W-4, I-9, Aplikasi Pekerjaan, Pendaftaran Negara, dan Lainnya
Tanggung jawab pertama Anda untuk dokumen dan peraturan untuk karyawan baru segera hadir setelah disewa. Sebelum karyawan mulai bekerja dan menerima gaji pertamanya , ada beberapa formulir yang mengharuskan Anda melengkapi karyawan. Formulir ini harus diselesaikan oleh setiap karyawan, sesuai dengan undang-undang federal dan negara bagian.
dalam banyak kasus, Anda tidak perlu mengembalikan formulir kepada siapa pun, tetapi Anda harus menyimpannya. Ketika formulir ini selesai, Anda harus menyimpannya di lokasi tertentu, tersedia untuk karyawan dan orang lain yang perlu melihatnya. Departemen Tenaga Kerja AS (di bawah Divisi Upah dan Jam) memiliki persyaratan khusus untuk daftar gaji dan catatan personil yang harus disimpan pada semua karyawan.
Lembaga federal, negara bagian, dan lokal juga dapat mengaudit catatan karyawan Anda karena berbagai alasan, sehingga menyimpan catatan penting.
01 - Formulir W-4 untuk Pemotongan Pajak Penghasilan Federal
Semua karyawan baru harus mengisi Formulir W-4 sebelum menerima gaji pertama mereka. Formulir ini termasuk informasi tentang status perkawinan, jumlah tanggungan, dan jumlah pemotongan tambahan yang ditentukan. Ini digunakan untuk menghitung pemotongan pajak penghasilan federal. Anda tidak harus menyimpan salinan semua formulir W-4, hanya yang terbaru.
Pengusaha tidak boleh memberi saran kepada karyawan tentang cara melengkapi formulir ini, tetapi Anda dapat mengarahkannya ke artikel IRS yang membantu mereka melengkapi formulir ini.
Pastikan untuk menggunakan versi terbaru formulir W-4. Potongan Pajak 2017 dan Undang-Undang Pekerjaan membuat perubahan signifikan pada tabel pemotongan dan karyawan mungkin ingin mengubah pemotongan mereka untuk menghindari terlalu banyak pajak yang diambil dari gaji mereka. Anda harus menggunakan formulir 2018 W-4 untuk karyawan baru dan karyawan yang ingin melakukan perubahan pada formulir mereka.
Karyawan dapat mengubah formulir W-4 sesering yang mereka suka. Misalnya, seorang karyawan dapat menerima bonus dan ingin mengubah pemotongan. Adalah tanggung jawab Anda sebagai pemberi kerja untuk melacak perubahan terbaru dan memastikan bahwa gaji karyawan mencerminkan keinginan karyawan untuk menahan.
02 - Formulir I-9 dan Sistem E-Verifikasi untuk Kelayakan Pekerjaan
Sebagai majikan, Anda harus mendokumentasikan kelayakan karyawan baru untuk bekerja di AS. Dokumen yang harus Anda gunakan adalah F orm I-9 , Verifikasi Kelayakan Kerja, yang harus diselesaikan oleh setiap karyawan baru. Karyawan baru harus menyediakan dokumentasi (a) identitas dan (b) kelayakan pekerjaan.
Ada dua langkah untuk proses I-9. Pertama, karyawan mengisi formulir dan menyatakan identitas dan dokumen kelayakan kerja apa yang akan digunakan. Kemudian, Anda sebagai majikan harus melihat dokumen-dokumen itu dan memastikannya memadai dan sesuai.
Anda harus menyimpan formulir ini dalam catatan karyawan, tetapi Anda tidak perlu mengirimkannya kepada siapa pun. Jika petugas imigrasi datang ke perusahaan Anda atau ingin memeriksa dokumen karyawan Anda, formulirnya adalah bukti Anda bahwa Anda memverifikasi kelayakan kerja karyawan.
Pengusaha yang lebih besar (dengan banyak karyawan) dapat mendaftar untuk sistem E-Verifikasi dan menggunakannya untuk memeriksa kelayakan karyawan baru untuk bekerja di AS. Sistem ini menggunakan informasi pada Formulir I-9 untuk membandingkan dengan basis data federal.
03 - Formulir Aplikasi Pekerjaan
Setiap karyawan baru harus mengisi formulir lamaran kerja, bahkan jika orang ini telah mengirimkan resume untuk pekerjaan itu. Formulir lamaran kerja berisi informasi tentang karyawan baru yang dapat diverifikasi, seperti pemberi kerja dan pendidikan sebelumnya. Ini juga termasuk beberapa pernyataan yang harus ditandatangani oleh pemohon.
Satu pernyataan pada formulir aplikasi membuktikan bahwa informasi pada aplikasi adalah benar dan benar, sementara pernyataan lain memungkinkan pemberi kerja untuk melakukan pemeriksaan referensi dan pemeriksaan latar belakang.
Memiliki formulir aplikasi untuk setiap karyawan melindungi Anda sebagai pemberi kerja dari pemohon yang membuat klaim curang, dan memungkinkan Anda mengambil tindakan jika formulir aplikasi tidak akurat.
04 - Pemotongan dan Pendaftaran Negara
Pengusaha harus mendaftarkan karyawan baru dengan sistem pemberitahuan penerimaan baru negara mereka; pendaftaran ini memungkinkan negara untuk mengumpulkan pembayaran tunjangan anak dari karyawan ini. Daftar sistem pemberitahuan negara disertakan dalam artikel ini.
Setiap negara bagian yang mengumpulkan pajak penghasilan memiliki persyaratan bagi pemberi kerja untuk melaporkan dan membayar pajak-pajak tersebut. Hubungi departemen pendapatan negara Anda (atau yang setara) untuk informasi tentang cara mendaftar sebagai majikan di negara bagian. Lembaga negara ini juga akan memberi Anda informasi tentang pemotongan formulir dan persyaratan untuk melaporkan dan membayar jumlah yang ditahan.
Untuk negara bagian yang memiliki pajak penghasilan, Anda perlu memotong pajak ini dari gaji karyawan dan mengirimkan pajak yang dipotong ke agen negara yang tepat.
05 - Daftar Periksa untuk Mempekerjakan Karyawan Baru
Berikut ini adalah daftar periksa 12 langkah dari proses perekrutan baru, jadi Anda tidak melupakan apa pun. Ini termasuk mendapatkan nomor ID Pengusaha, (nomor identifikasi pemberi kerja pemerintah) yang mendaftar dengan IRS untuk pelaporan dan pembayaran pajak, dan mendaftar dengan badan pajak negara Anda (jika pajak penghasilan negara diperlukan). Pendaftaran dan persyaratan lain juga terdaftar.
06 - Satu Hal Lagi - Buku Panduan Pegawai Anda
Jika bisnis Anda memiliki beberapa karyawan, Anda harus memiliki buku pedoman karyawan atau kebijakan dan prosedur manual. Buku pegangan dapat mencakup uraian dan manfaat proses kerja selain kebijakan dan prosedur.) Semua karyawan baru harus menerima salinan buku pegangan ini dan harus menandatangani bahwa mereka telah membaca dan memahaminya.
Buku pedoman karyawan menjadi dokumen yang mengikat secara hukum untuk Anda dan karyawan Anda. Memiliki karyawan membaca buku pegangan karyawan dapat membantu mencegah karyawan yang tidak puas, harapan yang tidak terpenuhi, dan kemungkinan tuntutan hukum.