Membuat Manual Kebijakan dan Prosedur
Pertimbangkan ini: Bahkan seorang karyawan dapat menyebabkan masalah bagi Anda.
Dan masalah melipatgandakan secara eksponensial semakin banyak karyawan yang Anda miliki.
Bayangkan skenario ini: Pegawai Anda secara konsisten terlambat bekerja; kadang-kadang dia menelepon untuk memberi tahu Anda bahwa dia akan terlambat, dan terkadang tidak.
Anda ingin memecatnya karena ketidakhadiran terus, tetapi pengacara Anda mengatakan Anda tidak memiliki buku pegangan yang memberi tahu karyawan apa yang diharapkan tentang apa yang terjadi dalam kasus absensi kronis.
Percayalah kepadaku; Jika Anda tidak memiliki sesuatu secara tertulis tentang situasi ini, karyawan dapat meminta bayaran bahwa dia tidak tahu dia bisa dipecat karena tidak datang tepat waktu. Dan ini bisa mengarah pada gugatan.
Tujuan dari Buku Pegangan Karyawan
- Karyawan ingin tahu apa yang diharapkan dari mereka dan mereka ingin tahu bahwa mereka diperlakukan dengan cara yang sama seperti karyawan lain. Persepsi perlakuan tidak adil dapat menyebabkan karyawan yang tidak puas dan, akhirnya, untuk tuntutan hukum. Misalnya, jika semua karyawan tahu berapa hari libur yang mereka terima, mereka tidak akan bertanya-tanya apakah karyawan lain mendapatkan lebih banyak hari.
- Memiliki aturan yang sama untuk semua karyawan membuat menjalankan bisnis lebih mudah. Tidak perlu memikirkan apa yang harus dilakukan dalam situasi tertentu. Tentu, ada kalanya tidak ada kebijakan tertulis tentang suatu masalah, tetapi memiliki beberapa panduan umum dapat membantu menangani situasi tertentu.
- Kebijakan tertulis menunjukkan kepada karyawan bahwa bisnis Anda ingin adil . Niat itu berjalan jauh menuju semangat kerja yang baik secara umum dan dalam berurusan dengan karyawan individu yang tidak puas.
- Akhirnya, kebijakan dan prosedur tertulis dapat membantu Anda menangani tuntutan hukum. Manual kebijakan dapat digunakan sebagai bukti dalam suatu gugatan diskriminasi; pada kenyataannya, manual semacam itu mungkin bahkan mencegah gugatan.
Mengapa Buku Pegangan Karyawan tidak Cukup
Setelah Anda menyiapkan buku pegangan karyawan untuk bisnis Anda, ada beberapa hal yang harus Anda lakukan:
Ulasan Pengacara
Minta pengacara untuk meninjau buku pegangan bahasa, untuk bahasa yang bertentangan atau membingungkan, dan untuk masalah hukum. Misalnya, pengacara Anda dapat membantu Anda membuat bahasa yang tidak akan membuat karyawan berpikir mereka memiliki pekerjaan seumur hidup.
Komunikasi
Pastikan semua karyawan saat ini tahu tentang buku pegangan dan bahwa itu tersedia bagi mereka. Berikan setiap karyawan salinan (pastikan Anda mendapatkan tanda tangan sehingga Anda dapat menunjukkan bahwa semua karyawan telah menerima salinannya).
Masukkan salinan di situs web perusahaan. Ingatkan karyawan tentang kebijakan khusus. Dengan kata lain, pastikan tidak ada karyawan yang dapat mengabaikan kebijakan dan prosedur dalam manual.
Melaksanakan
Ikuti buku pegangan. Ambil tindakan ketika Anda perlu. Menggunakan buku pegangan untuk menangani masalah karyawan dengan cepat memperkuat niat Anda untuk bersikap adil dan niat Anda untuk mengikuti buku pegangan.
Merevisi
Kunjungi kembali buku pegangan secara berkala. Perbarui kebijakan yang telah berubah (pastikan Anda mengkomunikasikan perubahan dengan segera!) Dan pertimbangkan perubahan lain untuk mengatasi masalah yang muncul. Jika Anda mengubah kebijakan dan Anda tidak mengubah buku pegangan, Anda mengundang masalah hukum.
Susan Heathfield, ahli Sumber Daya Manusia, memiliki beberapa saran untuk mengelola masalah ketidakhadiran karyawan. Apakah buku pegangan karyawan akan memecahkan masalah Anda? Tidak, tetapi itu akan membiarkan karyawan tahu apa yang diharapkan dan membuat asumsi bahwa Anda tidak akan mentoleransi ketidakhadiran.
Tidak peduli berapa banyak karyawan yang Anda miliki, buku pedoman karyawan atau buku pegangan karyawan merupakan alat penting untuk menjalankan bisnis Anda.
Jadi, sudahkah Anda membuat buku panduan karyawan?
Lebih dari Susan Heathfield
Contoh-contoh Panduan / Buku Pedoman Kebijakan Karyawan