Menjadwalkan Audit
Perusahaan asuransi kompensasi pekerja Anda kemungkinan akan memulai proses audit segera setelah kebijakan kompensasi pekerja Anda berakhir.
Anda dapat menerima surat dari firma asuransi Anda atau panggilan telepon dari orang yang ditugasi untuk melakukan audit Anda. Auditor Anda yang ditunjuk harus menjadwalkan audit pada waktu yang sesuai bagi Anda. Tanggal harus cukup jauh di masa depan sehingga Anda memiliki waktu yang cukup untuk mengumpulkan informasi yang dibutuhkan auditor. Mintalah auditor untuk memberikan Anda ringkasan dari data yang dia perlukan untuk melakukan audit.
Perhatikan bahwa auditor Anda yang ditunjuk mungkin atau mungkin bukan karyawan perusahaan asuransi. Beberapa perusahaan asuransi memiliki departemen audit internal yang memiliki staf sendiri. Lainnya mengalihdayakan fungsi audit ke firma audit independen. Prosesnya harus sama apakah audit dilakukan oleh karyawan perusahaan asuransi atau kontraktor.
Catatan yang Akan Anda Butuhkan
Auditor akan memerlukan berbagai informasi keuangan untuk periode waktu yang dicakup oleh kebijakan yang diaudit. Berikut adalah jenis informasi yang mungkin diminta untuk Anda berikan:
- Buku besar akuntansi
- Formulir pajak, khususnya formulir 941 dan 944, Pengembalian Pajak Pengusaha Federal (setiap triwulan dan tahunan)
- Rekaman pengeluaran tunai
- Pembayaran untuk layanan yang disediakan oleh kontraktor independen. Auditor perlu memverifikasi bahwa para pekerja ini bukan karyawan Anda.
- Pembayaran untuk layanan yang disediakan oleh subkontraktor
- Sertifikat asuransi untuk setiap subkontraktor yang Anda sewa
- W-2 dan 1099 formulir
- Deskripsi pekerjaan untuk setiap pekerja. Pastikan itu secara akurat menggambarkan tugas pekerja.
- Deskripsi operasi bisnis Anda
- Catatan penggajian untuk jangka waktu kebijakan. Auditor perlu memverifikasi semua sumber pembayaran yang diberikan kepada setiap pekerja (gaji, bonus, dll.).
- Keterbatasan gaji berlaku untuk pejabat eksekutif, mitra, pemilik tunggal, dll. Yang tercakup dalam polis
- Lembar kerja pengalaman pengalaman Anda
Setelah Anda mengumpulkan data yang diperlukan, Anda harus mengaturnya. Masukkan semua catatan penggajian Anda (seperti formulir W-2, lunas gaji, dan catatan lembur) bersama-sama sehingga informasinya mudah diakses. Demikian juga, letakkan semua informasi yang terkait dengan subkontraktor, termasuk jumlah pembayaran dan sertifikat asuransi, di satu tempat. Upaya Anda akan terbayar, membuat audit lebih mudah dan lebih cepat.
Apa yang Termasuk dalam Penggajian?
Premi kompensasi pekerja Anda dihitung dengan mengalikan tingkat upah Anda dan kemudian membagi hasilnya dengan 100. NCCI dan sebagian besar otoritas kompensasi pekerja negara mengacu pada penggajian sebagai remunerasi . Istilah-istilah ini sering digunakan secara bergantian. Keduanya berarti nilai uang dari layanan yang diberikan karyawan Anda kepada organisasi Anda.
Biaya yang termasuk dalam remunerasi bervariasi dari satu negara bagian ke negara bagian lain. Namun, mereka umumnya termasuk yang berikut:
- Gaji dan gaji kotor, termasuk gaji dan upah retroaktif
- Komisi. Ini termasuk komisi total yang diterima oleh seorang pekerja dan setiap hasil imbang terhadap komisi.
- Bonus, termasuk rencana bonus saham
- Liburan, liburan, dan pembayaran sakit
- Upah lembur. Di semua negara kecuali beberapa negara, remunerasi termasuk lembur yang dihitung pada tingkat waktu langsung. Sebagai contoh, anggap rata-rata jam kerja seorang pekerja adalah $ 20 per jam. Jika pekerja dibayar $ 600 selama 20 jam lembur, Anda hanya akan memasukkan $ 400 dari uang lembur.
