Cara Mengatur Sambutan Pesan Suara Profesional

Sambutan pesan suara yang tepat dapat membuat kesan positif pada penelepon Anda, atau dapat mengalienasinya bahkan sebelum Anda berbicara dengan mereka. Tempatkan diri Anda di tempat penelepon dan tanyakan pada diri Anda sendiri "Bagaimana saya ingin diperlakukan jika saya tidak dapat langsung berbicara dengan orang yang saya hubungi? Apa yang ingin saya ketahui dari sambutan pesan suara ? Apa yang harus saya lakukan?"

Opsi Sambutan Voicemail

Tergantung pada sistem telepon yang Anda miliki di perusahaan Anda, mungkin ada opsi berbeda untuk jenis salam pesan suara yang diizinkan Anda buat.

Ini termasuk:

• Contoh Ucapan Pesan Suara Umum
  Sambut pesan suara umum digunakan sebagai ucapan pesan suara default jika tidak ada jenis ucapan lain yang disetel.
• Contoh Ucapan Pesan Suara Internal
  Ini digunakan untuk menyambut orang-orang yang memanggil Anda dari dalam perusahaan Anda (yaitu dari ekstensi lain).
• Contoh Ucapan Pesan Suara Eksternal
  Ucapan ini akan dimainkan untuk orang-orang yang menelepon dari luar perusahaan Anda. Petugas otomatis sistem telepon Anda dapat memainkan salam perusahaan umum yang akan didengar oleh semua penelepon eksternal. Jika nama perusahaan Anda disebutkan dalam ucapan itu, Anda tidak perlu mengucapkannya lagi dalam ucapan Anda.
• Contoh Ucapan Pesan Suara Sementara atau "Di Luar Kantor"
  Sambutan pesan suara sementara atau di luar kantor disetel ketika Anda akan keluar dari kantor untuk jumlah waktu yang telah ditentukan. Kebanyakan sistem pesan suara akan memungkinkan Anda menetapkan tanggal dan waktu kedaluwarsa, sehingga Anda tidak perlu mengingat untuk mematikannya saat Anda kembali.

• Contoh Sambutan "Di Telepon" atau "Sibuk"
  Sapaan ini digunakan untuk memberi tahu penelepon bahwa Anda berada di kantor tetapi Anda tidak dapat menerima panggilan mereka sekarang karena Anda sedang berbicara di telepon dengan penelepon lain.

Elemen Dasar Salam Pesan Suara Baik

• Salam
• Namamu
• Nama Perusahaan dan Nama Departemen Anda atau keduanya

• Pernyataan bahwa Anda tidak dapat menerima panggilan mereka sekarang
• Undangan untuk meninggalkan pesan
• Ketika mereka dapat mengharapkan panggilan kembali
• Siapa yang dapat mereka hubungi untuk bantuan segera (jika ada)
• Tidak lebih dari 20 - 25 detik (rule-of-thumb)
• Hindari memberikan terlalu banyak informasi dan membuat sapaan yang terlalu panjang.

Contoh Ucapan Selamat Pesan Baik

• Hai. Ini Jim Bucki. Saya tidak dapat menerima panggilan Anda sekarang, tetapi saya ingin mengembalikannya sesegera mungkin. Jadi, tolong tinggalkan saya pesan rahasia rinci setelah nada. Jika Anda membutuhkan bantuan segera, silakan hubungi sekretaris saya, Suzy Smith di ekstensi 6336. Terima kasih atas panggilan Anda.
• Halo. Anda telah mencapai Departemen Akuntansi. Departemen saat ini ditutup. Jam operasi normal kami adalah Senin hingga Jumat, pukul 08:00 hingga 18:00. Tolong tinggalkan kami pesan setelah nada dan seseorang akan membalas panggilan Anda sesegera mungkin. Terima kasih.
• Hai. Ini Jim Bucki. Saya akan keluar dari kantor sampai Kamis, 24 Juli dan saya akan memeriksa pesan suara saya sesekali. Jika Anda ingin meninggalkan pesan untuk saya, tolong lakukan setelah nada, dan saya akan membalas panggilan Anda sesegera mungkin. Jika Anda membutuhkan bantuan segera, silakan hubungi sekretaris saya, Suzy Smith di ekstensi 6336. Terima kasih atas panggilan Anda.

• Anda telah mencapai meja Jim Bucki. Saat ini saya sedang menelepon, tetapi saya ingin membalas panggilan Anda nanti. Jika Anda mau, tolong tinggalkan saya pesan setelah nada. Jika Anda membutuhkan bantuan segera, silakan hubungi sekretaris saya, Suzy Smith di ekstensi 6336. Terima kasih telah menelepon.

Sambutan Pesan Buruk

• Hai. Ini Joe. Tinggalkan pesan untukku.
• {Musik diputar untuk waktu yang lama} Hey! Bicara padaku.
• Hai. Anda telah mencapai Perusahaan XYZ. Tolong tinggalkan kami pesan.
• Halo. Anda telah mencapai kantor Joe Kartonia di XYZ.com. Saya akan keluar dari kantor setelah menjalani vasektomi dan akan kembali pada hari Kamis, 26 Agustus jam 8:30 pagi. Saya akan mengalami banyak ketidaknyamanan, jadi saya tidak akan memeriksa voicemail saya sama sekali. Jika Anda ingin meninggalkan pesan untuk saya, silakan lakukan setelah nada. Anda dapat meninggalkan pesan detail dan rahasia, dan saya akan membalas panggilan Anda secepat yang saya bisa. Jika Anda memerlukan bantuan segera, silakan hubungi sekretaris saya, Sally Johnson di ekstensi 3663. Terima kasih atas panggilan Anda, dan saya akan kembali ke Anda ketika saya kembali, dan saya merasa lebih baik.

• Kantor ditutup. Silakan tinggalkan pesan setelah nada.