Denda dan tidak boleh menggunakan email dalam bisnis
Email telah menjadi sangat populer sehingga, dalam beberapa kasus, orang lebih sering menggunakannya daripada telepon. Karena kata-kata tertulis dapat dengan mudah disalahpahami, pemahaman etiket email yang tepat sangat penting dalam lingkungan bisnis.
Sayangnya, banyak orang tidak memahami cara menggunakan email untuk keuntungan mereka, dan manfaat yang dapat diberikan kepada bisnis sering terlewatkan. Aturan etiket email bisnis berikut dapat membantu karyawan Anda menulis email yang efisien dan efektif.
01 - Kirim Hanya Email Yang Jelas dan Ringkas
02 - Selalu Gunakan Baris Subjek yang Bermakna
Jangan pernah meninggalkan baris subjek dari sebuah email kosong. Baris subjek kosong dapat menyebabkan email Anda ditandai sebagai spam, dan tidak akan pernah mencapai tujuannya. Email dengan baris subjek kosong juga sering diabaikan, terutama jika penerima yang dituju biasanya menerima banyak email pada hari tertentu. Selalu gunakan baris subjek yang cukup mencerminkan isi email Anda. Ini akan membantu penerima Anda menyortir email mereka secara lebih efisien dan akan mendorong tanggapan yang lebih cepat terhadap email Anda.
03 - Hindari Email Berformat Ekstra
Kirim email dalam format profesional. Hindari font dan gambar berwarna-warni untuk latar belakang. Accouterments tersebut dapat mengalihkan perhatian pembaca atau membuat pesan sulit untuk dibaca. Gambar latar belakang apa pun yang Anda tambahkan dapat membengkak ukuran file email Anda. Ini dapat memaksa penerima dengan koneksi lambat untuk menunggu waktu yang sangat lama untuk pesan Anda untuk diunduh. Semua gambar latar belakang yang Anda tambahkan dapat membengkak ukuran file email Anda. Itu dapat memaksa penerima dengan koneksi lambat untuk menunggu waktu yang sangat lama untuk pesan Anda untuk diunduh.
Jika perusahaan Anda bersikeras bahwa Anda menggunakan alat tulis email khusus untuk memproyeksikan tampilan dan nuansa yang konsisten, manfaatkanlah. Logo perusahaan dan garis tanda tangan dapat memproyeksikan gambar profesional ke email Anda.
04 - Kirim Balasan Tepat Waktu
Jangan membuat orang menunggu balasan tepat waktu ke email mereka. Segera tanggapi dengan pesan yang jelas dan ringkas. Jika Anda membutuhkan lebih banyak waktu untuk meneliti jawaban atau mengumpulkan lebih banyak informasi, beri tahu pengirim email Anda ketika mereka mengharapkan balasan.
05 - Gunakan Alat Balas Di Luar Kantor
Jika Anda akan berada jauh dari kantor dan tidak dapat membaca email Anda, gunakan alat keluar kantor dari sistem email untuk secara otomatis menanggapi siapa saja yang mencoba menghubungi Anda. Pastikan balasan otomatis Anda memungkinkan pengirim tahu kapan mereka dapat mengharapkan untuk menerima balasan.
06 - Jangan Menangis Serigala Dengan Bendera Prioritas Tinggi
Sebagian besar sistem email memungkinkan Anda menandai email sebagai "Prioritas Tinggi" atau "Terburu-buru". Jangan menjadikan ini sebagai bendera email default Anda. Gunakan dengan hemat, atau penerima Anda akan mengabaikan bendera prioritas. Ketika Anda akhirnya mengirim email yang benar-benar penting, itu tidak akan mendapatkan perhatian yang layak.
07 - Pertimbangkan Apakah "Balas Semua" Apakah Diperlukan
Jangan secara naluriah klik tombol "Balas Semua" untuk setiap email yang memiliki banyak pengirim atau penerima. Pertimbangkan subjek dan putuskan siapa yang perlu membaca balasan Anda. Menanggapi setiap orang secara terus-menerus dengan tidak semestinya akan cepat menghasilkan reputasi sebagai "pelaku spam bisnis", dan orang-orang mungkin mulai mengabaikan email Anda sama sekali.
08 - Akun Bisnis dan Pribadi Email Terpisah
Kecuali jika keadaan darurat, jangan gunakan email bisnis Anda untuk korespondensi pribadi. Bahkan jika Anda memiliki bisnis sendiri, ada baiknya memiliki dua akun email terpisah. Ini akan memungkinkan Anda memprioritaskan email Anda dan menyimpan pesan pribadi yang tidak terkait keluar dari jaringan bisnis.
09 - Gunakan Nama Akun Email Profesional
Gunakan nama Anda sendiri sebagai bagian dari alamat email bisnis apa pun. Misalnya james.bucki@example.com, atau jbucki@example.com. Hindari julukan, pegangan, moniker atau referensi yang tidak jelas. Misalnya, jangan gunakan soccer.mom@example.com atau baseball.nut@example.com.
10 - Apakah Email yang Terbaik untuk Tanggapan Ini?
Jangan gunakan email sebagai satu-satunya alat komunikasi Anda. Tidak semua pesan adalah email yang sesuai, dan akan ada saat-saat ketika panggilan telepon singkat atau kunjungan kantor singkat dapat menjadi cara yang lebih efektif untuk menyampaikan pesan. Bertemu atau berbicara lewat telepon dapat memperkenalkan unsur manusia ke dalam interaksi, dan itu bisa membuat semua perbedaan ketika Anda mencoba menjelaskan sesuatu, atau Anda ingin membujuk seseorang untuk mengambil tindakan.
11 - Sensitif dan Dapat Diakses
Jangan pernah menggunakan email untuk mengakhiri hubungan atau kontrak. Dalam korespondensi bisnis profesional, selalu sertakan baris tanda tangan yang menyediakan cara alternatif untuk menghubungi Anda. Misalnya, Anda mungkin menyertakan kantor Anda, faks, dan nomor ponsel, dan alamat surat kantor Anda.
12 - Hindari Mengirim Surat Besar-Besaran melalui Email
Anda tidak pernah tahu bagaimana atau di mana penerima Anda akan mengakses email mereka. Perangkat seluler dapat mulai mengunduh file sebelum meminta pengguna untuk mengonfirmasi unduhan. Ini bisa memakan waktu lama dan mengkonsumsi bandwidth yang harus dibayar oleh penerima. Pertahankan ukuran gabungan lampiran di bawah 50 MB.
Jika Anda harus mengirim file besar, hubungi penerima terlebih dahulu dan tanyakan bagaimana mereka ingin menerima file tersebut. Anda juga menggunakan layanan transfer file untuk mengirim file.
13 - Pikirkan Sebelum Anda Mengirim Email itu
Akhirnya, luangkan waktu sejenak dan pertimbangkan apa yang telah Anda tulis sebelum menekan tombol "kirim". Apakah itu sesuatu yang tidak boleh dikirim melalui email? Apakah itu bersifat pribadi dan tidak sesuai untuk menggunakan sistem email perusahaan? Apakah Anda menulis email sambil marah dan menyertakan bagian-bagian yang mungkin Anda sesali nanti? Jika demikian, tekan tombol "hapus".