- Pembayaran yang dilakukan oleh Anda yang seharusnya telah dipotong dari gaji karyawan seperti yang diharuskan oleh hukum untuk Jaminan Sosial, Medicare atau program pensiun
- Pembayaran kepada pekerja atas dasar selain waktu bekerja. Contohnya adalah piecework, pembagian keuntungan atau rencana insentif.
- Pembayaran atau tunjangan untuk alat-alat tangan atau alat-alat listrik genggam yang digunakan para pekerja untuk melakukan pekerjaan mereka
- Nilai sewa apartemen atau rumah yang disediakan untuk seorang karyawan. Juga, nilai penginapan dan makanan lain yang diterima oleh pekerja sebagai bagian dari pembayarannya
- Pembayaran dikurangi dari gaji kotor pekerja untuk pensiun, kafetaria, atau rencana tabungan
- Gaji untuk karyawan subkontraktor yang tidak berasuransi (lihat komentar di bawah)
Apa yang Dikecualikan Dari Penggajian?
Ada sejumlah biaya yang biasanya dikecualikan ketika gaji dihitung untuk tujuan penilaian asuransi kompensasi pekerja. Meskipun bervariasi menurut negara bagian, mereka sering menyertakan yang berikut:
- Kiat dan gratifikasi lainnya diterima oleh karyawan
- Uang pesangon (selain untuk waktu bekerja)
- Diskon atas barang yang dibeli dari majikan
- Biaya bisnis yang diganti
- Bayar untuk tugas militer aktif
- Tunjangan seragam
Klasifikasi
Salah satu tugas utama auditor adalah memastikan bahwa bisnis yang diasuransikan diklasifikasi dengan benar. Sistem klasifikasi kompensasi pekerja dirancang untuk mengkategorikan bisnis , bukan karyawan individu. Auditor akan meninjau operasi perusahaan Anda untuk menentukan apakah klasifikasi dasar yang tercantum pada kebijakan Anda sudah benar.
Klasifikasi dasar adalah klasifikasi yang paling menggambarkan keseluruhan bisnis Anda. Ini sering sama dengan klasifikasi yang mengatur (klasifikasi yang diberi gaji paling banyak). Misalnya, anggaplah Anda mengoperasikan toko mesin. Beberapa karyawan Anda bekerja dengan mesin bubut sementara yang lain mengoperasikan mesin bor atau mesin stamping. Kegiatan spesifik yang dilakukan oleh karyawan Anda dapat bervariasi dari pekerja ke pekerja. Namun, semuanya sesuai dengan klasifikasi dasar Anda, Toko Mesin.
Beberapa karyawan dapat melakukan tugas yang membutuhkan klasifikasi terpisah. Misalnya, toko mesin Anda mempekerjakan pekerja klerikal yang melakukan pekerjaannya di kantor tertutup dari pekerja lain. Karyawan ini kemungkinan akan ditugaskan klasifikasi Clerical Office Employee daripada Machine Shop.
Sistem klasifikasi kompensasi pekerja sangat rumit. Auditor Anda dapat mereklasifikasi bisnis Anda dengan cara yang tidak Anda mengerti atau tidak masuk akal bagi Anda. Dalam acara ini, mintalah auditor untuk penjelasan. Jika Anda masih bingung tentang perubahan, minta bantuan agen atau perantara Anda .
Bertemu dengan Auditor
Untuk melakukan audit, auditor harus bertemu dengan Anda atau perwakilan terpercaya dari perusahaan Anda. Jika Anda mendelegasikan tugas ini kepada orang lain, pastikan dia:
- mengetahui bisnis Anda dengan baik
- memahami semua fase operasi perusahaan Anda
- mengetahui tugas apa yang dilakukan oleh setiap karyawan
- memahami kebijakan kompensasi pekerja perusahaan Anda, termasuk klasifikasi yang dikandungnya
- memahami catatan keuangan perusahaan Anda, termasuk data penggajian, sehingga dia dapat menjawab pertanyaan dari auditor
Ketika bertemu dengan auditor, Anda atau yang ditunjuk harus kooperatif dan menjawab pertanyaan auditor sebaik yang Anda bisa. Jangan menawarkan informasi yang tidak diminta.
