Perkiraan Premium
Premi kompensasi pekerja Anda dihitung dengan mengalikan tingkat pembayaran Anda dan membagi hasilnya dengan 100. Sebagai contoh, anggap gaji Anda $ 500.000 dan tarifnya adalah $ 0,10. Premi Anda adalah 500.000 X .1 / 100 atau $ 500.
Premi yang Anda bayarkan pada awal periode polis Anda adalah jumlah sementara. Ini adalah perkiraan berdasarkan payroll yang diproyeksikan untuk tahun mendatang. Setelah polis Anda berakhir, firma asuransi Anda melakukan audit untuk menentukan gaji Anda yang sebenarnya untuk tahun itu. Perusahaan asuransi Anda kemudian menyesuaikan premi Anda. Jika gaji Anda yang sebenarnya melebihi perkiraan pembayaran Anda, Anda mungkin akan ditagih tambahan premi. Jika gaji Anda yang sebenarnya kurang dari gaji yang Anda proyeksikan, Anda dapat menerima pengembalian premi.
Tujuan Audit
Audit dilakukan untuk memastikan bahwa premi yang dibayarkan majikan untuk asuransi kompensasi pekerja secara akurat mencerminkan risikonya. Penanggung mengecek untuk memastikan bahwa perusahaan diklasifikasikan dengan benar dan bahwa daftar gaji yang digunakan untuk tujuan pemeringkatan akurat. Jika kebijakan pemberi kerja berisi klasifikasi atau gaji yang salah, majikan mungkin membayar terlalu banyak atau terlalu sedikit, dibandingkan dengan majikan lain, untuk asuransi kompensasi pekerja.
Banyak negara mewajibkan perusahaan asuransi untuk mengaudit semua kebijakan kompensasi pekerja yang perkiraan premi tahunannya melebihi ambang batas tertentu, seperti $ 10.000. Departemen asuransi negara melakukan pemeriksaan berkala untuk memastikan perusahaan asuransi melakukan audit yang diperlukan.
Kewajiban Kontraktual
Sebagian besar kebijakan kompensasi pekerja, termasuk formulir NCCI standar, berisi klausul yang membahas audit.
Dalam formulir NCCI, klausul ini terletak di bawah Bagian Kelima, Premium. Ini menyatakan bahwa majikan harus mengizinkan perusahaan asuransi untuk mengaudit kebijakan kapan saja dalam tiga tahun setelah polis berakhir. Perusahaan asuransi memiliki hak untuk memeriksa setiap catatan yang terkait dengan kebijakan tersebut. Ini mungkin termasuk buku besar akuntansi, pengembalian pajak, dan catatan penggajian.
Kebijakan kompensasi pekerja juga mengandung ketentuan tentang inspeksi. Dalam formulir NCCI, ketentuan ini terletak di Bagian Enam, Ketentuan. Ini memberi firma asuransi hak untuk memeriksa tempat kerja majikan kapan saja. Tujuan inspeksi tersebut adalah untuk menilai keterikatan bisnis Anda dan mengumpulkan informasi penggajian. Inspeksi kompensasi pekerja tidak dimaksudkan untuk inspeksi keselamatan.
Polis asuransi adalah kontrak hukum . Ketika Anda membeli cakupan kompensasi pekerja, Anda secara kontrak diwajibkan untuk mematuhi ketentuan audit dan inspeksi dalam kebijakan tersebut. Jika perusahaan asuransi Anda meminta untuk mengunjungi fasilitas Anda atau meminta informasi penggajian terbaru, Anda harus tunduk pada tuntutannya. Kegagalan untuk melakukannya dapat merupakan pelanggaran kontrak. Perusahaan asuransi Anda dapat menanggapi penolakan Anda dengan membatalkan polis Anda atau menolak memperbaruinya .
Ini dapat mempengaruhi pengubah pengalaman Anda.
Jenis-jenis Audit
Ada beberapa jenis audit kompensasi pekerja. Jenis-jenis audit yang tersedia dapat bervariasi dari negara bagian ke negara bagian dan perusahaan asuransi kepada perusahaan asuransi.
- Mail Audit Jenis audit yang paling sederhana. Audit email dapat diizinkan untuk perusahaan kecil yang tidak menghasilkan banyak premi. Namun, audit surat mungkin tidak tersedia untuk majikan dalam pekerjaan tertentu (seperti atap) terlepas dari ukurannya.
- Audit Awal Dilakukan ketika kebijakan pertama kali ditulis dengan perusahaan asuransi baru. Audit awal umumnya dilakukan di tempat. Tujuannya adalah untuk memastikan bahwa klasifikasi dan penggajian yang tepat digunakan pada kebijakan.
