Undang-Undang Federal Memerlukan Anda Menyimpan Rekening Paycheck dan Dokumentasi Lainnya
Rekening Paycheck Apa yang Diperlukan oleh Karyawan untuk Dipertahankan?
Anda biasanya menyimpan sebagian besar catatan yang diwajibkan oleh undang-undang hanya dalam rangka melakukan bisnis, jadi mematuhi tidak harus mengambil banyak cara langkah-langkah tambahan atau bekerja.
Tinjau catatan yang sudah Anda miliki untuk memastikan Anda sejalan dengan persyaratan IRS dan FLSA.
Rekaman dapat dipertahankan dalam bentuk apa pun, termasuk secara elektronik. Hal-hal berikut harus disimpan untuk semua karyawan yang tidak mengecualikan dan yang tercakup oleh persyaratan upah minimum:
- Informasi pribadi, termasuk nama karyawan, alamat rumah, pekerjaan, jenis kelamin dan tanggal lahir jika dia di bawah 19 tahun
- Jam dan hari ketika hari kerjanya dimulai
- Jam total bekerja setiap hari kerja dan setiap minggu kerja
- Total penghasilan harian langsung atau mingguan
- Tarif pembayaran per jam reguler untuk setiap minggu ketika lembur berhasil
- Total upah lembur untuk hari kerja
- Total upah dibayarkan setiap periode pembayaran
- Tanggal pembayaran dan waktu pembayaran tercakup.
Karyawan non-pengecualian harus dibayar setidaknya dengan upah minimum dan menerima lembur untuk setiap jam yang bekerja selama 40 minggu. Seorang karyawan dapat dibebaskan jika ia dibayar setidaknya $ 455 seminggu atas dasar gaji dan jika ia melakukan tugas pekerjaan tertentu, biasanya administratif, eksekutif atau manajemen.
Pembayaran langsung adalah yang diperoleh selama 40 jam pertama dalam seminggu kerja.
Rekaman yang diperlukan untuk karyawan yang dikecualikan berbeda dari catatan untuk pekerja yang tidak dikecualikan, dan informasi khusus diperlukan untuk karyawan rumah tangga, untuk karyawan yang bekerja di bawah pengaturan upah yang tidak umum, untuk karyawan kepada siapa penginapan atau fasilitas lainnya dilengkapi, dan untuk karyawan yang menerima pendidikan perbaikan.
Jika ada pekerja Anda yang termasuk dalam kategori ini, konsultasikan dengan pengacara.
Formulir yang Harus Anda Jaga
Selain catatan pembayaran, Anda harus menyimpan beberapa dokumen lain di file untuk setiap karyawan.
- Salinan bertanda tangan formulir W-4 miliknya yang menunjukkan pemotongan federal. Formulir ini dapat diubah berkali-kali jadi pastikan Anda menyimpan formulir terbaru di atas.
- Salinan formulir apa pun yang telah diberi otorisasi pemotongan gaji, termasuk tunjangan dan sumbangan khusus seperti United Way atau badan amal lainnya
- Salinan formulir aplikasi asli karyawan dan dokumen pendukung lainnya, seperti resume atau transkrip.
- Rekam perubahan tingkat pembayaran, termasuk promosi atau demosi, dan alasan untuk tindakan ini.
Apa Cara Terbaik untuk Menyimpan Rekening Paycheck?
Catatan pembayaran, termasuk yang mendokumentasikan semua jam kerja, perubahan status pembayaran dan tingkat pembayaran, harus disimpan dalam file terpisah.
Anda juga harus menyimpan catatan dari semua perubahan yang dilakukan terhadap gaji dan tunjangan karyawan, termasuk persetujuan karyawan. Anda harus memiliki izin tertulis untuk setiap pengurangan dari gaji karyawan dengan pengecualian pajak FICA dan garnishments .
Susan Heathfield, ahli sumber daya manusia, memiliki informasi lebih rinci tentang apa yang harus disimpan dalam file personel karyawan.
Siapa yang Diizinkan untuk Melihat Catatan Karyawan?
Sebagian besar bisnis menyimpan catatan karyawan di area terlarang dan mengizinkan akses hanya kepada individu yang mungkin perlu melihat rekaman karena posisi atau jabatan mereka. Catatan karyawan tidak boleh dihapus dari ruang rekaman. Jika Anda memiliki lebih dari beberapa karyawan, Anda mungkin ingin membuat kebijakan akses file personil sehingga karyawan sumber daya manusia tahu bagaimana menanggapi permintaan.
- Karyawan harus diizinkan untuk melihat catatan mereka sendiri. Anda mungkin ingin memiliki seseorang yang tinggal di ruangan dengan seorang karyawan saat dia melihat catatannya sendiri.
- Tentukan karyawan perusahaan mana yang dapat melihat catatan karyawan. Akses biasanya terbatas pada karyawan di departemen sumber daya manusia dan manajer dan eksekutif di atas tingkat tertentu.
- Berbagai auditor federal dan negara bagian dapat diizinkan mengakses catatan karyawan untuk keperluan audit. Anda dapat meminta surat perintah sebelum mengizinkan auditor mengakses catatan karyawan.
- Pengacara yang mewakili karyawan dalam tuntutan hukum dapat diberikan akses dalam kasus-kasus tertentu tertentu. Pejabat tingkat atas atau pengacara perusahaan harus memverifikasi permintaan pengacara sebelum mengizinkan catatan untuk dilihat.