Sebelum, Selama, dan Setelah Audit atau Inspeksi
- Otoritas lokal , untuk pemeriksaan api, peraturan bangunan, masalah kesehatan dan keselamatan, dan kemungkinan Amerika dengan pelanggaran Disabilities Act (ADA)
- Lembaga negara , untuk pajak penjualan, pendaftaran bisnis, dan masalah ketenagakerjaan
- Lembaga federal, termasuk OSHA, ADA, departemen Upah dan Jam, dan imigrasi / bea cukai (ICE).
Berikut daftar lembaga negara bagian dan federal yang dapat mengaudit atau memeriksa bisnis Anda.
Jenis-jenis audit dan inspeksi
- Beberapa agen perlu memeriksa bisnis Anda ketika dibuka. Ini biasanya bisnis lokal seperti departemen kesehatan atau departemen bangunan.
- Beberapa lembaga memeriksa secara teratur . Inspektur kebakaran dan kesehatan setempat biasanya datang dengan jadwal yang berputar.
- Beberapa agensi dapat datang ke bisnis Anda tanpa pemberitahuan sebelumnya tanpa alasan . OSHA adalah salah satu dari agensi tersebut.
- Beberapa agen datang sebagai tanggapan atas keluhan dari karyawan atau pelanggan atau orang lain. Inspektur imigrasi, inspektur ADA, dan inspektur OSHA menanggapi keluhan dari seorang karyawan atau pelanggan. Auditor IRS atau auditor pajak penggajian negara dapat datang sebagai tanggapan atas keluhan dari kontraktor independen.
Bersiaplah Sebelum Audit atau Inspeksi
Luangkan waktu untuk mempersiapkan kemungkinan audit atau inspeksi:
- Buat daftar agensi yang mungkin yang dapat memeriksa bisnis spesifik Anda. Sertakan agen yang mungkin muncul karena sifat spesifik bisnis Anda. Misalnya bisnis berbasis pangan mungkin memiliki inspektur kesehatan.
- Ketahui hak Anda untuk setiap jenis pemeriksaan. Dapatkah Anda meminta inspektur untuk kembali nanti, ketika itu lebih nyaman bagi Anda? Apakah Anda memiliki hak untuk mendampingi inspektur atau auditor?
- Duduklah dengan pengacara Anda dan diskusikan hak dan tanggung jawab Anda selama audit dan inspeksi ini.
- Atur prosedur untuk Anda dan staf Anda untuk mengikuti ketika inspektur atau auditor muncul, dan latih staf Anda tentang apa yang harus dilakukan. Mungkin ada baiknya untuk menempatkan proses ini di sebuah notebook di suatu tempat.
- Putuskan siapa yang harus diberitahu ketika inspektur tiba. Apa yang harus dilakukan staf Anda jika Anda tidak tersedia? Siapa yang bertanggung jawab selanjutnya? Haruskah pengacara Anda diberi tahu dan kapan?
- Periksa catatan bisnis Anda yang terkait dengan pemeriksaan ini untuk memastikan kebenarannya, lengkap, dan sesuai dengan hukum. Sebagai contoh, gaji federal atau negara bagian dan inspektur jam akan ingin melihat lembar waktu atau catatan pencatatan waktu lainnya.
Hal nomor satu yang harus dilakukan selama inspeksi atau audit:
Bersikap sopan dan membantu. Sikap Anda seharusnya, "Kami ingin mematuhi awam dan melakukan hal yang benar. Bantu kami tahu apa itu. Jika ada masalah, kami ingin memperbaikinya."
- Verifikasi identitas inspektur dan pastikan inspektur memiliki dokumen yang tepat, termasuk surat perintah, jika diperlukan. Inspektur palsu terkadang muncul untuk mengintimidasi majikan agar tunduk pada inspeksi, kemudian membayar denda atau hukuman atau membeli alat kepatuhan.
- Kemudian, letakkan rencana Anda di tempat.
- Mengambil foto, atau menyimpan catatan pemeriksaan atau audit. Ikuti inspektur atau tanyakan apakah Anda dapat duduk di audit.
- Jangan menjadi sukarelawan . Jika Anda ditanyai suatu pertanyaan, jawablah. Jangan tambahkan apa pun pada jawaban Anda.
- Di akhir audit atau pemeriksaan, mintalah peninjauan. Kebanyakan inspektur atau auditor tidak akan berkomitmen untuk sesuatu yang spesifik, tetapi mereka harus memberi Anda gambaran umum tentang apakah ada pelanggaran, dan apa yang akan terjadi selanjutnya.
Setelah audit atau inspeksi
Jika pelanggaran telah dituduhkan oleh inspektur, Anda mungkin memiliki hak untuk proses banding. Bagaimana langkah ini ditangani tergantung pada agensi khusus. Sebagai tindak lanjut, agensi mana pun harus memberi Anda catatan tertulis tentang pelanggaran, apakah ini dapat diperbaiki dan bagaimana, serta apa denda dan hukuman yang dijatuhkan.
Pada titik ini, Anda mungkin ingin menghubungi pengacara Anda untuk membahas tanggapan.
Jika tidak ada pelanggaran yang datang dari inspeksi, diskusikan dengan karyawan Anda apa yang berjalan dengan baik, apa yang Anda dengar atau lihat, dan apa yang dapat Anda pelajari untuk dilakukan lebih baik di lain waktu.
Untuk hampir setiap bisnis, akan ada waktu berikutnya.