- Audit Telepon Digunakan oleh beberapa perusahaan asuransi. Perusahaan asuransi dapat mengirimkan formulir kepada Anda untuk diisi dan dikembalikan ke firma asuransi. Ketika perusahaan asuransi telah menerima informasi, ia menjadwalkan panggilan telepon untuk Anda dengan auditor untuk membahas informasi yang Anda berikan.
- Audit Lapangan Audit fisik dilakukan di tempat Anda. Tujuannya adalah untuk mengumpulkan gaji dan informasi lain yang akan digunakan oleh perusahaan asuransi untuk menghitung premi akhir Anda.
- Audit Interim Mungkin dilakukan jika bisnis Anda telah berubah dalam beberapa cara, mungkin dengan memulai operasi baru. Audit interim juga digunakan oleh pengusaha besar yang ingin melaporkan gaji bulanan atau kuartalan daripada setahun sekali. Audit ini biasanya dilakukan melalui surat. Audit fisik dilakukan pada akhir periode polis.
- Uji Audit Dilakukan oleh otoritas kompensasi pekerja negara untuk memverifikasi hasil audit yang diperoleh oleh firma asuransi . Biro-biro negara melakukan audit pengujian untuk memastikan bahwa auditor asuransi menggunakan klasifikasi dan sistem peringkat dengan benar. Biro juga ingin memastikan bahwa perusahaan asuransi menggunakan rencana peringkat yang disetujui oleh biro (bila diperlukan persetujuan sebelumnya).
Penipuan oleh Majikan
Mematuhi permintaan informasi dari perusahaan asuransi bukanlah satu-satunya kewajiban Anda sebagai pemegang polis. Anda juga harus memberikan data yang akurat . Jika Anda dengan sengaja memberikan informasi palsu kepada firma asuransi Anda, Anda dapat dituntut oleh departemen asuransi negara bagian Anda untuk penipuan asuransi . Berikut ini contoh tindakan yang dapat dianggap menipu:
- Tidak melaporkan gaji Anda dengan niat untuk mengurangi premi Anda
- Memberikan deskripsi pekerjaan yang salah kepada auditor asuransi
- Memberikan pengembalian pajak palsu atau laporan keuangan lainnya
- Menyembunyikan fakta bahwa Anda telah menyewa subkontraktor
- Memberikan sertifikat asuransi yang dipalsukan untuk subkontraktor
Setelah audit selesai, firma asuransi Anda akan mengirimkan laporan kepada Anda. Idealnya, daftar gaji yang ditunjukkan dalam laporan tidak akan berbeda jauh dari perkiraan daftar gaji yang tercantum pada kebijakan Anda. Sayangnya, ini tidak selalu terjadi. Jika proyeksi penggajian Anda terlalu rendah, audit mungkin telah menghasilkan tambahan premi yang besar. Laporan audit mungkin juga menunjukkan perubahan pada klasifikasi Anda. Jika auditor menetapkan bahwa bisnis Anda salah diklasifikasi , ia mungkin telah menambahkan kode kelas baru atau menghapus kode yang sudah ada.
Sengketa Audit
Pemegang polis tidak selalu setuju dengan laporan audit. Laporan mungkin mengandung kesalahan, seperti pengubah pengalaman yang salah atau angka payroll yang salah. Atau, mungkin menunjukkan perubahan klasifikasi yang Anda tidak setujui.
Jika Anda tidak puas dengan hasil audit, segera hubungi perusahaan asuransi Anda. Sebagian besar perusahaan asuransi memberikan instruksi tentang cara menyanggah audit. Ini dapat dimasukkan dalam dokumen kebijakan Anda. Pastikan untuk mengikuti arahan asuransi dengan hati-hati. Ajukan keluhan Anda secara tertulis dalam jangka waktu yang ditentukan oleh perusahaan asuransi. Jelaskan masalah secara detail. Misalnya, jika Anda berpikir auditor menggunakan klasifikasi yang salah, jelaskan alasan Anda dan sarankan alternatif. Perusahaan asuransi akan meninjau keluhan Anda dan memutuskan apakah suatu revisi dijamin.
Jika audit telah menghasilkan premi tambahan tetapi Anda telah mempermasalahkan hasil audit, kewajiban Anda untuk membayar premi tambahan harus ditangguhkan hingga sengketa diselesaikan. Jika perusahaan asuransi tidak mengatasi masalah untuk kepuasan Anda, Anda dapat mengajukan banding atas keputusan perusahaan asuransi kepada dewan kompensasi pekerja negara bagian Anda.