesanan Pembelian
851 Jadwal Aset
852 Data Aktivitas Produk
853 Instruksi Routing dan Operator
855 Purchase Order Acknowledgement
856 Pemberitahuan / Manifes Kapal
857 Pemberitahuan Pengiriman dan Penagihan
860 Permintaan Perubahan Pesanan Pembelian - Pembeli Diprakarsai
861 Menerima Nasihat / Sertifikat Penerimaan
862 Jadwal Pengiriman
863 Laporan Hasil Tes
865 Purchase Order Change Acknowledgement / Request - Penjual Diprakarsai
866 Urutan Produksi
869 Status Pesanan Kirim
870 Laporan Status Pesanan
873 Layanan Gerakan Komoditas
874 Respon Layanan Gerakan Komoditas
878 Otorisasi Produk / De-otorisasi
879 Informasi Harga
882 Informasi Ringkasan Pengiriman Toko Langsung
885 Karakteristik Akun Ritel
888 Pemeliharaan Item
Pengumuman Promosi 889
890 Kontrak & Manajemen Rabat
893 Permintaan Informasi Barang
895 Pengiriman / Pengembalian Pengakuan atau Penyesuaian
940 Pesanan Pengiriman Gudang
943 Saran Pengiriman Transfer Saham Gudang
944 Penerimaan Resi Transfer Saham Gudang
945 Saran Pengiriman Gudang
947 Saran Penyesuaian Inventaris Gudang
Diperbarui oleh Gary Marion, Ahli Logistik dan Rantai Pasokan.