Seperti banyak bisnis, perusahaan Anda dapat menyewa perusahaan pembukuan offsite untuk menangani fungsi akuntansi dan pembayaran gaji Anda. Haruskah pemegang buku Anda bertemu dengan audit atas nama Anda? Jawabannya adalah tidak. Pembukuan Anda dapat memberikan auditor catatan keuangan yang dia perlukan untuk melakukan audit. Namun, auditor perlu mengunjungi tempat Anda untuk melakukan audit fisik.
Subkontraktor
Banyak negara bagian memiliki undang-undang yang membebankan tanggung jawab pada kontraktor yang mempekerjakan subkontraktor yang tidak berasuransi. Undang-undang ini akan berlaku bagi Anda jika bisnis Anda beroperasi sebagai kontraktor, dan subkontraknya bekerja untuk orang lain.
Misalnya, anggaplah perusahaan Anda, ABC Construction, menyewa subkontraktor yang disebut P & J Plumbing untuk melakukan pekerjaan pemipaan di gedung yang sedang Anda perbaiki. Seorang karyawan P & J terluka dalam pekerjaan dan berusaha untuk mengajukan klaim kompensasi pekerja. Namun, P & J belum membeli cakupan kompensasi pekerja. Di sebagian besar negara bagian, pekerja yang cedera dapat mencari manfaat di bawah kebijakan kompensasi pekerja Anda.
Penanggung diminta oleh hukum untuk memberikan manfaat kepada karyawan dari subkontraktor yang tidak berasuransi. Dengan demikian, auditor Anda akan meninjau dokumen pajak Anda dan mencari 1099 formulir yang dikeluarkan kepada subkontraktor. Dia akan memeriksa apakah Anda memperoleh sertifikat asuransi dari setiap subkontraktor yang Anda sewa. Jika ada subkontraktor yang Anda sewa tidak memberikan bukti asuransi kompensasi pekerja, auditor akan membebankan Anda premi tambahan untuk cakupan asuransi kontraktor itu.
Tarif yang dibebankan untuk subkontraktor yang tidak diasuransikan tergantung pada jenis pekerjaan yang dilakukan subkontraktor. Misalnya, jika subkontraktor melakukan pekerjaan atap, maka tarif untuk klasifikasi atap yang berlaku akan digunakan. Tarif akan diterapkan ke semua atau sebagian dari biaya pekerjaan yang disubkontrakkan. Jika uang yang Anda bayarkan ke subkontraktor hanya untuk tenaga kerja, maka seluruh biaya (dibagi 100) akan digunakan sebagai dasar premi.
Kontraktor Versus Subkontraktor
Jika bisnis Anda bukan kontraktor, apakah Anda bertanggung jawab atas cedera yang diderita oleh karyawan kontraktor independen yang Anda sewa? Jawabannya umumnya tidak. Kontraktor mengoperasikan bisnis yang tidak bergantung pada Anda. Dengan demikian, kontraktor bertanggung jawab untuk menyediakan tunjangan kompensasi pekerja kepada karyawannya sendiri yang terluka.
Misalnya, anggaplah Anda memiliki toko ritel. Anda menyewa Floulous Flooring, kontraktor lantai, untuk merobek lantai linoleum tua di toko Anda dan menggantinya dengan yang baru. Anda menguraikan hasil yang Anda inginkan (lantai baru) dan Fabulous melakukan pekerjaan itu. Seorang supervisor luar biasa mengawasi para pekerja lantai. Pengawas menetapkan jadwal kerja dan menentukan bagaimana karyawan melakukan pekerjaan mereka. Jika karyawan Fabulous terluka saat memasang lantai baru Anda, Fabulous (bukan perusahaan Anda) harus bertanggung jawab kepada pekerja.
Ada beberapa situasi di mana perusahaan dapat dimintai pertanggungjawaban atas cedera karyawan dari kontraktor independen. Dengan demikian, Anda harus bersikeras bahwa semua kontraktor independen yang Anda sewa memberikan bukti bahwa mereka telah membeli asuransi kompensasi pekerja.