Apa itu Pengecualian dari Pemotongan?
Pemotongan adalah istilah umum untuk jumlah yang diambil dari gaji karyawan untuk pajak penghasilan federal dan negara bagian, dan untuk pajak FICA (Jaminan Sosial dan Medicare).
Beberapa karyawan mungkin tidak diharuskan memiliki pajak penghasilan federal yang diambil dari gaji mereka jika penghasilan mereka di bawah tingkat tertentu. IRS memungkinkan karyawan untuk mengklaim pengecualian dari pemotongan pada tahun tertentu jika kedua situasi ini berlaku:
- Pada tahun sebelumnya mereka memiliki hak untuk pengembalian uang dari semua pajak penghasilan federal yang dipotong karena mereka tidak memiliki kewajiban pajak, dan
- Untuk tahun berjalan, mereka mengharapkan pengembalian uang dari semua pajak penghasilan federal ditahan karena mereka mengharapkan tidak memiliki kewajiban pajak.
Beberapa jenis karyawan dapat dikecualikan: siswa, pekerja paruh waktu, yang berusia di atas 65 tahun, dan karyawan yang buta.
Seperti yang Anda lihat, pengecualian pemotongan hanya bagus selama satu tahun. Ini harus diklaim setiap tahun, dan harus diklaim oleh 15 Februari. Setelah 15 Februari, Anda tidak dapat menerima klaim pemotongan pajak. Karyawan harus menunggu tahun berikutnya untuk mengklaim pengecualian.
Bagaimana Saya Tahu Jika Karyawan Tidak Dikecualikan Dari Pemotongan?
Hal utama yang perlu diingat dalam situasi ini adalah Anda hanya dapat mengubah pemotongan berdasarkan dokumentasi yang diberikan karyawan kepada Anda.
Hingga karyawan memberi Anda formulir atau formulir yang benar, Anda harus terus menahan pajak penghasilan federal, negara bagian, dan lokal berdasarkan formulir terbaru yang diselesaikan oleh karyawan. Anda tidak bisa mengambil kata-kata karyawan pada klaim pengecualian.
Untuk mengklaim pengecualian dari pemotongan, karyawan harus mengisi formulir W-4 baru setiap tanggal 15 Februari setiap tahun untuk mengubah pemotongan.
Formulir W-4 termasuk informasi tentang status perkawinan karyawan dan jumlah tunjangan yang diklaim, untuk menghitung pemotongan.
Jika karyawan mengklaim pengecualian, berikut ini bagaimana bentuk W-4 seharusnya terlihat:
- Baris 5 - Jumlah total tunjangan - akan kosong
- Baris 6 - Jumlah tambahan yang harus dirahasiakan - akan kosong
- Baris 7 - Klaim pengecualian - akan menampilkan kata "Bebaskan".
Apa Yang Harus Saya Ketahui Tentang Klaim Pengecualian dari Pemotongan?
Klaim pengecualian dari pemotongan tidak membebaskan karyawan dari membayar bagian mereka dari pajak FICA, termasuk pajak Medicare tambahan . Semua pajak FICA harus dibayar oleh Anda sebagai majikan dan oleh karyawan. Pemotongan karyawan untuk Jaminan Sosial berhenti di Jaminan Sosial maksimum , tetapi kontribusi Anda untuk Jaminan Sosial sebagai majikan tetap berlaku untuk semua pembayaran.
Klaim pembebasan pajak penghasilan federal tidak ada hubungannya dengan pajak penghasilan negara dan pemotongan pajak lokal karyawan. Karyawan harus memeriksa dengan instansi perpajakan negara bagian dan lokal untuk mencari tahu bagaimana pengecualian ini bekerja di yurisdiksi tersebut. Seperti disebutkan di atas, sampai karyawan memberi Anda dokumen yang ditandatangani untuk klaim pengecualian dari pajak negara bagian atau lokal, Anda harus terus menahan pajak ini.
Jika karyawan ingin mengklaim pembebasan dari pemotongan tetapi mereka telah menahan pembayaran dari gaji mereka sepanjang tahun, Anda tidak dapat mengembalikan uang ini kepada mereka. Pada waktu pajak, Anda akan memberi tahu karyawan tentang pemotongan formulir W -2 untuk tahun tersebut. Karyawan kemudian dapat mengklaim pemotongan tersebut. Misalnya, Carlton datang kepada Anda pada bulan Februari dan mengatakan ia ingin mengklaim pengecualian dari pemotongan untuk tahun ini. Dia melengkapi formulir W-4 baru, tetapi Anda sudah menahan $ 276 dari gajinya di bulan Januari. Dia harus menunggu untuk mengajukan pengembalian pajaknya dan mengklaim $ 276.
Jangan berasumsi bahwa seorang siswa, pekerja paruh waktu, atau pekerja musiman akan dibebaskan dari pemotongan. Semua karyawan harus mengisi formulir W-4 yang disewa, dan formulir ini adalah apa yang harus digunakan karyawan untuk mengklaim pengecualian.
Dapatkah saya membantu karyawan untuk mengetahui apakah mereka dibebaskan dari pemotongan?
Pengacara Anda akan memberi tahu Anda untuk tidak membantu karyawan mengisi formulir.
Tetapi jika seorang karyawan meminta Anda dapat memberi mereka informasi untuk membantu mereka membuat keputusan sendiri. Publikasi IRS 505 memiliki diagram alur yang mungkin membantu karyawan memutuskan untuk mengklaim pengecualian dari pemotongan.
Bagaimana Jika Klaim Klaim Karyawan Salah atau Salah?
Jika Anda berpikir bahwa pengecualian pemotongan karyawan W-4 salah, Anda tidak dapat mengubahnya, tetapi Anda dapat memberi tahu karyawan bahwa pengecualian tersebut dapat dipertanyakan oleh IRS. Apa pun klaim karyawan, Anda harus menggunakan hanya formulir W-4 yang ditandatangani untuk menahan pembayaran karyawan.
Anda tidak perlu menyerahkan formulir W-4 ke IRS, tetapi mereka dapat meninjau klaim karyawan untuk pengecualian dan mereka dapat meminta Anda mengirimkan formulir W-4 karyawan. Dalam beberapa kasus, jika IRS merasa klaim pengecualian tidak valid, mereka mungkin mengirim "surat penguncian" ke bisnis Anda, bersama dengan salinan untuk karyawan tersebut. Kunci lock-in mengunci pemotongan karyawan berdasarkan tinjauan IRS.
Surat ini menetapkan jumlah maksimum pemotongan tunjangan yang diizinkan untuk karyawan. Setelah Anda menerima surat penguncian ini, Anda harus mulai menggunakan informasi ini untuk menahan pajak penghasilan federal dari gaji karyawan, efektif dengan tanggal yang ditetapkan oleh IRS. Anda tidak dapat mengubah jumlah pemotongan hingga Anda menerima izin dari IRS; Anda tidak dapat menerima W-4 baru dari karyawan untuk mengubah jumlah pemotongan.
Jika Anda tidak mengubah pemotongan karyawan berdasarkan pemotongan dalam surat penguncian, bisnis Anda bertanggung jawab untuk membayar jumlah tambahan pajak yang seharusnya dipotong. (Lihat artikel kepatuhan pemotongan IRS ini untuk informasi lebih lanjut.)