Perencanaan pemulihan bencana adalah proses pembuatan dokumen yang merinci bagaimana bisnis Anda akan pulih dari peristiwa bencana besar. Semua bisnis membutuhkan rencana pemulihan bencana, tetapi hanya sedikit bisnis yang meluangkan waktu untuk menulis rencana yang terperinci dan menyeluruh.
Ada banyak jenis dan jenis peristiwa bencana yang berbeda. Kami akan fokus untuk membuat rencana pemulihan bencana yang dapat Anda gunakan jika Anda kehilangan kantor Anda, tetapi bukan kemampuan produksi dari bisnis Anda. Misalnya, kebakaran menghancurkan kantor tetapi tidak di pabrik.
01 - Daftar Pekerjaan
Langkah pertama dalam membuat rencana pemulihan bencana adalah membuat daftar semua pekerjaan kantor yang harus dipindahkan ke lokasi alternatif agar bisnis dapat terus berjalan. Tandai setiap pekerjaan dengan bintang (atau tanda bintang) yang Anda anggap penting jika Anda berada dalam mode pemulihan bencana. Dengan kata lain, pekerjaan apa yang Anda butuhkan dan berfungsi sesegera mungkin. Misalnya, perwakilan layanan pelanggan dan personel akuntansi harus ditandai sebagai penting, sementara orang-orang telemarketing yang membuat panggilan penjualan keluar tidak boleh.
02 - Persediaan Peralatan Kantor yang Diperlukan
Untuk setiap karyawan, cantumkan hanya peralatan kantor dan perabot penting yang mereka butuhkan untuk melakukan pekerjaan mereka. Ingat, jika terjadi bencana, ruang, waktu, dan uang akan menjadi premium. Berkonsentrasi pada barang-barang yang benar-benar diperlukan dan tidak semua barang yang saat ini mereka gunakan. Daftar pemulihan bencana dapat mencakup hal-hal berikut:
Meja dan kursi
Komputer
Perangkat lunak komputer
Telepon
Kalkulator
Kasir
03 - Katalog Peralatan Pendukung
Selanjutnya, lihat peralatan kantor penting yang digunakan di belakang layar. Telepon di meja perwakilan layanan perlu terhubung ke sesuatu. Komputer-komputer di kantor harus terhubung ke semacam server atau aplikasi yang memungkinkan pesanan yang akan diambil, materi yang dikirim, layanan yang dilakukan, faktur yang dikirim dan pembayaran gaji terpenuhi. Berjalan di sekitar kantor Anda dan Anda akan melihat hal-hal yang mengikat bisnis Anda bersama.
Daftar pemulihan bencana Anda mungkin termasuk item berikut:
Server
Perangkat Lunak Server
Pencadangan data
Sistem telepon bisnis
Kantor aman
Setiap hari memulai uang tunai laci
04 - Ruang Kantor Alternatif
Sekarang setelah Anda memiliki daftar orang-orang, perabotan dan peralatan, Anda akan memerlukan tempat fisik untuk meletakkannya. Ini tidak berarti Anda harus menyewa ruang kantor dan membiarkannya kosong. Maksudnya adalah Anda harus sudah meneliti beberapa tempat alternatif untuk merelokasi kantor Anda jika terjadi bencana.
Ini dapat mencakup salah satu atau semua hal berikut:
Agen real estat lokal dengan daftar ruang kantor kosong yang tersedia
Perjanjian dengan bisnis tetangga untuk berbagi ruang kantor jika terjadi bencana
Relokasi dalam perusahaan Anda (mis. Ke bagian kosong gudang)
Biarkan karyawan telecommute bekerja sampai kantor dipulihkan
05 - Asuransi dan Anggaran
Asuransi dan Anggaran. Anggaran Peter Dazeley
Setelah Anda memutuskan di mana akan menempatkan orang, Anda harus mulai membeli barang-barang yang mereka butuhkan untuk melakukan pekerjaan mereka. Dari daftar "Peralatan Kantor yang Diperlukan" yang Anda buat sebelumnya, mulai memperkirakan berapa banyak setiap bagian akan dikenakan biaya untuk dibeli atau disewa. Waktu yang dihabiskan untuk tugas ini akan mengurangi hari dari proses pemulihan karena Anda akan dapat memberikan daftar kepada agen asuransi Anda tentang apa yang Anda butuhkan. Anda akan memiliki pemeriksaan lebih cepat dan kemudian Anda dapat segera mulai membeli furnitur dan peralatan.
06 - Bagikan dan Simpan di Luar Situs
Rencana pemulihan bencana terbaik tidak akan ada gunanya bagi Anda jika terbakar di api atau tidak ada yang dapat menemukannya. Strategi terbaik adalah membaginya dengan setidaknya satu orang lain dalam bisnis Anda dan pastikan setidaknya satu salinan disimpan di luar lokasi. Setelah Anda yakin bahwa semua karyawan Anda aman dan sehat, ini harus menjadi hal pertama yang Anda dapatkan setelah bencana melanda bisnis Anda. Peluang ditumpuk terhadap Anda dan waktu tidak di sisi Anda. Rencana pemulihan bencana dapat membuat perbedaan antara kebangkrutan dan kelangsungan hidup bisnis Anda.